Quelles sont les activités clés de la gestion de portefeuilles ?

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En synthèse :

• La gestion de portefeuilles de projets est une méthodologie conçue pour maximiser la valeur et les résultats des projets pour l’organisation.
• Les méthodes de PPM rationalisent et optimisent le processus de sélection et de priorisation pour aider les entreprises à constituer des portefeuilles de projets à haute valeur ajoutée.
• Après l’évaluation initiale, les gestionnaires de portefeuilles doivent régulièrement revoir leurs portefeuilles pour s’assurer que les projets restent en mesure de fournir les bénéfices attendus. Cela passe notamment par un suivi en temps réel des risques liés aux projets et aux portefeuilles.
• Grâce à leur vision globale de l’activité projets et à leur approche pragmatique et empirique, les gestionnaires de portefeuilles sont idéalement positionnés pour améliorer la collaboration entre les équipes projets.

Vous avez probablement entendu parler de « gestion de portefeuilles » dans un contexte financier, où le terme fait référence à des stratégies de gestion d’actifs conçues pour maximiser le rendement tout en minimisant le risque.

De même, la gestion de portefeuilles de projets (généralement abrégée en PPM, pour Project Portfolio Management) est une méthode visant à permettre à une organisation de déterminer les projets à mener afin d’obtenir le meilleur retour sur investissement.

Il s’agit d’identifier, de prioriser et de sélectionner les projets servant le mieux les objectifs globaux de l’entreprise et de déterminer la manière optimale de les séquencer afin de tirer le meilleur parti de l’activité projets.

Parce qu’elle implique l’administration centralisée d’un ou plusieurs portefeuille(s) de projets, la gestion de portefeuilles couvre et englobe un éventail incroyablement large d’activités, de la standardisation des méthodes de gestion de projets à l’optimisation de l’utilisation des ressources. Cependant, ces diverses activités n’ont pas toutes la même importance. Cet article se concentre sur les composantes de la méthode PPM qui sont les plus critiques pour garantir une gestion efficace et efficiente des portefeuilles de projets.

Afin de maximiser la valeur et les bénéfices qu’une organisation peut retirer des projets, il est essentiel de commencer par choisir les bons projets à lancer : les précieuses ressources de l’entreprise ne doivent être engagées que dans des projets qui offrent un rendement élevé eu égard aux objectifs de l’entreprise.

La discipline de gestion de portefeuilles de projets fournit une approche structurée pour aider l’entreprise à sélectionner les nouveaux projets dans lesquels elle va investir. Pour s’acquitter avec succès de l’épineuse mission que représente la sélection des projets, les gestionnaires de portefeuilles doivent prendre en compte la valeur relative des différents projets et programmes que l’entreprise a l’opportunité de mener. L’objectif est d’évaluer aussi précisément et justement que possible le rendement et les risques potentiels de plusieurs projets concurrents afin de réaliser les meilleurs arbitrages – au lieu de décider d’investir dans des projets sur la base d’intuitions ou de préférences personnelles. Parce qu’elle objectivise les décisions d’investissement, la sélection des projets basée sur une méthode de PPM contribue à fédérer l’ensemble des parties prenantes autour d’une vision partagée et d’objectifs communs.

Optimiser la composition des portefeuilles de projets

Outre l’identification et la priorisation des initiatives les plus prometteuses, la gestion de portefeuilles de projets offre une approche méthodique et structurée à la constitution et à l’optimisation des portefeuilles. Bien qu’un portefeuille regroupe généralement des projets et des programmes connexes dont la gestion consolidée peut générer des synergies, il est essentiel de diversifier le mix projets. Tout comme un portefeuille d’actifs financiers, votre portefeuille de projets doit présenter un sain équilibre entre des programmes et des projets de périmètres, de natures et de profils de risque différents. L’objectif est de trouver le bon équilibre entre projets risqués et projets de routine, et entre initiatives de longue haleine et projets à court terme, et ce afin d’optimiser le profil de risque global du portefeuille.

À cet égard, la réussite d’une stratégie de gestion de portefeuilles de projets dépend de la capacité de l’entreprise à prendre ses décisions sur la base d’une vision claire et exhaustive des leviers de valeur et des stratégies de l’organisation d’une part, et du portefeuille de projets d’autre part. Il est particulièrement important pour les professionnels de la gestion de portefeuilles de se ménager une compréhension fine des interrelations et des dépendances entre les projets (par exemple la nécessité de partager des ressources productives, les relations de subordination, etc.), et notamment de recueillir toutes les informations pertinentes sur les investissements passés et futurs, toutes applications et toutes branches d’activité confondues.

Une analyse de la valeur et des risques doit être effectuée au stade de la sélection du projet, mais aussi réactualisée tout au long de son cycle de vie. Des aléas – qu’ils soient externes ou internes à l’organisation – sont susceptibles de survenir et de modifier les conditions dans lesquelles vous avez fait vos arbitrages initiaux. De plus, les interrelations qui lient les différents projets d’un portefeuille les uns aux autres amènent tout changement à faire boule de neige et à impacter l’ensemble du portefeuille.

D’où l’importance pour les gestionnaires de portefeuilles de projets de superviser l’exécution des projets et d’effectuer les ajustements nécessaires en temps voulu afin de s’assurer que le portefeuille reste compétitif et pertinent par rapport à la vision, aux plans stratégiques et aux enjeux de l’organisation.

Focus sur la gestion des risques

Pour s’assurer que l’activité projets maximise les chances pour l’entreprise d’atteindre ses objectifs et optimise sa capacité à réaliser les bénéfices escomptés, il est essentiel d’adopter une approche adéquate à la gestion des risques.

Les gestionnaires de portefeuilles ou les bureaux de gestion de projets doivent concevoir et mettre en œuvre des politiques et des méthodes spécifiques pour identifier, surveiller, et prévenir ou remédier aux divers facteurs de risque susceptibles de compromettre la capacité des projets à produire les résultats espérés et d’amoindrir la valeur du portefeuille. Un bon cadre méthodologique de gestion des risques doit inclure des indicateurs spécifiques pour évaluer et jauger les risques (par exemple le rapport coût/rendement), avec des seuils clairement définis pour l’arrêt ou le réexamen du projet. Il doit également intégrer des stratégies de prévention, d’atténuation et de correction des risques. Il est important de noter qu’un tel plan de gestion des risques doit couvrir toute la palette des risques : financiers, technologiques, opérationnels, etc.

En analysant la valeur et le risque des projets et des portefeuilles en temps réel, non seulement au stade de la sélection, mais tout au long de la vie des projets, les professionnels de la gestion de portefeuilles peuvent s’assurer que leurs portefeuilles sont et restent sur la bonne voie : celle de la maximisation de la valeur ajoutée pour l’organisation.

Autre mission clé des responsables de la gestion de portefeuilles : favoriser une meilleure collaboration entre les équipes projets. Les portefeuilles peuvent englober des projets très divers, impliquant des catégories très différentes de parties prenantes tout en devant se partager les ressources limitées de l’organisation. L’approche objective et factuelle à la sélection et la priorisation des projets qu’induit la gestion de portefeuilles permet de minimiser les conflits et les malentendus pour faire place à une meilleure cohésion entre les équipes.

La discipline de gestion de portefeuilles de projets rend également visibles les liens entre les activités liées aux projets et les objectifs à long terme de l’entreprise, ce qui permet de fédérer davantage encore les parties prenantes autour d’une vision commune.

Pour permettre une collaboration efficace et une cohésion constructive, les gestionnaires de portefeuilles de projets doivent s’assurer que des outils de communication et de collaboration adéquats sont déployés et adoptés. Si ce n’est pas le cas, l’acquisition d’un puissant logiciel de gestion de portefeuilles de projets peut considérablement améliorer la collaboration. 

Pour en savoir plus sur la gestion de portefeuilles :

• Pourquoi avez vous besoin d’un outil de PPM ?
• Pourquoi la gestion de portefeuilles de projets est elle si importante ?
• Quels sont les différents types de bureaux de gestion de projets ?