Dans un monde incertain, la réussite des organisations orientées projets passe par des pratiques de PPM agiles. La notion de centres de coûts peut grandement contribuer à l’agilité de la gestion de portefeuille de projets. Nous allons voir comment l’utilisation stratégique des centres de coûts peut favoriser des décisions agiles et contribuer à une approche plus dynamique à la gestion de portefeuilles de projets.
Centres de coûts et PPM agile
Les centres de coûts sont des unités organisationnelles conçues pour suivre et gérer des coûts, ressources, et projets spécifiques. Ils se présentent sous la forme de catégories pouvant être utilisées par les PMO pour classer les coûts des projets.
Les organisations utilisent souvent ces centres pour différencier les ressources internes et externes, et les dépenses d’exploitation des dépenses d’investissement. Pour les grandes entreprises, il peut être judicieux d’établir des centres de coûts au niveau des filiales ou entités.
Par ailleurs, les centres de coûts ne sont pas simplement des catégories financières. Ils offrent une vision plus détaillée des dépenses et des résultats associés. Ils facilitent l’ajustement rapide des portefeuilles de projets en réponse à l’évolution des priorités. Ils contribuent à garantir la cohérence avec les objectifs stratégiques.
En d’autres termes, ils servent de catalyseurs stratégiques pour une gestion agile des projets et aident les organisations orientées projets à tirer le meilleur parti de l’agilité.
Utiliser les centres de coûts pour rendre votre stratégie PPM agile
Des décisions éclairées
Les centres de coûts jouent un rôle clé dans l’amélioration de la transparence des portefeuilles de projets. Les données issues de ces centres permettent de prendre des décisions éclairées en offrant une vision globale des dépenses, des performances et de l’affectation des ressources des projets. Elles sont particulièrement précieuses lorsqu’il s’agit d’optimiser l’utilisation des ressources. Les centres de coûts fournissent des informations sur les projets requérant des ressources spécifiques, permettant une allocation plus précise.
Budgétisation et prévisions adaptatives
Ensuite, les centres de coûts permettent aux PMO de réaffecter rapidement les budgets et ressources en fonction de l’évolution des priorités. Cela permet d’établir des prévisions plus précises et d’optimiser l’utilisation des ressources. Au début d’un projet, le budget correspond généralement aux coûts estimés. Mais des changements peuvent nécessiter des révisions ultérieures. Disposer d’une vue d’ensemble fiable des budgets alloués à chaque projet, par centre de coûts, permet de constater immédiatement tout écart entre le budget et les coûts consolidés et de s’y adapter.
Ainsi, les organisations peuvent utiliser les centres de coûts pour adapter rapidement leurs portefeuilles en réponse aux changements du marché. Ce qui assure leur compétitivité et leur dynamisme. N’est-ce pas là une bonne description de ce qu’est une approche PPM agile ?
Déployer des stratégies de PPM agile au moyen des centres de coûts
Voici quelques bonnes pratiques pour les organisations cherchant à utiliser les centres de coûts pour rendre leur PPM agile :
Soignez la structuration de vos centres de coûts :
D’abord, attachez-vous à concevoir des structures de centres de coûts efficaces. Veillez à ce qu’elles représentent avec précision vos catégories de projets et qu’elles soient cohérentes avec les objectifs de l’organisation. L’harmonisation de vos centres de coûts avec vos objectifs stratégiques vous aidera à allouer vos ressources de manière à générer le plus de valeur possible pour l’entreprise.
Procédez à des ré-examens fréquents :
Effectuez des revues fréquentes de vos portefeuilles en vous appuyant sur les informations fournies par les centres de coûts. Cela vous permettra d’apporter des ajustements itératifs aux priorités des projets et à l’affectation des ressources.
Dotez-vous des bons outils :
Enfin, des systèmes professionnels tels que les outils de gestion de portefeuilles de projets supportent la notion de centre de coûts. L’adoption d’un tel outil peut considérablement faciliter le déploiement de vos centres de coûts. Ces logiciels utilisent des règles pré-configurées pour regrouper automatiquement les coûts et les dépenses par centre de coûts. Il vous sera donc plus facile de suivre et d’évaluer les changements et les problèmes budgétaires afin d’évoluer vers des pratiques PPM plus agiles.
Pour plus d’informations sur les centres de coûts et l’optimisation budgétaire, téléchargez notre Guide PPM pour mieux piloter vos budgets.