L’objectif de la gestion de portefeuilles de projets d’entreprise (PPM d’entreprise) est d’aider les organisations à maximiser la valeur de leurs portefeuilles de projets. Les méthodologies de PPM d’entreprise permettent aux PMO de planifier et d’exécuter leurs projets, d’optimiser l’allocation de leurs ressources, et de s’assurer de la cohérence de leurs portefeuilles de projets avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Mais il n’est pas si évident de mettre en place une méthodologie de gestion de portefeuilles de projets d’entreprise efficace. Examinons quelques-unes des erreurs les plus fréquentes en matière de PPM d’entreprise, et comment les éviter.
Erreur n° 1 en PPM d’entreprise : manque de visibilité
De nombreuses entreprises échouent à récolter les bénéfices de leur méthodologie de PPM d’entreprise en raison de problèmes de visibilité. Lorsque les chefs de projets et gestionnaires de portefeuilles peinent à accéder à des informations fiables et à jour, ils risquent de prendre des décisions sur la base de données inexactes ou de perdre un temps précieux à essayer de comprendre la situation. Dans les deux cas, cela les empêchera de profiter pleinement des avantages de la gestion de portefeuilles de projets.
Le meilleur moyen de garantir visibilité et transparence est d’adopter une solution professionnelle de PPM d’entreprise. Ces plateformes, qui offrent une visibilité en temps réel sur l’état d’avancement des projets, aident les chefs de projet et leurs managers à suivre les performances des projets et à en rendre compte.
Erreur n° 2 en PPM d’entreprise : problèmes de communication et de collaboration
Toute organisation doit pouvoir s’assurer que ses équipes projets sont sur la même longueur d’onde et qu’elles suivent des méthodes communes. Il n’est que trop fréquent de voir les chefs de projet et les collaborateurs faire comme bon leur semble : chacun utilise les outils et les méthodes de son choix, ce qui aboutit à une méthodologie PPM hétéroclite, sans cohérence ni comparabilité entre les projets et les équipes.
Pour éviter cela, les PMO doivent formaliser et diffuser une charte décrivant la manière dont les projets doivent être menés et dont les informations doivent être partagées avec les parties prenantes. Là encore, le soutien d’outils professionnels dotés de fonctionnalitéss de communication et de collaboration (espaces partagés, systèmes de notification, fonctionnalités de discussion, etc.) s’avérera inestimable.
Erreur n° 3 en PPM d’entreprise : gestion des ressources déséquilibrée
L’allocation des ressources est probablement l’un des aspects les plus complexes de la gestion de portefeuilles de projets d’entreprise. En l’absence d’un solide système conçu pour équilibrer les ressources disponibles et les demandes liées aux projets, les organisations finissent souvent par sur- ou sous-affecter leurs ressources, ce qui peut avoir de graves conséquences. Une surallocation des ressources place une pression excessive sur les collaborateurs, qui finissent par se démotiver, et peut également conduire à une pénurie de ressources sur d’autres projets. Quant à la sous-allocation de ressources clés, elle a un impact évident sur la productivité et la rentabilité.
Il est possible d’optimiser l’affectation et l’utilisation des ressources en élaborant un plan de gestion des ressources solide et en mettant en place un système logiciel doté de fonctions d’analyse intelligentes.
Erreur n° 4 en PPM d’entreprise : mauvaise priorisation et incohérences stratégiques
L’absence de priorisation des projets est une autre des erreurs les plus courantes en matière de PPM d’entreprise. Des ressources limitées ne peuvent évidemment prendre en charge qu’un nombre limité de projets… mais, dans les faits, certaines organisations ont du mal à comprendre qu’elles ne peuvent pas tout faire ! Une priorisation insuffisante des initiatives peut engendrer une baisse de la productivité, des goulets d’étranglement au niveau des ressources, et des retards. Les initiatives prioritaires doivent être celles qui créent le plus de valeur par rapport aux objectifs stratégiques.
Pour améliorer la priorisation des projets qui servent la stratégie, les PMO doivent mettre au point un processus de hiérarchisation des projets adapté aux besoins de leur entreprise. Il va sans dire que des fonctionnalités logicielles dédiées peuvent considérablement aider les chefs de projet à évaluer chaque projet en fonction d’un jeu de critères stratégiques pondérés.
Toutes les erreurs typiques en matière de PPM d’entreprise évoquées ci-dessus peuvent être évitées en travaillant à établir un cadre pour la gestion de portefeuilles de projets et en adoptant un puissant outil de PPM d’entreprise. À bon entendeur : certains éditeurs de logiciels proposent d’ailleurs à leurs clients une assistance et des conseils pour les aider à optimiser leur méthodologie de PPM d’entreprise !
