Les 7 péchés capitaux de la stratégie des PMO d’entreprise

Si vous êtes chef de projets ou PMO d’entreprise, vous savez que les plus grands défis pour réaliser un projet dans les délais et le budget prévus consistent à « épater » le client et à s’assurer que l’équipe ne s’entre-tue pas (burn out). Même dans les entreprises les mieux huilées, la stratégie des PMO d’entreprise peut être étayée par des objectifs vagues et souffrir d’une communication ascendante et / ou d’un leadership moins qu’idéal !

Une entreprise qui livre ses projets constamment dans les temps avec des résultats exceptionnels se distinguera auprès de ses clients. Si vous voulez que votre prochain projet soit aussi réussi que possible, veillez à éviter les péchés de la stratégie des PMO d’entreprise suivants :

1. Manque de mesure précise et de données fiables

Le chef d’entreprise Peter Drucker est réputé pour sa citation: « Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne pouvez pas mesurer ». Si vous ne gérez pas le budget régulièrement ou n’informez pas le client de tout changement en temps opportun, vous pouvez avoir des problèmes assez rapidement. Le suivi des modifications est la clé de voûte d’une gestion de projet efficace. Il peut par exemple s’agir de fonctionnalités supplémentaires ou des besoins en fonctionnalités clairement expliqués. Des systèmes intelligents peuvent déterminer comment cette demande influencera é le budget et le calendrier et donc faciliter la signature.

La transparence sur les projets vous donnera de la visibilité pour repérer les mines avant qu’elles ne ruinent potentiellement votre journée, mois ou carrière. Soit dit en passant, le manque de données appropriées est la principale source d’échec des projets. Pourtant la solution peut être facilement trouvée dans un bon logiciel de gestion de projets.

2. Absence de processus normalisés

Ne pas utiliser une approche standard est une autre erreur de stratégie du PMO d’entreprise. Évaluer votre degré de réussite est difficile lorsque vous ne pouvez pas déterminer quelles méthodologies fonctionnent et lesquelles nécessitent une refonte totale.

La mise en place d’une base de référence de normes éliminera une grande partie des problèmes associés aux aléas projets. Encore une fois, c’est là que des logiciels (comme Sciforma!) peuvent vous aider à établir des méthodes reproductibles pour le cadrage, la planification, l’allocation des ressources et la communication avec les parties prenantes. 

Une approche standard établit des règles de base et des attentes pour l’équipe projet. Elle fournit aux chefs de projet, aux responsables fonctionnels et au personnel opérationnel un langage commun. Celafacilite la communication et permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. 

Le PMO peut rapidement déterminer quelles tâches se déroulent en douceur (ou non). Encore une fois, cela est beaucoup plus facile lorsque tous les projets suivent les mêmes processus, approches et indicateurs de performance.

3. Bon projet, mauvaise équipe

Une dotation en personnel appropriée est essentielle. Toute la planification au monde ne permettra pas de compenser un manque de talents. Qui n’a pas déjà vu un projet péricliter parce que son responsable est choisi simplement en fonction de la disponibilité plutôt que des compétences ?

La plupart des efforts déployés pour élaborer un projet est axée sur la recherche des bonnes ressources humaines et financières. Pourtant, les chefs de projets doivent être bien choisis, tout comme les consultants, les entrepreneurs et les sous-traitants. 

Les chefs de projets sont souvent exclus des évaluations de compétences même s’ils effectuent une grande partie du travail. Heureusement, et une fois que les chefs de projet connaissent les forces et les calendriers des membres de l’équipe, il est beaucoup plus facile de déterminer comment allouer les ressources.

4. Mauvaise évaluation des risques

Bien que les problèmes liés aux projets puissent se produire à tout moment, la plupart des gestionnaires sont encore parfois pris par surprise. Les projets dévient le plus souvent lorsque l’équipe de gestion de projets détourne des ressources pour résoudre une difficulté imprévue.

La solution ? Effectuer une évaluation approfondie des risques dans la première partie de la planification du projet. Avec votre équipe, réfléchissez à ce qui pourrait ralentir ou faire dérailler le projet. Ou encore lui faire dépasser son budget, ou vous empêcher de répondre aux exigences attendues. Pensez à des événements inattendus tels que des fermetures de routes, des grèves syndicales, une épidémie de grippe ou même des conditions météorologiques violentes et trouvez des moyens d’atténuer ces risques.

Enfin, utilisez un indicateur tel que la « règle des 15-15 » pour prédire la probabilité de réussite. La règle des 15-15 indique que si un projet dépasse de plus de 15% son budget ou son calendrier, il ne récupérera probablement jamais les temps ou coûts nécessaires pour être considéré comme viable.

5. Absence de planification adéquate

Presque tous les projets sont limités par trois facteurs: le temps, le coût et le périmètre. Pour qu’un projet réussisse, ces trois critères doivent rester équilibrés. Si vous avez déjà été impliqué dans un projet à la dérive, il est probable que l’un de ces facteurs était délaissé.

La meilleure façon de trouver cet équilibre est de proposer un calendrier avec une liste de toutes les activités impliquées dans la réalisation du projet. 

Ensuite, assignez des dates d’échéance à ces activités en fonction de la date limite du projet. Les logiciels de gestion de projets peuvent aider à créer des calendriers pour le périmètre, le cahier des charges,, les tests et la mise en œuvre. Si les membres de l’équipe ne savent pas ce qui est dû quand, il est difficile de terminer le projet dans le temps, le coût et le périmètre impartis.

6. Problèmes de communication

Autre enjeu crucial pour une stratégie de PMO d’entreprise : la communication. Les parties prenantes ne se présentent pas aux réunions, ne prêtent qu’une attention vague ou s’expriment à peine? Un manque d’intérêt pour le projet découle d’un défaut d’adhésion, peut-être causé par des malentendus entre services sur le périmètre et les spécifications. Des collaborateurs ou des équipes peuvent avoir été poussés à ou persuadés de valider le projet sans véritablement y consentir.

Ainsi, il est important de prendre le temps,pendant la phase de planification du projet, de déterminer où la résistance pourrait se manifester. Et d’identifier les moyens d’y remédier. 

Assurez-vous que tout le monde s’accorde vraiment sur la nécessité du projet. Veillez également à ceque tout le monde ait les mêmes objectifs, bien que certains puissent avoir des intérêts contradictoires. Identifiez les parties prenantes dont le travailpeut être affectés et planifiez la manière dont vous communiquerez et gérerez ces modifications de leurs modes de travail.

Un projet prospère dans un environnement positif. Il est donc essentiel de soigner  les communications (par exemple, votre service commercial comprend-il le discours technologique des TI?). Vous augmenterez ainsi la participation active, les commentaires et obtiendrez une base d’utilisateurs énergisée.

7. Manque de leadership

Les meilleurs chefs de projets sont ceux qui livrent systématiquement dans les délais et dans le budget des projets qui répondent ou dépassent les attentes des parties prenantes. Les bons chefs de projets sont capables d’anticiper et de prévenir les problèmes. 

Ils savent comment animer les réunions, gérer les risques, et travailler avec une variété de parties prenantes différentes. Par exemple les commerciaux à la recherche de fonctionnalités, les informaticiens soucieux de la sécurité et les financiers soucieux du budget. Les bons chefs de projet doivents également posséder une expertise technique quelle que soit la technologie déployée.

Chaque projet, cependant, connaît des hauts et des bas – et vous avez besoin d’outils pour les rendre visibles. Comment gérez-vous un projet qui commence à mal tourner ? Il est trop facile de développer une culture où les mauvaises nouvelles sont lentes à remonter. Mais si vous ne créez pas un environnement où les réalités désagréables sont acceptées, la direction manquera des informations vitales.

La clé pour réussir une stratégie PMO d’entrepriseest de trouver les bonnes personnes avec les bonnes compétences. Il faut ensuite – et de les soutenir avec un logiciel haut de gamme qui peut faire le reste, de la planification au déploiement et, espérons-le, au succès continu et répété.

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