Qu’est-ce que la gestion de portefeuilles dans la gestion de projets ?

En synthèse :

• La gestion de portefeuilles de projets se définit comme une méthode conçue pour gérer des groupes de projets connexes de manière à en maximiser la valeur et les bénéfices pour l’organisation.
• Le succès d’une approche de PPM requiert une bonne visibilité sur les liens et dépendances entre les projets et une solide compréhension des stratégies et des moteurs de l’entreprise.
• Les organisations grandes comme petites adoptent généralement la gestion de portefeuilles de projets afin de rationaliser la sélection et l’orchestration des projets, d’élaborer une stratégie d’allocation et d’utilisation de leurs ressources clés et de définir des modèles efficaces de gestion de la valeur et des risques.
• Une stratégie de PPM doit être conçue pour s’adapter aux besoins et aux caractéristiques qui singularisent l’organisation. Elle doit faire l’objet d’un suivi dans la durée pour être affinée et optimisée au fil du temps.
• Gestion de portefeuilles de projets : le terme est de plus en plus répandu dans le monde de l’entreprise et se fait omniprésent dans les organisations dont l’activité fait la part belle aux projets. D’où l’importance de bien comprendre les notions et les pratiques liées à la gestion de portefeuilles de projets. Qu’est-ce qu’un portefeuille de projets ? Quelle valeur ajoutée et quels bénéfices une organisation ou un PMO peuvent-ils tirer du regroupement de projets en portefeuilles ? Comment un portefeuille de projets doit-il être géré, et dans quel but ? Voici quelques-uns des points que nous allons aborder dans cet article.

Un portefeuille de projets est tout simplement un ensemble de projets qui sont gérés conjointement afin d’atteindre des objectifs ou de réaliser des bénéfices stratégiques. Tandis que les projets pris individuellement sont définis par des livrables spécifiques, un portefeuille soutient les orientations stratégiques de l’entreprise ou de l’entité. Le regroupement de plusieurs initiatives interdépendantes en portefeuilles permet d’optimiser l’allocation, la priorisation et la programmation des ressources entre plusieurs projets en fonction des objectifs financiers et stratégiques de l’organisation.

Tout comme un portefeuille d’investissement – à savoir un regroupement d’actifs financiers (comme des actions, des obligations, des devises et des titres) appartenant à un investisseur, qui doit s’assurer d’en équilibrer la combinaison pour maximiser le profit avec un risque limité ou contrôlé – un portefeuille de projets doit être équilibré entre projets à court et à long terme, et entre initiatives à haut risque/valeur élevée et projets de base.

Pour citer l’expert en gestion de portefeuilles de projets Harvey A. Levine, l’une des autorités les plus respectées dans le domaine, « la gestion de portefeuilles de projets vise à maximiser la contribution des projets à la santé et à la réussite globales de l’entreprise ».

Tandis que, pour le Project Management Institute, la gestion de portefeuilles de projets est la « gestion centralisée d’un ou de plusieurs portefeuilles pour permettre à la direction générale d’atteindre les buts et objectifs de l’organisation grâce à la prise de décisions efficaces au sujet des portefeuilles, des projets, des programmes et des opérations. »

La discipline se concentrant sur la gestion d’ensembles de projets interconnectés et interdépendants, elle nécessite de coordonner de multiples initiatives qui partagent des ressources productives, financières et humaines. Les gestionnaires de portefeuilles doivent donc s’assurer d’avoir une bonne compréhension des différents projets qui relèvent de leur domaine, et notamment des liens et dépendances qui les unissent.

La méthodologie de gestion de portefeuilles de projets est conçue pour aider les PMO à déterminer la meilleure façon de séquencer, d’organiser et de prioriser un ensemble de projets afin de générer des synergies et d’améliorer l’efficacité de l’exécution, de diversifier les risques, et d’assurer la cohérence de l’activité projets avec les objectifs stratégiques et tactiques de l’organisation.

C’est généralement lorsqu’une croissance importante du nombre et de la complexité des idées de projets oblige les chefs de projets et les PMO à faire des arbitrages difficiles qu’une entreprise commence à ressentir le besoin d’une approche formalisée à la gestion des portefeuilles de projets. Le budget, la trésorerie, les équipements et les ressources d’une entreprise sont par nature limités. Répartir les moyens de production disponibles entre une poignée de projets simples ne pose généralement pas de souci. En revanche, articuler et prioriser des dizaines d’initiatives différentes mais interdépendantes requiert un petit peu plus de préparation et d’organisation.

Les projets menés par une organisation peuvent émaner de nombreuses sources différentes. Les chefs de projets et les chefs de produits, les dirigeants, les responsables des opérations, les équipes marketing et ventes ne sont que quelques-unes des fonctions et des parties prenantes susceptibles de proposer des projets et d’insister pour qu’ils soient réalisés. En l’absence d’une méthode solide et établie pour filtrer, séquencer et organiser les idées et les demandes de projets, les organisations se retrouvent avec une quantité ingérable de projets simultanés et/ou avec un amas chaotique de projets mal assortis, contradictoires ou redondants. Dans tous les cas, ce manque de clarté et de contrôle sur les projets se traduit par des résultats médiocres de l’activité projets – compromettant la capacité de l’organisation à matérialiser ses stratégies et à remplir sa mission.

Les méthodes de gestion de portefeuilles sont conçues pour aider les PMO à stabiliser et à optimiser la gestion de leurs projets et à obtenir des résultats plus prévisibles et plus stratégiques. L’objectif est de maximiser les bénéfices que l’organisation retire de ses investissements dans les projets.

Tout d’abord, une approche de gestion par portefeuilles aide les bureaux de gestion de projets à sélectionner et à prioriser les meilleurs projets. Quels sont les meilleurs projets du point de vue de la gestion de portefeuilles ? Pour schématiser, les projets à plus forte valeur sont ceux qui maximisent les bénéfices pour l’entreprise, non seulement d’un point de vue purement financier et ROIste, mais aussi en tenant compte des objectifs stratégiques et la feuille de route à long terme de l’organisation.

Autre considération, l’équilibre du portefeuille lui-même. La composition d’un portefeuille de projets doit être définie de manière à optimiser son profil de risque global. Ce qui signifie que l’incorporation de tout projet dans un portefeuille nécessite la réalisation d’une étude d’impact pour en évaluer les conséquences sur l’ensemble des projets.

La gestion de portefeuilles de projets contribue à renforcer le lien entre la vision stratégique de l’entreprise, ses plans tactiques, et ses activités projets. Cette meilleure compréhension des répercussions stratégiques des projets peut également être mise à profit pour revoir et éventuellement ajuster un portefeuille existant afin de l’adapter à des changements conjoncturels ou internes. Par exemple, il peut parfois être judicieux de décider d’interrompre ou d’arrêter des projets en cours, ou de revoir la répartition des ressources stratégiques entre plusieurs projets concurrents.

Ce qui nous amène à un autre cas d’usage important de la gestion de portefeuilles : l’optimisation de l’allocation et de l’utilisation des ressources productives de l’organisation afin de maximiser la valeur que l’entreprise tire de ses projets. Il s’agit, là encore, d’optimiser la valeur ajoutée. Parce que vos ressources sont limitées, vous devez veiller à ce qu’elles soient utilisées pour mener à bien les projets qui vous apporteront les meilleurs résultats.

Du point de vue de la gestion de projets pure, optimiser l’allocation des ressources nécessite déjà de résoudre des équations complexes : vous devez planifier vos ressources humaines en tenant compte de leurs compétences et domaines d’expertise respectifs, de leurs contraintes personnelles (par exemple les congés) ainsi que des besoins et calendriers des projets. La gestion de portefeuilles introduit un niveau de complexité supplémentaire en y ajoutant la prise en compte de la valeur respective des différents projets. Dans un cadre de type PPM, maximiser le retour sur investissement des ressources nécessite également de mieux différencier les ressources : si certaines peuvent être considérées comme remplaçables (et peuvent donc être gérées avec plus de flexibilité), les ressources rares, coûteuses ou hautement stratégiques doivent être allouées et affectées suivant un plan soigneusement réfléchi.

Bien que les bénéfices issus de la mise en œuvre et de l’adoption d’une méthode de PPM puissent varier d’une organisation à l’autre, voici quelques-uns des gains organisationnels que les entreprises, tous secteurs d’activité confondus, déclarent atteindre grâce à la gestion de portefeuilles de projets.

Vision d’ensemble

Il est trop facile de se laisser accaparer par les urgences du quotidien et de perdre de vue les objectifs de l’entreprise et sa feuille de route à long terme. La discipline de gestion de portefeuilles de projets aide à mettre les choses en perspective et à garder une vision claire sur les objectifs et les stratégies de l’organisation. En outre, la gestion de portefeuilles de projets aide à fixer des buts clairs et objectifs, avec des jalons et des paliers cibles bien définis pour aider à mesurer les progrès dans le temps. Ce qui aboutit en définitive à des décisions plus éclairées car prises sur la base de données précises et objectives.

Amélioration des indicateurs de performance

Parce que la gestion de portefeuilles lie la réalisation de la stratégie de l’entreprise à la bonne exécution des bons projets, elle met l’accent sur le suivi et le contrôle de l’efficacité et des résultats des projets. Dans un cadre de PPM, les gestionnaires de portefeuilles et les PMO évaluent en permanence et en temps réel la santé des projets et des portefeuilles par rapport à des références et des seuils définis. L’objectif est de s’assurer que l’activité projets se déroule comme escompté et de maximiser les chances d’obtenir les résultats souhaités. Cela implique des indicateurs de performance plus précis et plus fiables, qui se traduisent par une meilleure compréhension du cycle de vie des projets et par une meilleure capacité à réagir aux changements en temps voulu, de manière à augmenter le taux de livraison dans les délais.

Amélioration de la collaboration entre les équipes

Sachant que plusieurs équipes projets provenant de différents services ou branches de l’entreprise partagent souvent l’utilisation d’un ensemble commun de ressources, ils sont de facto en concurrence pour l’accès à ces ressources. C’est particulièrement vrai dans les grandes entreprises structurées de manière pyramidale. La gestion de portefeuilles de projets, qui fonde les décisions sur des considérations de valeur ajoutée, va objectiver la sélection et la priorisation des initiatives et la ventilation des ressources stratégiques. En conséquence, les disputes et les conflits sur le partage des moyens de production s’estompent pour laisser place à un état d’esprit et un cadre plus collaboratifs. En outre, l’approche pragmatique et objective qui accompagne une méthode de gestion de portefeuilles de projets encourage une culture plus ouverte, exempte de tout parti pris managérial.

Diminution des risques

Tandis que la discipline de la gestion de projets se concentre sur les risques associés à l’exécution de projets individuels, la gestion de portefeuilles de projets prend en compte le profil risque/rendement de l’ensemble du portefeuille de projets et pare à toute éventualité en définissant des plans d’atténuation des risques et de remédiation.

Si les bénéfices et les avantages décrits ci-dessus vous ont convaincu de sauter le pas et de mettre en œuvre une méthode de gestion de portefeuilles de projets, voici quelques conseils pour vous aider à construire et à piloter des portefeuilles de projets exemplaires.

Construire un portefeuille de projets

Tout d’abord, il vous faut construire un portefeuille solide composé de projets à la fois rentables et bénéfiques et qui serviront les intérêts de votre entreprise à long terme. Pour ce faire, vous devez concevoir et mettre en œuvre des pratiques et des méthodes standard pour filtrer les demandes de projets et les évaluer sur la base d’une poignée de critères clés, tels que la cohérence avec la stratégie de l’entreprise, l’efficacité de l’utilisation des ressources organisationnelles et le rapport rendement/risque.

La méthodologie d’évaluation et de sélection des propositions de projets que vous mettez en place doit correspondre aux enjeux et à la culture qui caractérisent votre organisation, et il est essentiel que vous la communiquiez et l’expliquiez clairement à toutes les personnes concernées. Pour éviter tout malentendu ou incompréhension, n’hésitez pas à revenir aux fondamentaux en fournissant des définitions contextualisées de concepts tels que « valeur », « avantages », « risque », « stratégie »… Ces notions ne vont pas toujours de soi !

Gérer un portefeuille de projets

Vous aurez besoin d’une méthodologie tout aussi solide pour gérer votre portefeuille de projets et l’optimiser dans la durée. La gestion de portefeuilles de projets doit être appréhendée comme un processus décisionnel évolutif et continu visant à constamment améliorer la valeur et le rendement tout en gérant l’incertitude et le risque. Tandis que la gestion de projets s’efforce de s’assurer que les projets individuels respectent leurs objectifs en matière de calendrier, de coûts et de périmètre, la gestion de portefeuilles de projets a pour but de préserver les avantages et le rendement que vous espérez atteindre en réalisant ces projets. Cela implique de prendre périodiquement des décisions concernant la réaffectation des ressources et des budgets entre les projets, ou concernant la redéfinition des priorités des initiatives pour prendre en compte de nouveaux événements ou de nouvelles informations. Lorsque vous procédez à de tels ajustements, il est essentiel de mettre à jour vos évaluations des risques et des rendements afin de vous assurer que la combinaison des projets demeure saine et équilibrée.

Autre considération importante : vous devez être conscient qu’il n’y a aucune garantie que la toute première méthode de gestion de portefeuilles de projets que vous définirez et mettrez en œuvre sera la meilleure pour votre organisation, ou même la bonne. La gestion de portefeuilles de projets étant à la confluence d’innombrables enjeux organisationnels et d’innombrables domaines d’activité, il est même peu probable que vous ayez tout bon du premier coup. Soyez prêt à tâtonner un petit peu, à remettre en question vos attentes et décisions initiales, et à vous adapter rapidement. Pouvoir compter sur un PMO solidement établi et sur un robuste réseau de soutiens et de partenaires à travers l’entreprise peut vraiment vous aider à obtenir les retours d’expériences constructifs dont vous aurez besoin pour accélérer ce processus d’optimisation.

Un dernier conseil : il est essentiel de vous assurer que votre organisation bénéficie du soutien d’outils professionnels de PPM. Les logiciels dédiés à la gestion de portefeuilles de projets centraliseront et consolideront vos données pour vous fournir les informations précises, fiables et fraîches dont vous avez besoin pour prendre les bonnes décisions et bien piloter votre portefeuille. Les plateformes de PPM simplifient et automatisent également le travail des membres des équipes projets, libérant ainsi leur temps pour leur permettre de se recentrer sur du travail à plus forte valeur ajoutée. Enfin, ces outils fournissent un cadre qui facilitera votre effort de rationalisation des méthodes et contribuera à structurer la gestion des activités au sein de l’organisation.

Les méthodologies de gestion de portefeuilles de projets sont mises en œuvre pour renforcer les passerelles entre l’exécution des projets et la stratégie d’entreprise, afin de permettre aux organisations de tirer le meilleur parti de leurs investissements dans les projets. La gestion de portefeuilles de projets aide des organisations diverses et variées à prioriser leurs portefeuilles de projets et à exécuter leurs initiatives de manière à maximiser la valeur créée par rapport aux priorités et aux objectifs stratégiques. La livraison des projets individuels dans les délais et les coûts impartis (qui est l’objectif premier de la discipline de gestion de projets) reste importante, mais la gestion de portefeuilles de projets met réellement l’accent sur la matérialisation des stratégies à long terme de l’entreprise.

 

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