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Pourquoi utiliser des feuilles de route pour vos portefeuilles de projets et de produits ?

En synthèse :

• Une feuille de route de portefeuille fournit un panorama consolidé de l’état et de la santé des différents projets, programmes ou produits d’un portefeuille. Elle matérialise également leurs liens avec les objectifs stratégiques de l’organisation ou de la gamme de produits.
• Il s’agit d’un outil précieux pour aider la direction à comprendre le portefeuille et à prendre les décisions critiques qui maximiseront la valeur et les bénéfices pour l’entreprise.
• Les feuilles de route de portefeuilles sont particulièrement usitées dans les entreprises orientées produit grâce aux capacités de gestion évolutive qu’elles offrent.

L’objectif de la discipline de gestion de portefeuilles de projets est de maximiser la création de valeur pour l’entreprise par le biais de la définition et de la mise en œuvre de méthodes étudiées pour optimiser la sélection et l’exécution des projets. Pour ce faire, les PMO et les professionnels de la gestion de portefeuilles de projets s’appuient généralement sur des outils et des cadres méthodologiques éprouvés, au nombre desquels la feuille de route de portefeuille (ou feuille de route stratégique). Une feuille de route de portefeuille est en substance une représentation graphique du portefeuille qui fournit une vision d’ensemble des projets ou produits de l’organisation et aide à en suivre et à en améliorer les résultats stratégiques.

Cet article vous aidera à comprendre ce qu’est une feuille de route de portefeuille et comment cet outil fonctionne, puis explorera les différents cas d’usages et bénéfices des feuilles de route de portefeuilles pour les organisations impliquées dans la conduite de projets et le développement de produits.

Définition de la feuille de route de portefeuille

Une feuille de route de portefeuille est une vue d’ensemble du portefeuille représentée sur un calendrier. Elle fournit ainsi une vue d’ensemble de ce qui est inclus dans le portefeuille et de la date à laquelle les différentes initiatives sont censées commencer et s’achever. La feuille de route de portefeuille permet au bureau de gestion de projets, aux gestionnaires de portefeuille ou à d’autres décideurs clés de comprendre en un coup d’œil la composition et la santé d’un portefeuille. À l’aide d’outils numériques dédiés, les données peuvent également être manipulées et filtrées pour rentrer dans les détails.

Les bénéfices des feuilles de route de portefeuilles de projets

Véritable représentation graphique de votre stratégie, la feuille de route de portefeuille matérialise le travail mené sur l’ensemble des projets et fournit les éclairages globaux dont la direction générale a besoin pour s’assurer que les projets génèrent la valeur ajoutée escomptée.

Un atout pour la planification stratégique

Disposer d’une solide feuille de route de portefeuille est essentiel pour réussir la planification d’un portefeuille de projets, car elle offre la visibilité dont ont besoin les gestionnaires sur les dates d’achèvement des projets. Lorsqu’un trop grand nombre de projets franchissent la ligne d’arrivée en même temps, les ressources de l’organisation peuvent se trouver submergées et de fait incapables d’absorber cet afflux. Avec l’aide d’une feuille de route appropriée, les décideurs de l’entreprise sont en mesure de séquencer les projets de manière à éviter de tels goulets d’étranglement.

Un atout pour la gestion stratégique

Les feuilles de route de portefeuilles permettent également aux décideurs de suivre l’évolution des projets par rapport aux buts et objectifs de l’organisation. Ils peuvent ainsi voir et comprendre instantanément quels projets en cours servent quel objectif stratégique afin de se faire une idée de la performance stratégique du portefeuille. Grâce à cette visibilité, ils peuvent procéder plus rapidement aux ajustements requis, s’assurant ainsi que les projets et programmes du portefeuille créent bien les bénéfices et la valeur attendus par l’organisation.

Un atout pour la gestion du travail et des projets

Au-delà de son utilité au sein des comités stratégiques, une feuille de route de portefeuille représente un outil essentiel pour communiquer les orientations et les résultats à l’ensemble de l’organisation. Une feuille de route de portefeuille bien conçue doit pouvoir être facilement partagée et comprise par tous. Elle peut par exemple être utilisée lors des réunions d’examen de l’état d’avancement des projets, permettant ainsi de prendre les décisions tactiques sur la base d’une bonne vue d’ensemble de la situation, ou encore elle peut aider les chefs de projets à voir et à gérer les interdépendances et les conflits entre les initiatives.

Application des feuilles de route aux portefeuilles de produits

Les feuilles de route de portefeuilles sont particulièrement présentes dans les entreprises orientées produit, car elles répondent bien aux enjeux du développement de produits.

Qu’est-ce qu’un produit ?

Un produit est un bien physique (par exemple, un meuble) ou immatériel (par exemple, un logiciel ou un produit d’investissement) qui suit un cycle de vie « naturel », de l’idée au concept et au développement, et de l’usage à l’abandon ou au rebut. Tandis qu’un projet est une initiative visant à atteindre un résultat prédéfini avec un terme fixé, un produit peut être utilisé, supporté ou même amélioré au-delà de la durée de vie d’un projet. La gestion du produit se poursuit jusqu’à ce que le produit atteigne la fin de sa vie.

Selon le Project Management Institute, adopter une approche structurée à la gestion des produits permet de :

• Vous assurer que vous vous concentrez sur le développement des bons produits – ceux qui créeront le plus de valeur pour votre organisation ;
• Arrêter de développer des produits sans valeur ajoutée ;
• Vous aider à développer les bonnes fonctionnalités du produit au bon moment, en donnant la priorité aux produits les plus rentables lorsque des arbitrages s’imposent en raison de conflits ou d’interdépendances entre les cycles de développement de différents produits ;
• Vous assurer que les utilisateurs finaux et/ou les clients potentiels connaissent et utilisent réellement le produit.

Gérer des portefeuilles de produits

Les portefeuilles de produits sont évolutifs par nature. Ils englobent des produits qui se trouvent à différents stades du cycle de développement. En outre, de nouvelles propositions et idées de produits sont constamment ajoutées aux portefeuilles, tandis que certains produits échouent à répondre aux attentes et doivent être retirés du portefeuille. Cela signifie que les gestionnaires de portefeuille de produits doivent également adopter une approche évolutive à la gestion. Une organisation axée sur les produits ne peut pas se permettre de gaspiller ses précieuses ressources en les investissant dans des produits qui n’offrent pas une valeur optimale. D’où l’importance de la feuille de route de portefeuille de produits, qui fournira la visibilité stratégique dont l’entreprise a besoin pour s’assurer que les forces productives sont systématiquement concentrées sur les bons points, sur le bon produit, et ce au bon moment.

Bénéfices d’une feuille de route de portefeuille de produits

La feuille de route du portefeuille de produits matérialise les liens entre les produits, les gammes de produits et les branches de l’entreprise pour les rendre instantanément compréhensibles. En faisant le lien entre les objectifs et la santé des gammes de produits d’une part et des produits d’autre part, elle permet de s’assurer que la stratégie qui régit chaque produit est cohérente avec celle de la gamme de produits à laquelle il appartient.

La vision consolidée qu’offre une feuille de route aide les décideurs à s’assurer que leurs ressources sont systématiquement employées à développer les bons produits et les bonnes fonctionnalités. Tandis que les entreprises qui ne disposent pas d’une feuille de route appropriée pour leur portefeuille de produits tendent à gaspiller leur énergie sur des tâches qui ne servent pas les objectifs globaux de l’entreprise.

En outre, une feuille de route solide aidera à affiner l’orientation et le pilotage stratégique du portefeuille : parce qu’ils ont une vue d’ensemble, les gestionnaires de portefeuilles peuvent plus facilement repérer d’éventuelles lacunes dans la stratégie ou détecter de nouvelles opportunités qui serviront les objectifs fixés pour leur portefeuille de produits.

Alors, prêt à clarifier la gestion de vos portefeuilles de projets et de produits ?

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