Chez Sciforma, voici trente ans que nous accompagnons des organisations dans l’optimisation de leur gestion de portefeuilles de projets. Dans notre expérience, le « manque d’implication de la direction » est l’un des problèmes les plus fréquents des organisations. Même les plus efficaces.
En matière de PPM, le soutien indéfectible des dirigeants exécutifs peut changer la donne. Mais il n’est pas si facile à obtenir – à moins d’adopter les bonnes stratégies.
L’impact de l’implication de la direction sur la réussite des projets
Favoriser la réussite des projets
Des recherches ont montré que l’implication active de cadres dirigeants joue un rôle essentiel dans la réussite d’un projet. Faute de données plus récentes, le rapport Pulse of the Profession 2018 du PMI a révélé qu’un soutien inadéquat de la part des partenaires exécutifs est la principale cause d’échec des projets pour 26 % des organisations, et particulièrement pour 41 % des organisations ayant une faible maturité en matière de gestion de projets.
Pourquoi un tel impact sur la réalisation des projets ? Tout simplement parce que des cadres exécutifs hautement impliqués ne se contentent pas de défendre et promouvoir les projets. Ils ouvrent aussi de nouvelles possibilités aux équipes en leur apportant une vision, des ressources et un accompagnement. Des dirigeants énergiquement engagés facilitent considérablement la communication et la collaboration entre les équipes et les services. Ils aident à briser les silos et encouragent une vision holistique de l’organisation. Ce qui tire vers le haut le taux de réussite des projets.
Davantage de cohérence
Qui plus est, l’implication de la direction renforce la cohérence stratégique en comblant le fossé entre stratégie et exécution. Qui de mieux que des cadres dirigeants pour garantir l’adéquation (essentielle) de l’exécution du projet avec les objectifs ?
Enfin, bénéficier de la supervision de la direction peut améliorer la qualité du travail sur les projets. Les cadres supérieurs peuvent user de leur influence pour s’assurer que : les ressources sont allouées efficacement, les risques sont minimisés, les projets restent en phase avec les priorités de l’organisation.
Par conséquent, le développement d’une culture d’implication de la direction peut accélérer la réussite des projets, avoir un impact positif sur les résultats stratégiques des programmes et des portefeuilles et, en définitive, fournir un avantage concurrentiel à votre entreprise.
Stratégies pour favoriser une culture d’implication de la direction
Favoriser une culture d’implication de la direction signifie cultiver un environnement valorisant la participation active et durable des dirigeants.
Tout d’abord, les PMO doivent identifier de potentiels sponsors exécutifs pour leurs projets. Ces derniers peuvent être trouvés dans différents services et fonctions de l’entreprise, de la finance au marketing. Ils peuvent se situer aux plus hauts niveaux de l’entreprise. Il n’est pas rare de voir les titres de directeur général, de directeur des opérations ou de directeur informatique figurer dans la liste des partenaires exécutifs. Quel que soit leur domaine d’expertise, ils doivent posséder l’influence et la vision requises pour soutenir efficacement les projets.
L’importance de la communication
Pour susciter l’engagement et se ménager l’adhésion de ces soutiens potentiels, il faut parler leur langage. Dans le cadre du PMO, les discussions portent généralement sur des questions liées aux projets (calendriers, coûts, etc.). Mais ces points n’intéressent pas nécessairement les dirigeants exécutifs. Ce qui compte vraiment pour eux ? La manière dont les projets servent les objectifs de l’organisation et leur impact sur l’entreprise.
Pour démontrer la valeur d’un partenariat exécutif, montrez-leur comment les projets contribueront à la croissance, au chiffre d’affaires, à la compétitivité, à la part de marché, à la résilience de l’entreprise, et autres considérations de haut niveau.
Une bonne stratégie d’implication de la direction requiert des canaux pour améliorer la communication entre dirigeants et équipes projets. Les PMO doivent veiller à ce que les informations circulent de manière fluide, tant de manière descendante qu’ascendante. Par ailleurs le soutien exécutif doit être suffisamment visible pour motiver les équipes et les fédérer autour d’objectifs communs. Cela permettra de cultiver une atmosphère favorisant la collaboration entre les équipes métiers et les équipes projets.
Donner à la direction les moyens de maximiser sa contribution
De bonnes conditions de travail
Les projets sont de plus en plus importants pour les entreprises. La demande de sponsors exécutifs augmente donc, tandis que l’offre reste limitée. Les dirigeants soutenant les projets finissent souvent par être surchargés. Avec des conséquences négatives sur leur capacité à s’impliquer et la réussite des projets.
Il est impératif de trouver solution aux freins qui limitent la capacité des décideurs à s’engager activement.
Comme pour toute autre ressource critique, vous devez élaborer des stratégies pour éviter la surcharge des dirigeants. Utilisez des canaux de communication et des outils de suivi de la charge pour prévenir le désengagement ou l’épuisement de vos précieux soutiens exécutifs.
Former, dans la durée
La formation a également son rôle à jouer en la matière. Les PMO doivent fournir les outils et éclairages requis pour aider les partenaires exécutifs à développer les compétences nécessaires. Il peut s’agir de renforcer leur compréhension de la gestion de projets et de leur rôle dans le cycle de vie des projets. Mais les programmes de formation des dirigeants sont généralement axés sur la conduite du changement. Pour optimiser leur valeur ajoutée, les sponsors exécutifs doivent savoir mobiliser et motiver les autres parties prenantes, résoudre les problèmes et éliminer les obstacles de manière proactive, tout en restant parfaitement en phase avec la stratégie.
Enfin, l’implication de la direction est un marathon et non un sprint. Il incombe au PMO de s’assurer du soutien constant des dirigeants tout au long du cycle de vie du projet.
En conclusion
PPM is an enterprise-wide process involving multiple, diverse participants. Accordingly, a culture of executive sponsorship emerges as a driving force for success. It has the potential to empower teams, enhance strategic decision-making, navigate complexity, and accelerate projects success. However, PMOs should remember that nurturing organizational culture is an ongoing endeavor that requires adapting to evolving business needs and leadership dynamics.
La gestion de portefeuilles de projets est un processus impliquant une multiplicité de parties prenantes à l’échelle de l’entreprise. Une culture d’implication de la direction est donc un levier de performance. Cela peut permettre de développer les capacités des équipes, d’améliorer les décisions stratégiques, et d’accélérer la livraison des projets. Toutefois, il ne faut pas oublier que le développement d’une culture organisationnelle implique un effort dans la durée. Cela exige de s’adapter en permanence à l’évolution des besoins et des priorités managériales de l’entreprise.
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