Dans le monde de la gestion de projets, l’efficacité est le maître mot. Pourtant, l’on voit trop souvent les projets se heurter à des obstacles qui auraient été évitables. Ou encore à des inerties qui engendrent d’importants gaspillages en termes de temps, de ressources ou d’argent.
Cet article s’intéresse aux causes profondes du gaspillage lié aux projets et s’efforce d’apporter des solutions concrètes. L’idée étant de vous aider à vous prendre à bras le corps le problème de gaspillage.
Comprendre le gaspillage lié aux projets : les problèmes fondamentaux
Le gaspillage lié aux projets est un problème auquel sont confrontées les organisations du monde entier. Il affecte négativement les budgets, les délais et les résultats des projets.
L’une des principales causes de gaspillage est un manque de clarté quant aux objectifs et au périmètre des projets. Une compréhension claire et partagée des objectifs du projet que vous lancez est impérative. Sans cela, vous risquez de réaliser ultérieurement que le cadrage initial ne répond pas aux attentes des parties prenantes.
Cela peut entraîner une certaine confusion, des glissements dans le périmètre du projet et, en définitive, un gaspillage de ressources. D’où l’importance de définir clairement les objectifs dès le départ.
Même avec des objectifs bien cadrés, une planification du projet et une évaluation des risques inadéquates peuvent tout faire dérailler. Une planification insuffisante du projet et des ressources peuvent provoquer des obstacles inattendus comme des conflits de ressources. Il est notamment essentiel de bien identifier et prévoir les risques
Enfin, le manque de communication et de collaboration représente une autre cause importante de gaspillage lié aux projets. Des malentendus ou un manque d’accès aux informations pertinentes peuvent peser sur la productivité de l’organisation, générant des gaspillages. Des stratégies et techniques visant à favoriser une communication ouverte et transparente entre les parties prenantes, les équipes et les services peuvent réduire les malentendus et les inerties.
Mesurer et suivre le gaspillage lié aux projets
Vous avez probablement déjà entendu l’expression : « On ne peut pas améliorer ce que l’on ne peut pas mesurer ». Sans grande surprise, cela s’applique également au gaspillage lié aux projets. L’identification et le déploiement des bons indicateurs clés de performance (ICP) aident les organisations à réduire les activités qui ne créent pas de valeur ajoutée pour leurs projets.
Par exemple, des ICP conçus pour mesurer et suivre les dépassements de coûts, les délais non respectés et les changements de périmètre vous permettront de prendre des mesures proactives.
Il est bien sûr toujours possible de gérer manuellement ses indicateurs clés de performance. Mais recourir à des outils logiciels professionnels de gestion de projets facilitera et accélérera le processus. Et ce, tout en garantissant l’exactitude et la fraîcheur des données. En outre, les plateformes de gestion de portefeuilles de projets peuvent vous apporter des informations et des éclairages supplémentaires. Il s’agit de vous aider à optimiser vos méthodes de gestion de projets et à réduire les gaspillages.
Les méthodes agiles pour minimiser le gaspillage lié aux projets
Des méthodes comme Scrum et Kanban utilisent des cycles itératifs et un retour d’expérience continu pour renforcer l’adaptabilité des projets. La capacité d’ajuster le périmètre et les contraintes des projets en cours en réponse à des événements inattendus ou à des changements dans les attentes des clients permet aux équipes de réduire les gaspillages et d’améliorer les résultats des projets.
Parmi les secteurs qui ont utilisé avec succès les méthodologies agiles pour réduire les gaspillages figurent :
– Le secteur des technologies de l’information – après tout, l’industrie du logiciel est le berceau de l’agile
– Les entreprises manufacturières, qui ont optimisé leur travail et leur productivité grâce aux méthodologies Lean et Six Sigma.
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