Avez-vous déjà entendu parler d’une organisation pouvant se targuer de réussir absolument tous ses projets ? En ce qui nous concerne, non. Et nous sommes dans le domaine de la gestion de portefeuilles de projets depuis un certain temps déjà (à savoir quelques décennies).
Quels que soient les efforts qu’elles déploient pour faire aboutir leurs initiatives, les organisations à travers le monde rencontrent toujours des obstacles. Ces problèmes compromettent ou retardent la réalisation des bénéfices qu’elles attendent de leurs investissements dans leurs projets.
Un personnel compétent encadré par un management inspirant, des outils puissants, des méthodes et bonnes pratiques éprouvées peuvent contribuer à réduire et à maîtriser les risques. Mais des événements imprévus semblent toujours venir menacer la bonne réalisation des projets.
Alors, comment les professionnels de la gestion de projets peuvent-ils faire face à l’imprévu et à l’incertitude ? Comme nous le verrons, la communication avec les parties prenantes aux projets peut faire toute la différence.
1. Pourquoi la gestion de projets est-elle soumise à l’incertitude ?
Les projets impliquent généralement de multiples parties prenantes différentes. Ils sont lancés pour saisir des opportunités de marché ou pour résoudre des problèmes aux causes parfois externes.
Cela signifie que tout un ensemble de conditions doit être rempli pour assurer la réussite d’un projet. En d’autres termes, les projets sont exposés à un éventail de risques divers, tant internes qu’externes : risques organisationnels, technologiques, risques liés au marché ou à la réglementation, etc.
L’une des principales responsabilités des chefs de projets est de planifier la réalisation et la livraison de leurs projets en définissant un plan et un calendrier pour les différentes tâches et activités qui les composent.
Mais les hypothèses initiales sur lesquelles le calendrier a été établi peuvent être erronées. Les estimations d’origine peuvent s’avérer inexactes. La situation peut prendre un tour imprévu au cours de l’exécution du projet. Ou encore, des problèmes de communication dans le cadre du projet peuvent compromettre sa bonne réalisation.
2. Comment améliorer la communication pour réduire l’incertitude en gestion de projets ?
Bien qu’aucun chef de projets ne puisse totalement éliminer l’incertitude, il est possible de prendre certaines mesures pour contribuer à la réduire.
Il est avant tout recommandé d’essayer d’améliorer votre visibilité sur vos projets et votre organisation. Lors de la sélection, du lancement et de la planification de vos projets, assurez-vous de consulter l’ensemble des parties prenantes pour comprendre leurs attentes. Autrement dit, une bonne communication est indispensable en gestion de projets.
La même attention doit être accordée aux outils, équipements, et plus généralement aux moyens de production que vous comptez exploiter. Savoir à l’avance que telle ou telle machine nécessite telle ou telle condition spécifique pour fonctionner peut aider à éviter les mauvaises surprises.
Enfin, il est important de disposer d’une vue d’ensemble claire des autres projets et programmes en cours ou sur le point d’être lancés dans l’organisation. Plusieurs projets partagent généralement des ressources communes. Ainsi, une bonne communication et une compréhension de l’activité projets peut vous aider à anticiper les conflits de ressources.
Une fois que vous avez une vision claire de votre projet et de son contexte, il est conseillé de répertorier les risques que vous avez identifiés et de les consolider en un registre.
Chaque risque doit être associé à des indices de probabilité et de gravité. Connaître et comprendre les risques auxquels votre projet est vulnérable vous aidera à réduire l’incertitude globale. Celavous permettra de réagir mieux et plus vite si les problèmes identifiés se produisent effectivement.
3. Pourquoi les chefs de projets doivent accepter l’incertitude (et comment une communication efficace peut les y aider)
Un système d’identification et un plan de gestion des risques contribuent à réduire considérablement l’incertitude. Mais vous ne pourrez jamais protéger totalement vos projets des imprévus. C’est pourquoi les professionnels de la gestion de projets doivent apprendre à composer avec l’incertitude et à y faire face efficacement.
Il serait illusoire de considérer la planification ou le calendrier d’un projet comme gravés dans le marbre. Le monde change à chaque instant. Les organisations évoluent, les marchés fluctuent, et tout décalage dans la chaîne des tâches requises pour la réalisation d’un projet peut avoir des conséquences inattendues. Les clients ou les porteurs du projet sont toujours susceptibles de changer d’avis et modifier le cahier des charges du projet du jour au lendemain.
Les estimations et les plans de gestion des risques sont donc importants, mais pas nécessairement suffisants. Des changements interviendront quoi que vous fassiez, alors autant se tenir prêt à réagir face à l’inattendu.
Quelques conseils pour faire face à l’incertitude
Les chefs de projets et les bureaux de gestion de projets doivent adopter et cultiver l’adaptabilité. Il leur faut privilégier des méthodes flexibles, par exemple en adoptant des systèmes Agile de gestion de projets.
Lorsque vous devez gérer un projet long et complexe, il peut être judicieux de commencer par vous attaquer aux phases les plus risquées. Enfin, une communication efficace avec les parties prenantes est un prérequis essentiel à la bonne gestion de l’incertitude liée aux projets.
Le porteur du projet ou le chef de produit, les managers et les membres de l’équipe projet doivent être tenus informés de l’avancement et de l’état du projet, même et surtout lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu.
Encourager le développement d’une culture organisationnelle agile devrait aider toutes les parties prenantes concernées à comprendre que l’incertitude est un mal nécessaire. Et ainsi leur permettre de répondre plus rapidement et plus intelligemment aux aléas et à l’inattendu.
Pour plus d’informations sur la gestion des risques et l’agilité :
- Qui utilise la méthodologie Agile aujourd’hui ?
- Suivre efficacement les risques liés aux projets
- Quels sont les principaux problèmes de gestion de portefeuilles de projets ?
Benoît Boitard
Benoît has multiple professional experiences, working in particular as a digital strategy consultant, both in emerging start-ups and in large companies. These diverse experiences have imbued him with a global vision of project management in traditional and agile working environments.