Identifier les Processus de Gestion de Projets

Quels Sont les Principaux Processus en Gestion de Projets ?

En Synthèse :

• La gestion de projets est un domaine fortement structuré et faisant la part belle aux processus et méthodes.
• Les processus de gestion de projets sont généralement classés en cinq grandes catégories : le démarrage, la planification, l’exécution, le contrôle et la clôture.
• Pour définir, mettre en œuvre et optimiser des processus de gestion de projets, il est important de vous ménager une solide compréhension des moteurs et des inhibiteurs de votre activité projets.

La gestion de projets en tant que discipline professionnelle est née du besoin de rationaliser et de structurer les activités liées aux projets par la définition et l’application de processus standard. L’objectif est de permettre aux chefs de projets et aux bureaux de gestion de projets d’optimiser la productivité et l’efficacité du travail d’exécution tout en maximisant les chances que les projets atteignent les résultats escomptés et produisent la valeur attendue.

Cet article livre un aperçu des principaux processus de gestion de projets, ainsi que quelques conseils pour vous aider à définir et à mettre en œuvre des processus solides.

1 – Qu’est-ce Que les Processus de Gestion de Projets

Le Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) du Project Management Institute répertorie 39 processus distincts de gestion de projets, classés en cinq groupes : le démarrage, la planification, l’exécution, le contrôle, et enfin la clôture du projet. Ces processus sont conçus pour être appliqués de manière systématique, quelle que soit l’organisation ou le secteur d’activité. Voici en quoi consiste chacune de ces catégories de processus :

Phase 1 : Démarrage et Lancement du Projet

L’objectif de cette première phase est de fournir une définition générale du projet que vous êtes sur le point de lancer. Il s’agit de déterminer les besoins et les exigences du projet. Quelle est la raison d’être de l’initiative ? Que doit-elle apporter à l’organisation ? Qui en seront les principaux bénéficiaires ? Quand ces bénéfices vont-ils être réalisés ? Quelles sont les conditions à remplir, quelles sont les contraintes à prendre en compte pour atteindre les objectifs fixés ? Voici quelques-unes des questions à vous poser à ce stade. Une fois que vous avez une idée claire des objectifs et du périmètre de votre projet, vous pouvez commencer à esquisser un calendrier et un budget indicatifs ainsi qu’une liste des principales parties prenantes concernées.

Phase 2 : Planification du Projet

Si les aspects techniques sont généralement laissés de côté durant la phase de démarrage, l’étape de planification requiert d’entrer dans les détails. Votre objectif est ici d’établir une solide feuille de route pour votre projet, avec notamment une liste exhaustive des pré-requis matériels et techniques, un plan de ressources y répondant, et un calendrier détaillé pour l’exécution et la livraison. L’élaboration et la mise en œuvre d’une feuille de route efficace constituent généralement la partie la plus importante du travail des chefs de projets.

Phase 3 : Exécution du Projet

C’est à ce stade que les équipes opérationnelles entrent en jeu et accomplissent effectivement le travail, pendant que les professionnels de la gestion de projets œuvrent à leur faciliter la tâche. Cela implique notamment d’intervenir pour optimiser les flux de travail, de résoudre tout problème ou blocage susceptible d’entraver les efforts des équipes, et de garantir des échanges fluides et une collaboration efficace entre l’ensemble des équipes et des parties prenantes.

Phase 4 : Suivi et Contrôle du Projet

En plus de garantir la qualité du cadre et de l’atmosphère de travail, les chefs de projets ont également pour mission de suivre l’avancement et de s’assurer que tout se déroule comme prévu. Ils s’appuient sur un corpus d’indicateurs clés de performance pour suivre le travail, la consommation de ressources et les coûts, et pour veiller que le projet respecte le calendrier, le budget et le périmètre déterminés.

Phase 5 : Clôture du Projet

Cette phase finale a lieu après la livraison du projet et sa validation par les parties prenantes concernées. À ce stade, les chefs de projets doivent régler tous les derniers détails administratifs (par exemple clore les contrats avec les fournisseurs ou les prestataires externes). Ils publient également un rapport de clôture, éventuellement alimenté par une réunion rétrospective évaluant le déroulé global et les résultats du travail d’exécution. Enfin, ils concluent et archivent la documentation relative au projet afin de pouvoir s’y référer ultérieurement.

2 – Définir et Optimiser Votre Processus de Gestion de Projets

Afin de déterminer et de mettre en œuvre un processus de gestion de projets cohérent et efficace, il est recommandé de commencer par analyser l’activité projets de votre entreprise et d’identifier ses moteurs et ses inhibiteurs. Attachez-vous à comprendre quels sont les buts et les objectifs de votre entreprise, quels sont les défis et les besoins spécifiques auxquels vous êtes confronté, et ce qui pourrait être amélioré. Cartographiez les différents projets en cours comme à venir et évaluez la manière dont ils sont menés et gérés. De quels outils et méthodologies disposez-vous actuellement, et dans quelle mesure sont-ils pertinents et efficaces ? Comment les projets à lancer sont-ils sélectionnés ? Les flux de travail sont-ils cohérents et bien définis ? Quels canaux sont utilisés par les équipes pour communiquer et collaborer ? Existe-t-il des critères d’évaluation et des indicateurs clés de performance communs ? Disposez-vous de cadres spécifiques pour la gestion des ressources et des risques ?

Cette évaluation préliminaire vous permettra d’effectuer une analyse d’écarts mettant en évidence les forces et les faiblesses de votre gestion de projets. L’objectif est d’identifier précisément les domaines et points à améliorer et les axes de travail pour ce faire.

Une autre bonne pratique consiste à effectuer une analyse détaillée d’une poignée de projets antérieurs. Livrez-vous à un examen approfondi et exhaustif du travail accompli, en essayant de déterminer ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, et identifiez les mesures qui pourraient être prises pour améliorer les résultats de projets similaires à l’avenir.

Sur la base de cette compréhension de la situation actuelle et des défis de votre organisation projets, vous serez en mesure de définir les processus qui permettront d’améliorer les performances et les résultats des activités de gestion de projets afin de servir les objectifs stratégiques de votre entreprise.

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