Que doit offrir un bon tableau de bord pour la gestion d’un portefeuille de projets ?
En synthèse :
- Les tableaux de bord de portefeuilles de projets sont utilisés par les PMO et autres décideurs côté projets ou côté métiers pour récupérer des informations exploitables sur la santé et la performance de leurs portefeuilles de projets.
- La plupart des tableaux de bord numériques sont construits autour d’un ensemble de fonctionnalités incontournables, comme un score de santé et des calendriers à l’échelle du portefeuille.
- La liste des fonctionnalités requises peut varier d’une organisation à l’autre, mais il est en tout cas recommandé d’opter pour un tableau de bord flexible, personnalisable, dynamique et simple d’usage.
Les bureaux de gestion de projets sont souvent chargés de la gestion centralisée de groupes de projets et programmes connexes – en d’autres termes, de portefeuilles. Ces portefeuilles incluent parfois une certaine quantité de projets complexes et stratégiques, de sorte qu’il peut s’avérer difficile de vous faire une idée claire de l’activité au niveau du portefeuille et de vous assurer que les informations dont vous disposez sont bien à jour. C’est précisément là l’intérêt des tableaux de bord de portefeuilles de projets. Ces tableaux de bord PPM sont des outils conçus pour offrir un éclairage consolidé sur l’état et la santé des projets d’un portefeuille, tout en vous aidant à en planifier les prochaines étapes et à élaborer des plans d’action. Voici ce que les professionnels de la gestion de portefeuilles de projets doivent savoir sur les tableaux de bord de portefeuilles.
Tableaux de bord de portefeuilles de projets : pour quoi faire ?
L’objectif d’un tableau de bord de portefeuille est de fournir à toutes les parties prenantes concernées une vue d’ensemble synthétique de l’état et de la santé de l’ensemble des projets d’un portefeuille.
Les tableaux de bord de portefeuilles de projets sont généralement utilisés par les managers et décideurs côté projets ou côté métiers (gestionnaires de portefeuille, directeurs informatiques, cadres exécutifs, PMO, ou tout autre gestionnaire supervisant plusieurs projets et ayant besoin d’une vue globale de leur état et de leur condition).
Les tableaux de bord de portefeuilles peuvent également être utilisés par les chefs de projets ou de programme lorsqu’ils adressent leurs rapports aux référents et porteurs des projets ou à d’autres parties prenantes.
Un tableau de bord de portefeuille consolide différents rapports, graphiques, diagrammes et écrans, ainsi qu’une gamme d’indicateurs clés de performance pour aider à suivre et à mesurer la santé des projets, leur avancement, et leur équilibre financier. Il fournit une vue d’ensemble du portefeuille, vous aidant à comprendre si les projets se déroulent comme prévu, si les résultats effectivement atteints correspondent aux plans et aux attentes, comment l’argent est dépensé, et quels sont les problèmes ou les blocages auxquels le portefeuille peut éventuellement être confronté. L’objectif est de faciliter et d’accélérer les décisions concernant le portefeuille et de permettre aux décideurs d’anticiper les obstacles éventuels afin de maximiser la valeur globale qu’ont pour l’organisation les activités liées aux projets.
Un bon tableau de bord de portefeuille de projets doit permettre de rentrer dans les détails des projets, mais il est avant tout conçu pour communiquer des informations synthétiques et stratégiques sur le portefeuille dans son ensemble.
Les ingrédients clés d’un bon tableau de bord de portefeuille de projets
Par le passé, les professionnels de la gestion de portefeuilles de projets ont pu utiliser diverses méthodes artisanales pour construire leurs tableaux de bord de portefeuilles : tableaux de bord établis manuellement sur papier, développements spécifiques sur la base d’Excel ou d’autres outils bureautiques… Mais, de nos jours, un tableau de bord de portefeuille de projets prend généralement la forme d’un module dédié au sein d’une plateforme professionnelle de gestion de portefeuille de projets.
Il n’existe pas de norme absolue en matière de tableaux de bord de portefeuilles, mais voici quelques-unes des fonctionnalités et quelques-uns des écrans que la plupart des éditeurs de logiciels de PPM proposent :
- Un graphique chronologique montrant les échéances prévisionnelles des projets et matérialisant leurs connexions, leurs dépendances et leur avancement (et attirant notamment l’attention sur les projets qui prennent du retard).
- Des indicateurs et graphiques de santé reflétant la santé opérationnelle et financière du portefeuille et des différents projets qu’il englobe. Ils sont souvent présentés sous forme d’indicateurs de type « feux de signalisation » (vert, orange, rouge) ou de visualisations de type heat map.
- Une liste des projets, des budgets et des équipes, avec un résumé de tous les projets.
- Des indicateurs portant spécifiquement sur les budgets (par exemple, le budget rapporté aux dépenses et coûts réels).
- Une analyse de l’utilisation effective et prévisionnelle des ressources
- Des fonctionnalités permettant d’évaluer la cohérence du portefeuille avec les leviers et priorités stratégiques de l’organisation
- Une vue d’ensemble des anomalies, risques et tâches en suspens par projet et des risques non gérés au niveau du portefeuille.
- Des fonctionnalités permettant de partager des commentaires et des notes, d’envoyer des notifications et de rentrer dans les détails des projets individuels.
Points à considérer lors du choix ou de la création d’un tableau de bord de portefeuille
Comme mentionné plus haut, les tableaux de bord de portefeuilles peuvent se présenter sous différentes formes et inclure différentes fonctionnalités. Le tableau de bord de portefeuille dont votre organisation a besoin dépendra de vos priorités stratégiques et opérationnelles, du type et de la taille de vos projets et portefeuilles, et de votre méthodologie de gestion de portefeuilles de projets.
Toutefois, lorsque vous serez amené à évaluer différentes solutions logicielles, il est recommandé de vous assurer que les tableaux de bord de portefeuilles de projets qu’elles proposent répondent à certaines conditions essentielles :
- La facilité d’utilisation : Votre tableau de bord de portefeuille de projets consolidera d’importantes masses de données, auxquelles divers utilisateurs (dont des profils non opérationnels et non techniques) devront accéder. D’où la nécessité de veiller à ce que votre tableau de bord soit aussi intuitif et simple à prendre en main que possible.
- La personnalisation : En fonction de la culture et des méthodes de votre organisation, ainsi que des habitudes de vos collaborateurs et dirigeants en matière de consommation d’informations, vous pourriez vouloir personnaliser les écrans, la navigation, et l’ergonomie de votre tableau de bord pour améliorer l’expérience utilisateur globale. Disposer d’un tableau de bord de portefeuille personnalisable, flexible et évolutif vous permettra également d’ajouter des fonctionnalités et des rapports supplémentaires si le besoin s’en fait sentir à l’avenir.
- Le caractère dynamique : Le changement est inhérent à la gestion de projets. Veillez à ce que le tableau de bord de portefeuille de projets sur lequel vous portez votre choix ait la capacité de mettre à jour les données en temps réel.
