Aperçu des Grandes Phases de la Gestion de Projets
En Synthèse :
- Dans les méthodologies traditionnelles et linéaires de gestion de projets, les projets sont généralement divisés en cinq phases distinctes : le lancement, la planification, l’exécution, le suivi et la clôture.
- Mener à bien chacune de ces étapes au moment opportun est indispensable pour assurer la réussite et la rentabilité du projet.
Le Project Management Institute (PMI) décompose le cycle de vie d’un projet en cinq « groupes méthodologiques » spécifiques, qui doivent être réalisés de manière séquentielle. Si l’on en croit les bonnes pratiques en vigueur dans le milieu de la gestion de projets, le respect de ces cinq phases (lancement, planification, exécution, contrôle et clôture) est essentiel pour gérer efficacement les projets et les mener à bien. Examinons chacune d’entre elles.
Lancement du Projet
Selon le PMI, la phase de lancement est la première étape du processus qui va transformer une idée en un produit, un service ou un système bien réel. Cette phase consiste en la construction d’une étude d’opportunité et la formulation d’une description générale de la raison d’être du projet, des défis et des opportunités qu’il doit aider à relever ou à saisir, des orientations stratégiques qu’il sert, de ses objectifs et de son périmètre global, de son budget et de son calendrier indicatifs. Les fruits de cette réflexion peuvent être consolidés en une charte afin de faciliter la communication et les échanges avec les parties prenantes et les décideurs qui devront en fin de compte donner le feu vert au projet.
Le lancement du projet implique également l’identification formellement du chef de projets en charge ainsi que des collaborateurs qui seront impliqués dans l’exécution du projet, en précisant leurs rôles respectifs. Durant cette phase de lancement, les détails et spécifications techniques des livrables sont généralement laissés de côté.
Planification du Projet
La phase de lancement a permis de définir le projet et son périmètre dans leurs grandes lignes. Lors de la phase de planification, vous entrez véritablement dans le vif du sujet. À ce stade, les chefs de projets doivent détailler le périmètre du projet, ses caractéristiques, ses grands jalons, ainsi que les coûts et délais estimés – sur la base desquels ils pourront établir un calendrier pour l’exécution. Le périmètre, le coût et le calendrier ainsi définis doivent être assorti de points de référence clairs afin de faciliter le contrôle et le suivi du projet lors des phases suivantes.
La feuille de route ainsi élaborée doit aussi comprendre des plans et dispositions pour parer à tout ce qui pourrait mal tourner (en d’autres termes, les risques) et fournir un cadre méthodologique à la gestion du projet (par exemple, des mécanismes de gouvernance, de communication, de restitution et de contrôle de la qualité).
La phase de planification du projet est également celle durant laquelle les chefs de projets formalisent un calendrier détaillé pour la livraison, définissent la répartition du travail, se fixent des objectifs spécifiques et mesurables, et dressent une cartographie de l’ensemble des exigences et contraintes techniques.
À l’issue de la phase de planification, le chef de projets et l’équipe projet doivent avoir une idée claire de ce qu’ils veulent atteindre et réaliser, mais aussi des conditions clés qui doivent être remplies pour assurer la réussite du projet et sa bonne livraison. Dans la plupart des cas, la phase de planification est de loin la plus longue et la plus délicate de tout le processus.
Exécution du Projet
Il ne suffit pas d’accomplir le travail. Les chefs de projets doivent s’assurer que l’initiative va effectivement répondre aux attentes et générer les bénéfices escomptés pour l’organisation.
À cette fin, ils doivent suivre de près la progression de l’exécution, évaluer les résultats ainsi que leur cohérence avec les objectifs et références, et éventuellement effectuer tout changement requis pour corriger le tir.
Cela implique de suivre un certain nombre d’indicateurs clés de performance dans plusieurs domaines : comparer les coûts et la consommation de ressources réels aux estimations et au budget, s’assurer que les tâches sont achevées dans les délais convenus, veiller à ce que les livrables soient prêts pour les contrôles qualité et éventuellement pour les passages de jalons, assurer la liaison avec d’autres chefs de projets ou gestionnaires de ressources pour anticiper l’impact d’éventuels retards au niveau d’autres projets connexes, etc.
Cette phase de suivi et de contrôle a lieu tout au long de l’exécution du projet.
Suivi et Contrôle du Projet
Il ne suffit pas d’accomplir le travail. Les chefs de projets doivent s’assurer que l’initiative va effectivement répondre aux attentes et générer les bénéfices escomptés pour l’organisation.
À cette fin, ils doivent suivre de près la progression de l’exécution, évaluer les résultats ainsi que leur cohérence avec les objectifs et références, et éventuellement effectuer tout changement requis pour corriger le tir.
Cela implique de suivre un certain nombre d’indicateurs clés de performance dans plusieurs domaines : comparer les coûts et la consommation de ressources réels aux estimations et au budget, s’assurer que les tâches sont achevées dans les délais convenus, veiller à ce que les livrables soient prêts pour les contrôles qualité et éventuellement pour les passages de jalons, assurer la liaison avec d’autres chefs de projets ou gestionnaires de ressources pour anticiper l’impact d’éventuels retards au niveau d’autres projets connexes, etc.
Cette phase de suivi et de contrôle a lieu tout au long de l’exécution du projet.
Clôture du Projet
Comme son nom l’indique, cette dernière phase consiste à clôturer officiellement le projet après avoir achevé les livrables et obtenu validation du client. L’importance de cette étape est trop souvent sous-estimée, ce qui peut avoir des conséquences problématiques : contrats de travail temporaire non rompus, données non archivées, etc. Cette phase implique généralement l’organisation d’une réunion de clôture formelle avec l’équipe pour faire le point sur le déroulement et les performances du projet, la consolidation et l’archivage des enseignements au sein d’une base de connaissances auquel les autres chefs de projets peuvent accéder pour référence ultérieure, et la formalisation d’un rapport de synthèse détaillé. Et, peut-être le plus important… N’oubliez pas de fêter la fin du projet avec votre équipe !
