La gestion des ressources et de la capacité est au cœur même de la discipline de la gestion de projets. Et pourtant, optimiser de l’utilisation des ressources et de la planification des capacités est d’une difficulté notoire. Dans les grandes organisations, cela peut même prendre la forme d’un complexe échafaudage de compromis et d’arbitrages.
Heureusement, la technologie offre aujourd’hui aux professionnels de la gestion de projets une gamme d’outils permettant de faciliter et d’accélérer considérablement les choses.
Outils dédiés à la gestion des ressources et de la capacité
Il existe sur le marché une gamme d’outils spécifiquement dédiés à la gestion des ressources et de la capacité. Combinant les principes de la gestion de projets et ceux de la gestion des ressources humaines, ils sont conçus pour aider les entreprises à optimiser le bien-être et la productivité de leurs collaborateurs.
Les logiciels de gestion des ressources et de planification de la capacité permettent de suivre et d’organiser les ressources humaines, matérielles, et parfois même financières dont les projets ont besoin. Leurs fonctionnalités permettent aux chefs de projets et gestionnaires de ressources de comparer la disponibilité des ressources à la demande afin d’en optimiser l’affectation et l’utilisation.
Toutefois, ces outils spécialisés dans les ressources ne vous aideront pas à gérer les idées, les tâches, ou encore les jalons de vos projets. De plus, ils sont souvent vendus individuellement, ce qui requerra un travail d’intégration pour les interfacer à vos autres logiciels d’entreprise.
Outils de gestion de projets dotés de fonctions de gestion des ressources et de la capacité
La plupart des principaux outils de gestion de projets intègrent des fonctionnalités de gestion des ressources et de la capacité. Des outils comme Trello, Asana et Smartsheet sont dotés de modules permettant aux chefs de projets d’élaborer des plans de ressources, d’affecter des ressources spécifiques à des tâches spécifiques et d’en suivre l’utilisation dans la durée.
Ces outils sont généralement abordables, faciles à mettre en place et à utiliser, avec des interfaces et des parcours intuitifs qui les rendent accessibles aux petites équipes. Ils sont également dotés d’une gamme complète de fonctionnalités de gestion de projets.
Mais leurs capacités de gestion des ressources ont leurs limites : en particulier, leurs fonctions de reporting et de gestion des risques peuvent être sous-optimales, et ils ne sont tout simplement pas faits pour gérer de vastes initiatives complexes.
Outils de gestion de portefeuilles de projets pour gérer les ressources et la capacité
Les organisations qui recherchent une solution de gestion des ressources et de la capacité à toute épreuve feraient bien de considérer les outils de gestion de portefeuilles de projets. Ces plateformes d’entreprise de pointe offrent des fonctionnalités étendues et sophistiquées pour optimiser l’allocation des ressources et la planification de la capacité à l’échelle d’une entreprise.
Elles offrent les fonctionnalités les plus avancées et les plus fines pour la gestion des ressources, permettant notamment de :
- Constituer des équipes projets hautement efficaces sur la base d’un ensemble clairement défini de ressources disponibles
- Regrouper les ressources et les catégoriser par profil
- Analyser facilement la charge à venir à l’échelle d’une équipe
- Identifier les risques et conflits liés aux ressources
- Créer instantanément des rapports sur la capacité globale
- Entrer dans les détails pour analyser l’utilisation de ressources spécifiques en temps réel.
Tout cela avec la méthode de gestion de votre choix : ajouts manuels de ressources, ressources dédiées, ressources allouées, ressources engagées.
Plus important encore, les solutions de PPM fournissent une plateforme permettant de conjuguer la gestion des ressources et la planification de la capacité avec d’autres aspects et données liés aux projets. Elles permettent de mettre en cohérence différents types de parties prenantes au sein de l’organisation et au-delà, afin de fournir une vision d’ensemble de l’activité projets au niveau de l’entreprise, et notamment la manière dont elle contribue aux objectifs stratégiques.
Certaines plateformes de PPM d’entreprise peuvent sembler inaccessible aux yeux des petites entreprises en raison de leur coût et de leur complexité perçus. Mais toutes ne le sont pas. Certains éditeurs de logiciels professionnels s’engagent à offrir aux entreprises de toutes tailles des solutions de PPM abordables et simples d’usage pour les aider à optimiser la gestion de leurs ressources et la planification de leur capacité. Pourquoi ne pas consulter les avis ?
