Une étude a révélé 70 % des projets de transformation numérique échouent à produire les bénéfices escomptés. Un problème majeur, puisque la réalisation des bénéfices est la principale raison pour laquelle les entreprises lancent des initiatives transformationnelles !
Le fait est que les bonnes pratiques de gestion de la réalisation des bénéfices (Benefits Realization Management, BRM) ne sont pas toujours clairement comprises et efficacement mises en œuvre par les professionnels de la gestion de portefeuilles de projets.
Cet article propose d’y remédier en aidant les PMO à intégrer la réalisation des bénéfices à leurs projets et initiatives.
Comprendre la réalisation des bénéfices et son impact
La réalisation des bénéfices – parfois appelée gestion des résultats – est d’une importance capitale en gestion de projets. Il s’agit de s’assurer que les projets créent effectivement de la valeur pour l’organisation.
Pour le PMI, la gestion de la réalisation des bénéfices fournit aux organisations un moyen de mesurer la véritable valeur créée par les projets et programmes pour l’entreprise.
La réalisation des bénéfices se présente sous la forme d’un ensemble de pratiques conçues pour aider les PMO à :
- Identifier les bénéfices des projets
- Les mettre en cohérence avec la stratégie et les objectifs généraux
- S’assurer qu’ils sont réalisés au moment de la livraison
- S’assurer de la durabilité de ces bénéfices après l’achèvement du projet.
Remarque : certains bénéfices créent une valeur immédiate (par exemple une augmentation du chiffre d’affaires). Mais d’autres (par exemple une amélioration de l’image de l’entreprise) auront un impact moins direct. Ils seront alors plus difficiles à quantifier en termes financiers. Par exemple, une amélioration du service client aura très vraisemblablement des retombées positives pour l’activité. Mais l’évaluation de la contribution d’une telle initiative aux résultats financiers peut s’avérer complexe. D’où l’importance d’adapter l’approche.
C’est généralement au PMO qu’il incombe d’assurer l’exécution des plans de réalisation des bénéfices.
Principaux avantages pour le PMO
Meilleure cohérence avec les objectifs de l’entreprise
La réalisation des bénéfices garantit la synchronisation des projets et programmes avec les objectifs stratégiques de l’organisation. Cet alignement aide le PMO à sélectionner et prioriser les projets contribuant directement à la réalisation des buts de l’entreprise. Concentrer les ressources critiques sur ces projets à forte valeur renforce également l’efficacité de l’utilisation des ressources et budgets.
Amélioration de la prise de décisions
En se concentrant sur les bénéfices, le PMO peut prendre des décisions plus éclairées tout au long du projet. Il peut notamment procéder aux ajustements requis pour s’assurer que les bénéfices sont bien réalisés.
Renforcement des responsabilités individuelles
Il faut bien que quelqu’un endosse la responsabilité s’assurer la réalisation des résultats escomptés ! Le PMO peut mettre en place des mécanismes d’attribution et de suivi des responsabilités. Il faut alors veiller à ce que les équipes projet soient en charge de la réalisation des bénéfices qu’elles se sont engagées à délivrer.
Une meilleure gestion des risques
La réalisation des bénéfices implique l’identification et la gestion des risques qui pourraient les menacer. Le PMO peut traiter ces risques de manière proactive, réduisant ainsi les risques de non-réalisation des bénéfices.
Démonstration de la valeur du PMO
Une bonne gestion des bénéfices témoigne de la valeur du PMO au sein de l’organisation. Lorsque le PMO livre régulièrement des projets qui produisent les bénéfices escomptés, il renforce son statut de fonction stratégique.
Pour citer notre eBook “Comment prouver la valeur de votre bureau de projets ?” : « Les PMO ne doivent jamais perdre de vue la notion de valeur. D’ailleurs, si beaucoup de PMO ne réalisent pas pleinement leur potentiel, c’est souvent simplement en raison de leur incapacité à communiquer et à démontrer leur valeur à leur organisation. Voire même à l’évaluer et à la comprendre eux-mêmes. »
Défis et prérequis de la réalisation des bénéfices
La gestion de la réalisation des bénéfices est une forme de mesure des performances. Le PMO doit définir des indicateurs clés de performance pour suivre l’avancement des projets et la réalisation des bénéfices. Cette approche empirique permet aux PMO d’intervenir rapidement pour de procéder aux ajustements requis en temps voulu.
Des outils, tels qu’une plateforme de PPM d’entreprise, peuvent contribuer à assurer un suivi fiable et précis des résultats.
L’implication des parties prenantes est une autre condition de l’efficacité de la réalisation des bénéfices. Au quotidien, la responsabilité de la réalisation des résultats incombe généralement à plusieurs collaborateurs ou équipes. Le PMO doit s’assurer que chacun comprenne les bénéfices attendus et son rôle dans leur réalisation.
Enfin, la réalisation des bénéfices est un processus itératif qui implique de tirer des enseignements de projets antérieurs. Le PMO peut utiliser ces éclairages pour affiner ses critères et méthodologies afin d’améliorer ses résultats futurs. En outre, évaluer les initiatives sur la base de leurs bénéfices requiert un pilotage proactif tout au long du cycle de vie du projet.
Cadres méthodologiques pour la réalisation des bénéfices
Il existe de nombreuses méthodes pour formaliser et cartographier les bénéfices. Toutefois, la plupart des méthodologies de réalisation des bénéfices comprennent des mécanismes visant à :
Identifier et comprendre les bénéfices
Sur la base des contraintes du projet et exigences des parties prenantes, les PMO doivent cartographier les bénéfices attendus en cas d’atteinte des objectifs. Il est conseillé de documenter ces bénéfices, et notamment d’indiquer leur priorité, leur valeur et leur référent.
Définir une feuille de route
La mesure des résultats et la définition d’objectifs permettent aux PMO d’élaborer un plan clair pour la réalisation des bénéfices.
Mettre en œuvre le plan et réaliser les bénéfices. Une fois le projet achevé, les PMO doivent s’assurer que les bénéfices sont soutenus et durables.
En synthèse
Pour résumer, la réalisation des bénéfices est un cadre stratégique aidant le PMO à s’assurer que ses projets et programmes contribuent à la réussite de l’organisation en produisant des bénéfices tangibles. En se concentrant sur la gestion des bénéfices, le PMO peut améliorer la prise de décisions, l’affectation des ressources, la gestion des risques et l’implication des parties prenantes, démontrant ainsi sa valeur pour l’organisation.
