Si vous vous demandez si vous devriez implémenter, vous savez déjà probablement que les PMO sont conçus pour améliorer les activités projets. Mais connecter cela à un ROI mesurable ou à une amélioration des résultats de l’entreprise n’est pas forcément évident. Alors que c’est précisément ce type de bénéfices stratégiques que vous espérez atteindre en créant un PMO. Voici, pour alimenter votre réflexion, un aperçu des principaux avantages et inconvénients PPM d’un bureau de gestion de projets.
Les 5 avantages d’un PMO
Avantage #1 : Un PMO pour résoudre les principaux problèmes et difficultés
De nombreuses organisations sont confrontées à un problème de valeur ajoutée du travail. Les collaborateurs gaspillent un temps considérable sur des tâches dépourvues de valeur ajoutée. Un PMO peut résoudre cela en consolidant les données en une base unique, garantissant leur qualité et leur visibilité. Ainsi, plus de temps perdu à rechercher des informations, plus de multiplication de feuilles Excel à réconcilier. Tout ce dont l’entreprise a besoin pour suivre et gérer les projets est accessible en un clic. Un PMO équipé des bons outils peut ainsi réduire de 25 % le temps passé par les chefs de projets à effectuer manuellement des tâches sans valeur ajoutée.
Au nombre des autres problèmes répandus figure un taux excessif de projets échouant à produire la valeur attendue. Cela peut découler de processus de sélection ou d’exécution suboptimaux. Ou encore de projets trop longs, mobilisant des ressources sur des périodes excessives et retardant la commercialisation de nouveaux produits.
Un bureau de gestion de projets apporte une solution à ces problèmes. En s’assurant de la qualité des méthodes de travail, en les optimisant si nécessaire, en institutionnalisant une démarche de travail plus structurée et des outils plus efficaces ainsi que des bonnes pratiques, les PMO ont la capacité de résoudre les difficultés spécifiques qui freinent l’organisation et pèsent sur ses résultats.
Avantage #2 : Un PMO pour une meilleure maîtrise des activités PPM
Les PMO cherchent à développer et à appliquer des méthodes normalisées pour renforcer la cohérence entre les équipes projets. Ces normes et standards peuvent concerner toutes les activités projets, notamment : la collection de données, le reporting, le suivi des projets et la communication entre équipes.
Avec un PMO pour uniformiser les méthodes, pratiques, et terminologies communes, pas de risque d’incompréhensions. Votre bureau de gestion de projets supervisera également le déroulement de l’exécution des projets et des activités liées. Il s’agit de s’assurer que tout reste parfaitement sous contrôle, que chaque collaborateur fasse ce qu’il est censé faire au moment opportun et livre dans les délais, que les bonnes pratiques soient appliquées et reproduites, et que tous les projets restent en bonne santé.
Les bureaux de gestion de projets mettent également en place une structure de gouvernance pour les activités de gestion de projets. Le PMO définit clairement les responsabilités respectives et déterminant qui doit répondre de quoi. Ainsi, en cas de problèmes ou d’imprévus, une chaîne de commande claire accélère la résolution des difficultés.
Avantage #3 : Un PMO pour mieux gérer les données
De nombreuses organisations et de nombreux décideurs souffrent d’une visibilité insuffisante sur les données et de rapports peu fiables. Sans les bonnes méthodes et les bons outils, la préparation, la production de rapports peut être fastidieuse et chronophage. De plus, des rapports produits manuellement ne sont pas nécessairement à jour ou toujours précis. Ils peuvent varier significativement car chaque chef de projets utilisera les outils de son choix. Par conséquent, les rapports édités par différents chefs de projet peuvent ne pas être comparables.
Un PMO s’assurera d’ouvrir une vue globale et complète sur les projets et les portefeuilles de l’organisation. Il consolidera toutes les données en un référentiel unique, avec des mises à jour automatiques en temps réel. Grâce à cette visibilité, les PMO peuvent aider les décideurs en leur fournissant des informations exhaustives sur les projets. Les dirigeants bénéficient alors de rapports cohérents, avec des visualisations de données attrayantes et claires pour faciliter la compréhension.
Le PMO est, en quelque sorte, le garant des données. Avec l’appui d’outils professionnels, les bureaux de gestion de projets garantissent la qualité et la fraîcheur des informations. Les outils utilisés par les PMO consolident les données, s’assurent de leur cohérence, et les stockent en toute sécurité. Une précision accrue des données relatives à la planification, aux ressources, aux calendriers et aux budgets améliore les décisions. Ces données précises peuvent être traitées automatiquement et faire l’objet d’analyses croisées.
Avantage #4 : Un PMO pour une meilleure rentabilité
Parce que le PMO automatise les activités et tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, telles que la création de tableaux de bord et de rapports, le suivi des temps, le contrôle de l’exécution, etc., vous constaterez des gains de productivité importants, ce qui vous permettra de rentabiliser vos investissements dans vos ressources. D’autant plus que la plupart des PMO s’occupent également du problème de l’allocation des ressources.
L’amélioration de la gestion des ressources renforcera la productivité en évitant les surcharges et sous-affectations. Elle contribuera aussi à réduire la durée des projets. Votre bureau de gestion de projets veillera à ce que les ressources appropriées soient disponibles pour travailler sur les projets à plus forte valeur ajoutée, et que leur taux d’utilisation soit maximisé. Et cela permettra à votre entreprise de gagner en compétitivité, non seulement en termes de gestion de budget, mais aussi en ce qui concerne la satisfaction des clients et les parts de marché.
Avantage #5 : Un PMO pour assurer une compétitivité durable
Les organisations soucieuses de faire plus avec moins peuvent compter sur leur PMO pour sélectionner soigneusement les projets à lancer. Il s’agit de s’assurer que des ressources limitées soient allouées aux projets les plus rentables et les plus stratégiques. Les outils de gestion des demandes du PMO lui permettront ainsi de sélectionner et de prioriser les meilleurs projets. Cela optimisera la valeur et augmentera la portée stratégique des activités liées aux projets. L’objectif étant d’améliorer le pourcentage de projets créant de la valeur. Et de réduire d’autant la proportion de projets considérés comme des échecs.
Un bureau de gestion de projets est en mesure de piloter et exécuter de grands plans stratégiques. Il encourage donc le changement organisationnel et contribue à atteindre les grands objectifs stratégiques de l’entreprise.
Les 3 inconvénients du PMO pour la gestion de portefeuilles de projets
Bien qu’un PMO puisse apporter des avantages PPM substantiels, il est essentiel de s’assurer que les gains que vous procurera votre futur PMO justifieront l’investissement.
Frais administratifs
Commençons par les coûts liés à l’établissement et au fonctionnement d’un PMO (salaires, outils, bureaux, etc.). La création d’un PMO ex nihilo peut requérir un temps et une énergie considérables pour les décideurs et équipes. Cela implique :
- d’effectuer un audit des pratiques établies et une évaluation des besoins de l’organisation,
- de formaliser la mission et la feuille de route du PMO,
- d’engager les ressources requises
- d’étudier le marché pour trouver le bon outil pour votre PMO…
Bref, la création d’un PMO nécessite une bonne dose d’huile de coude ! C’est l’un des principaux inconvénients d’un PMO en matière de gestion de portefeuille de projets.
Une fois votre bureau de gestion de projets opérationnel, vous constaterez peut-être que cette couche supplémentaire de surveillance et de contrôle crée une surcharge et un surcroît de travail pour vos chefs de projet, qui devront produire davantage de rapports.
Manque de pertinence du PMO
Il existe d’innombrables exemples d’échecs de PMO. Voici quelques-unes des raisons pouvant les expliquer :
- l’organisation a établi son PMO à la hâte, sans vraiment prendre le temps d’y réfléchir,
- les chefs de projets ne sont pas parvenus à positionner le PMO correctement ou ont choisi le mauvais type de PMO pour leur organisation,
- les choix qui ont été faits lors du positionnement du PMO n’étaient pas les bons,
- un PMO autrefois efficace n’a pas su s’adapter aux changements et a fini par perdre sa pertinence.
En certaines occasions, il arrive qu’un bureau de gestion de projets soit fondamentalement bancal. Par exemple, certains bureaux de gestion de projets ne parviennent pas à définir et à appliquer des méthodes uniformes. Ils compliquent la vie des équipes projets au lieu de leur faciliter la tâche. Ou encore, le périmètre du PMO peut être trop limité pour qu’il soit en mesure de répondre aux objectifs. Il arrive que la gouvernance d’un PMO soit trop axée sur les critères opérationnels pour servir les orientations stratégiques. Enfin, le personnel du PMO peut ne pas être suffisamment qualifié (compétences techniques et relationnelles) pour remplir sa mission.
Au nombre des lacunes courantes des PMO mal positionnés figure un manque de clarté quant à leurs rôles et responsabilités.
Lors de la création d’une nouvelle structure managériale, l’ambiguïté et la confusion sont généralement fatales. L’objectif et le périmètre du PMO doivent être clairement définis et communiqués à travers l’organisation.
Problèmes de perception
Autre dimension devant être mise en lumière via un effort de communication : l’action du PMO. Votre PMO doit démontrer clairement en quoi il est « rentable ». Il doit montrer quelles améliorations il apporte aux projets et à la mission de l’entreprise.
Si vos collaborateurs ne peuvent pas voir et percevoir les avantages PPM que leur procure votre PMO, ils seront plus susceptibles de le considérer comme un « Big Brother » créé pour surveiller leurs moindres gestes, et/ou comme une structure administrative rigide qui détruit de la valeur en faisant perdre du temps à tout le monde.
Il peut être utile de formaliser la feuille de route et les objectifs de votre nouveau PMO. Puis de documenter les progrès réalisés au fil du temps. Assurez-vous que les indicateurs clés de performance que vous choisissez pour mesurer ces progrès soient suffisamment éloquents. Ils doivent aussi vous permettent d’afficher des résultats à court et moyen terme.
Conclusion
Pour la majorité des organisations projets, la création d’un bureau de gestion de projets est indéniablement une décision judicieuse. Un bon PMO apportera une vraie vision à la façon dont les projets et portefeuilles sont gérés, renforçant l’efficacité. Cependant, la création d’une nouvelle structure managériale est plus qu’un investissement dans vos processus de gestion de portefeuille de projets, ce qui apporte son lot d’inconvénients.
Un bureau de gestion de projets n’est pas une baguette magique qui fera disparaître instantanément tous vos problèmes et blocages. Pour atteindre les bénéfices escomptés, votre PMO doit être positionné de sorte à pouvoir créer une valeur tangible. Vous devez également tenir compte des coûts organisationnels liés à la création et au fonctionnement d’une structure PMO.
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