Comment Optimiser la Gestion du Portefeuille d’Entreprise Grâce à une Gouvernance Solide
En Synthèse :
- Un système de gouvernance de portefeuille de projets fournit un ensemble de procédures cadrant le recueil, l’évaluation, le classement, le suivi et la gestion de l’ensemble des projets afin d’aider les gestionnaires et les cadres à prendre des décisions éclairées et à maximiser la valeur ajoutée.
- La gouvernance de votre portefeuille doit inclure une matrice des rôles et responsabilités, un glossaire de la gestion de portefeuilles de projets, un jeu d’indicateurs standards, ainsi qu’un ensemble de procédures et de critères pour guider les décisions. Il est recommandé de consolider ces éléments en une charte officielle de la gestion de portefeuilles de projets.
Pour préserver la valeur de l’activité projets d’une organisation, il est absolument essentiel de disposer d’une bonne gouvernance. La gouvernance d’un portefeuille englobe l’ensemble des procédures utilisées par une entreprise pour superviser la gestion de son portefeuille de projets. Il s’agit de fournir les bonnes informations aux bonnes personnes, au bon moment, afin de leur permettre de prendre les bonnes décisions. Une solide gouvernance garantit également la cohérence et la réplicabilité des activités de gestion du portefeuille de projets.
Qu’est-ce que la gouvernance d’un portefeuille de projets ?
Tout comme la gouvernance d’entreprise, qui se définit comme « l’ensemble des règles qui régissent la manière dont les entreprises sont contrôlées et dirigées », la gouvernance d’un portefeuille de projets désigne les normes et mécanismes qui déterminent les pouvoirs décisionnaires et les responsabilités dans le cadre de la gestion de ce portefeuille.
Une bonne gouvernance de portefeuille doit inclure des dispositions et des directives encadrant la gestion de chaque phase et de chaque aspect des projets compris dans le portefeuille, du traitement des demandes et de la sélection des projets au suivi de l’exécution et de l’avancement. L’objectif est d’aider les responsables opérationnels et les décideurs exécutifs à sélectionner, prioriser, planifier, séquencer et gérer leurs projets afin de maximiser la valeur ajoutée pour l’organisation.
Parce qu’il offre un cadre global et exhaustif pour les décisions liées aux projets et aux portefeuilles, un système de gouvernance bien structuré contribue également à améliorer la manière dont les équipes et parties prenantes communiquent, collaborent et échangent des informations.
Objectifs et bénéfices d’un bon système de gouvernance de portefeuille
Une gouvernance de portefeuille efficace se traduit généralement par :
- Une définition claire des rôles et responsabilités de toutes les parties prenantes impliquées.
- Une meilleure conformité aux normes et exigences légales, réglementaires, éthiques, etc.
- Une meilleure cohésion et une meilleure cohérence entre les équipes et les parties prenantes, notamment grâce à des mécanismes de résolution des conflits.
- Une meilleure visibilité sur l’activité projets grâce à des rapports clairs
- Une flexibilité et une réactivité organisationnelles accrues, dans la mesure où le système de gouvernance comprend également des dispositions concernant l’adaptation du processus de gestion de portefeuilles de projets à l’évolution des besoins ou des exigences.
Comment définir et mettre en œuvre un système de gouvernance du portefeuille de projets ?
1. Déterminer les responsabilités respectives
Déterminez les rôles et les responsabilités qui incombent aux parties prenantes internes et externes. L’objectif est de définir clairement qui doit approuver le lancement d’un projet et son incorporation au sein d’un portefeuille, qui doit prendre la décision d’arrêter ou de reporter un projet, qui contrôle le budget global, qui assume la responsabilité des résultats des projets et de la performance technique comme financière du portefeuille.
Au nombre des principaux acteurs d’une gouvernance de portefeuille figure traditionnellement un bureau de gestion de projets, qui est responsable de la supervision et du suivi des projets ainsi que de la bonne application des procédures établies. En outre, un comité de pilotage (ou conseil de gouvernance) de la gestion de portefeuilles de projets, réunissant généralement des décideurs opérationnels et stratégiques, peut être créé pour aider à définir les priorités et les critères de prise de décision.
2. Établir un cadre pour améliorer la communication et la collaboration
Afin de fédérer l’ensemble des parties prenantes et de s’assurer qu’elles parlent le même langage, le système de gouvernance de votre portefeuille doit inclure un ensemble de termes et d’indicateurs standards devant être utilisés par l’ensemble des équipes et services pour toutes les activités liées à la gestion de portefeuilles de projets.
3. Formaliser des critères et des procédures pour les décisions relatives aux projets et au portefeuille
La sélection d’un projet et son incorporation au sein d’un portefeuille doit se fonder sur une évaluation réaliste de sa valeur potentielle pour l’entreprise, compte tenu de son impact potentiel sur les ressources de l’organisation. Il est donc indispensable de disposer de procédures établies pour rationaliser votre portefeuille d’investissements, avec des règles claires pour examiner, évaluer (notamment estimer les coûts et les bénéfices), approuver et prioriser les idées de projets en fonction de critères prédéfinis.
De même, vous avez besoin d’un ensemble de procédures et de critères pour structurer la manière dont vos équipes gèrent l’exécution des projets, suivent leur avancement, et ajustent le portefeuille (par exemple en prenant des décisions d’arbitrages, de reports ou d’arrêts de projets).
4. Consolider vos règles et procédures en une charte de la gestion de portefeuilles de projets
L’objectif d’une charte de gestion de portefeuilles de projets est de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Votre charte doit énoncer clairement la mission de votre structure de gestion de portefeuilles de projets et en expliquer les buts et les objectifs à long terme. Elle doit également détailler l’ensemble des politiques, normes, procédures et bonnes pratiques que vous avez définies dans le cadre de votre gouvernance PPM, afin que toutes les parties prenantes au travers de l’entreprise puissent s’y référer.
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