Les bureaux de gestion de projets (PMO) se font omniprésents dans les entreprises et organisations. Pourtant, les tâches, les fonctions et les responsabilités de cette structure organisationnelle de plus en plus répandue sont souvent méconnues. Autrefois limités à des tâches de nature administrative, les PMO exercent aujourd’hui un très large éventail d’activités visant à garantir la bonne exécution des projets. La diversité des missions et des responsabilités qu’un PMO peut assumer au sein d’une organisation est d’ailleurs impressionnante.
Voici une liste exhaustive des principales tâches qu’un PMO peut exercer. Que vous envisagiez de mettre en place un bureau de gestion de projets ou de réorienter un PMO existant, cet article est conçu pour vous aider à comprendre ce que vous pouvez attendre d’un PMO.
Panorama des tâches et responsabilités du PMO
Parmi les principales responsabilités d’un PMO figure, en premier lieu, l’établissement de principes et de méthodes pour l’ensemble des activités liées aux projets. Traditionnellement, et dans la plupart des organisations, le bureau de gestion de projets élabore un corpus commun de systèmes, de pratiques, de méthodologies, de procédures, de normes et de politiques de gestion de projets conçus pour maximiser les résultats et l’impact de l’activité projets.
Sur la base d’audits et d’analyses des enjeux et exigences spécifiques à l’entreprise, il identifiera un certain nombre de bonnes pratiques et les mettra en œuvre. L’objectif d’un tel cadre méthodologique est de garantir que les bons projets sont sélectionnés et priorisés, que les projets respectent leur calendrier et leur budget, que les ressources sont utilisées de manière optimale et que des données fiables permettent de prendre rapidement des décisions judicieuses.
Votre PMO peut opter pour l’une des méthodes de gestion de projets communément acceptées (gestion en cascade, Agile, PRINCE2, etc.) ou concocter son propre modèle hybride.
Ce cadre de gestion de projet doit être mis à jour et enrichi au fil du temps pour refléter la transformation de l’organisation ainsi que les évolutions conjoncturelles, et inclure les nouvelles bonnes pratiques qui peuvent émerger dans le secteur.
Les PMO sont généralement chargés d’établir un système de gouvernance pour les activités liées aux projets. Votre bureau de gestion de projets identifiera les différents acteurs impliqués dans l’activité projets (chefs de projet, gestionnaires de ressources, clients, membres d’équipe, contrôleurs de gestion, etc.) et définira clairement leurs responsabilités, missions, rôles et pouvoirs décisionnaires respectifs.
L’objectif est de coordonner l’action des différents intervenants et de déterminer clairement qui prend quelles décisions, qui est responsable de quoi, comment les informations doivent être communiquées aux différentes parties prenantes et groupes de collaborateurs, et comment elles doivent être restituées à la direction. Ce système de gouvernance doit, en particulier, bien baliser l’évaluation des risques et la résolution d’éventuels conflits.
Autre tâche essentielle d’un bureau de gestion de projets, garantir que les portefeuilles de projets de l’entreprise sont sains et optimalement composés. Après avoir défini un ensemble de règles et de conditions pour incorporer des projets au sein d’un portefeuille, ainsi que des critères de sélection et de pondération adaptés à l’entreprise, le PMO contribuera à sélectionner et à hiérarchiser les projets et les programmes, en les plaçant dans les bons portefeuilles. Ces décisions doivent être documentées de manière appropriée afin d’être revues et validées par la direction.
La combinaison de projets résultante sera conçue pour répondre aux enjeux critiques de l’entreprise et pour maximiser le retour sur investissement tout en assurant une utilisation stratégique des ressources.
L’optimisation des portefeuilles de projets est un processus continu : à mesure que les conditions évoluent, les portefeuilles doivent être adaptés pour conserver leur pertinence. Le PMO doit ainsi suivre en permanence la santé et les résultats du portefeuille, en rendant compte de l’avancement et en suggérant des ajustements (par exemple, le report ou l’annulation d’un projet) si nécessaire.
Le PMO est chargé de suivre le travail lié aux projets, de s’assurer que les procédures et les bonnes pratiques qu’il a établies sont bien appliquées, et de faire respecter la méthodologie si nécessaire. Il contrôlera l’efficacité de l’exécution afin de garantir que les projets et programmes sont exécutés aussi efficacement et aussi rapidement que possible. Votre PMO identifiera d’éventuels écarts de performance au niveau des équipes ou des méthodes de travail et prendra les mesures nécessaires pour redresser la situation. Il évaluera régulièrement l’état de santé des projets, en identifiant les problèmes potentiels en amont, en anticipant les obstacles et en proposant des solutions. Certains PMO pourront également gérer directement des projets ou des programmes.
Un bureau de gestion de projets accompagne quotidiennement les chefs de projet et les autres collaborateurs impliqués dans les projets, leur fournissant informations, conseils, orientations et aide afin de garantir la réussite des projets. Il partage son expérience et ses connaissances, et représente l’interlocuteur unique pour toute question ou tout problème liés aux projets. Cet accompagnement administratif et opérationnel du PMO couvre tous les domaines de la gestion de portefeuilles de projets, de la programmation des activités à la gestion de la qualité, de la gestion des conflits de ressources à celle des risques, des achats aux relations avec les investisseurs. Un PMO est à même de fournir des conseils experts sur des questions techniques ou sur les principes, méthodes et techniques de gestion de projets.
Dans le cadre de cet accompagnement, le PMO assure également l’encadrement et la formation des chefs de projets. Il aide les équipes projets à développer ou à mettre à jour leurs compétences techniques et à renforcer leurs capacités relationnelles afin d’accroître le potentiel de l’organisation dans son ensemble. Il peut également proposer des programmes de formation ciblés ou globaux pour s’assurer que l’ensemble des collaborateurs détiennent les bonnes compétences, ou encourager certains profils à suivre des programmes de certification pour les professionnels de la gestion de projets. Ce travail sur les compétences est particulièrement utile pour les organisations dans lesquelles les projets ne sont pas toujours gérés par des chefs de projets professionnels.
La plupart des PMO ont la responsabilité de créer un corpus de connaissances et de ressources pour éclairer les activités de gestion de portefeuilles de projets. Un bureau de gestion de projets facilite la communication à l’échelle de l’organisation ainsi que le transfert de connaissances entre les différentes équipes et services. Il centralise les informations et met les ressources à la disposition de toutes les parties prenantes : enseignements tirés de projets antérieurs, indicateurs et modèles standard, conseils et astuces, guides pratiques, contenus pédagogiques, études de cas, etc.
Le PMO s’assurera également de faire connaître l’existence de ce centre de ressources afin que tous les collaborateurs concernés puissent bénéficier de ces connaissances organisationnelles, et afin que les enseignements du passé permettent d’éviter de reproduire les mêmes erreurs. Cela permettra également d’optimiser la courbe d’apprentissage pour les équipes projets et de réutiliser des travaux déjà accomplis afin de gagner du temps et de l’énergie.
Un bureau de gestion de projets a la responsabilité d’assurer une collaboration et une communication fluides entre les équipes et les collaborateurs. Il impulsera une dynamique d’équipe, veillant à ce que tout le monde soit et reste sur la même longueur d’onde, prévenant ou résolvant les conflits et les désaccords. Il encouragera et cultivera un esprit d’équipe, en aidant le groupe à prendre conscience des forces et faiblesses de chacun afin que les bonnes compétences puissent être utilisées au bon endroit, au bon moment, et que les membres de l’équipe puissent s’entraider. Cela permettra d’améliorer la coordination et de travailler plus rapidement et plus efficacement, de traiter les problèmes plus vite, et d’accroître la productivité et l’implication des collaborateurs.
Ce travail sur les équipes revêt une importance capitale avec l’essor et la propagation du télétravail. Certaines entreprises ont fondé leur modèle de fonctionnement sur le télétravail. Mais beaucoup d’autres ont récemment été contraintes de s’y mettre soudainement. Dans ce contexte, un bureau de gestion de projets est un véritable atout : il aide à constituer et à animer des équipes projets virtuelles, encourageant les interactions et assurant une communication et une collaboration claires entre des collaborateurs distants.
Il est aujourd’hui essentiel pour un PMO de s’assurer que l’organisation dispose des outils et logiciels appropriés pour accompagner le travail de gestion de projets. Les logiciels et solutions professionnels de gestion de projets sont conçus pour faciliter les activités de gestion de portefeuilles de projets en automatisant un certain nombre des tâches qui étaient autrefois effectuées manuellement afin d’accélérer et d’améliorer l’exécution.
Un bon outil de gestion de projets doit fournir un système centralisé permettant de décloisonner les données et d’obtenir une visibilité en temps réel sur l’ensemble des projets et des portefeuilles. Il doit permettre au PMO de recueillir des données à la source en un clic, et d’effectuer des analyses poussées. Il doit également permettre de décomposer un projet en différentes phases et activités, et d’en gérer finement tous les aspects (calendrier, budget, ressources, etc.). De manière générale, un bon outil de gestion de projets améliorera les performances de l’organisation et l’aidera à réagir plus rapidement aux changements conjoncturels.
Outre la sélection, l’acquisition et la mise en œuvre des outils appropriés, le PMO encouragera leur adoption et leur utilisation via des efforts de conduite du changement et de formation aidant les utilisateurs à tirer le meilleur parti de ces nouveaux systèmes.
Optimiser l’efficacité et l’efficience de la planification des ressources est l’une des responsabilités les plus essentielles d’un PMO. Le principe est simple. D’une part, le PMO doit s’assurer que les bonnes ressources, disposant des bonnes compétences, sont affectées au bon projet ou à la bonne tâche, et ce au bon moment. D’autre part, il doit maximiser l’utilisation des ressources de l’organisation, en veillant à ce que les ressources stratégiques ne soient pas surchargées et à ce que chacun travaille à pleine capacité. Cela permettra de minimiser le gaspillage de ressources et contribuera à accroître la productivité et à réduire les coûts, mais aussi à améliorer l’efficacité et la qualité des projets. En un mot, optimiser les ressources est vital pour la réussite d’une entreprise.
Pour y parvenir, un bureau de gestion de projets recueille des données à jour sur les compétences, profils et expériences des employés et les consolide dans un référentiel unique et partagé afin de fournir à toutes les parties prenantes une bonne visibilité sur la capacité, la disponibilité et les attributs des ressources. Il met en place un système efficace pour la planification et la gestion des ressources, avec notamment des méthodes bien cadrées pour gérer les demandes, allocations et affectations de ressources. Il est crucial que le système de gestion des ressources mis en place par le PMO permette de gérer les ressources stratégiques qui doivent être partagées entre plusieurs projets et équipes.
En matière de gestion des ressources, les PMO doivent adopter une approche proactive et établir des projections de capacité afin de pouvoir anticiper des excès ou insuffisances de ressources et de s’y adapter en amont. Cela permettra d’optimiser les effectifs et d’aider l’organisation à mieux faire face aux incertitudes conjoncturelles.
Cette capacité à se projeter dans l’avenir est d’ailleurs essentielle pour les PMO. Outre les projections de charge et de capacité, votre bureau de gestion de projets se livrera à diverses activités prévisionnelles. Dans un contexte en mutation rapide, il est essentiel pour les PMO de mener des analyses prédictives afin d’anticiper l’évolution des projets et des portefeuilles de l’organisation. Le PMO mettra donc à profit ses outils technologiques pour créer divers scénarios prospectifs qui aideront à prédire les conséquences que peuvent avoir les décisions et à choisir le meilleur plan d’action.
Autre mission essentielle du PMO, la fourniture de rapports de gestion de projets aux dirigeants et aux décideurs garantit la capacité de la direction générale à prendre rapidement des décisions éclairées. Parce qu’il centralise toutes les informations relatives aux projets et aux portefeuilles, le bureau de gestion de projets est chargé de les consolider et de les mettre en forme pour les transmettre aux bonnes parties prenantes. Les rapports peuvent inclure des données sur la santé et l’avancement de divers projets, en mettant l’accent sur leurs jalons clés ; des informations détaillées sur les aspects financiers et l’utilisation prévisionnelle et réelle des ressources ; des alertes au sujet de risques, problèmes ou changements liés aux projets ; des analyses et des synthèses au niveau du portefeuille. Afin de garantir la cohérence et la clarté des rapports, la plupart des PMO se dotent d’une bibliothèque d’indicateurs clés de performance (KPI) et utilisent des modèles de rapports standard.
Enfin, un PMO joue un rôle stratégique extrêmement précieux : il va s’assurer que les activités liées aux projets servent les objectifs stratégiques de l’entreprise. Ayant une bonne compréhension des orientations de l’entreprise, un bureau de gestion de projets est en mesure de sélectionner et de prioriser les projets les plus susceptibles de contribuer à la réalisation des objectifs tactiques et stratégiques de l’entreprise, et de créer de la valeur long terme.
Ce survol des différentes tâches et responsabilités que peut assumer un bureau de gestion de projets démontre bien sa valeur et ses avantages pour une organisation.
Le PMO identifie et applique les bonnes pratiques du secteur, il aide à gérer et à réduire les coûts, il maximise et optimise l’utilisation des ressources, il améliore la collaboration et la productivité, il diffuse dans l’entreprise des informations et connaissances utiles, il contribue à la prise de décisions stratégiques et renforce la cohérence entre les projets et les objectifs de l’organisation… En d’autres termes, un PMO est en soi une source de valeur : bien qu’il puisse mener toutes sortes d’activités, elles visent toutes à générer des bénéfices directs pour l’entreprise.
>En synthèse :
- Un PMO est une structure polyvalente pouvant assurer tout un éventail de tâches et de responsabilités variées.
- L’action du PMO peut contribuer de manière significative à la réussite des projets, à l’efficacité de l’utilisation des ressources, à la productivité du travail et à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise.
Pour plus d’informations sur le rôle du PMO, nous vous invitons à consulter :
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