Qui Constitue le Comité de Pilotage du Portefeuille de Projets ?

Mettre en Place un Comité de Pilotage de Portefeuille de Projets

En Synthèse :

• Le comité de pilotage d’un portefeuille de projets est un organe de gouvernance de haut niveau, constitué pour superviser et piloter le portefeuille.
• Il complète le travail des gestionnaires de projets et de portefeuille tout en leur fournissant des conseils.
• Un comité de pilotage est généralement composé d’un petit groupe de cadres issus de diverses fonctions.
• Outre une solide expertise et une expérience éprouvée, les membres d’un comité de pilotage de portefeuille de projets doivent disposer d’excellentes compétences en matière de leadership, de relations humaines et de communication.

Les comités de pilotage sont un type d’organe de gouvernance que l’on trouve dans de nombreuses organisations. Ces comités dédiés à la supervision et au conseil sont généralement constitués d’un petit groupe de dirigeants issus de différents services ou domaines de l’entreprise et qui se réunissent régulièrement pour orienter et piloter le bon déroulement d’une initiative.

De nombreuses organisations projets mettent en place des comités de pilotage dédiés à leur principal portefeuille de projets. Voici comment fonctionne un comité de pilotage de portefeuille de projets et comment en créer un.

Rôle d’un Comité de Pilotage de Portefeuille de Projets

Commençons par corriger une idée fausse assez répandue : un comité de pilotage de portefeuille de projets n’est PAS une forme collégiale de bureau de gestion de projets. D’ailleurs, les organisations menant des projets nombreux et/ou sophistiqués ont souvent et un PMO, et un ou plusieurs comité(s) de pilotage de portefeuille(s), jouant tous des rôles différents. Un comité de pilotage n’est pas là pour interférer dans le processus de gestion de projets ou pour empiéter sur les prérogatives de gestion de programmes/projets qui incombent au PMO. Le comité accompagne et conseille les professionnels de la gestion de projets pour s’assurer que leur travail va dans le sens des orientations stratégiques définies au niveau de l’entreprise.

Un comité de pilotage de portefeuille de projets peut par exemple être chargé de :

• Définir l’orientation stratégique des projets clés, prioriser et/ou reprioriser les initiatives
• Expliquer et promouvoir certains projets importants auprès de l’ensemble de l’organisation afin d’obtenir l’adhésion et le soutien de tous
• Fournir des conseils et des avis experts sur des questions stratégiques ou organisationnelles (budget, recrutement, marketing, etc.)
• Résoudre ou arbitrer les conflits entre les différentes parties prenantes
• Contrôler la qualité et les résultats de la méthodologie de gestion de projets et l’adapter en conséquence
• Affiner ou développer les politiques et les procédures de gouvernance
• Identifier les risques marché ou organisationnels pesant sur le portefeuille et proposer des idées et des stratégies pour les maîtriser

Bien que les membres du comité de pilotage s’exécutent généralement pas eux-mêmes les mesures qu’ils recommandent ou prescrivent, un tel comité peut créer une valeur significative pour les projets comme pour l’entreprise dans son ensemble. Leur hauteur par rapport aux préoccupations du terrain et aux opérations courantes leur permet en effet de porter un regard neuf sur les projets et d’apporter des éclairages et des idées qui seront bénéfiques à la gestion du portefeuille. 

Toutefois, afin de maximiser la valeur ajoutée et les bénéfices d’un comité de pilotage de portefeuille de projets, les organisations doivent s’assurer que leur comité ne se transforme pas en une machine bureaucratique qui ajoute des couches inutiles de procédures administratives. Lorsqu’un comité de pilotage coexiste avec un PMO et/ou avec d’autres organes de gestion ou de gouvernance, il est également essentiel de s’assurer que leurs rôles et actions ne fassent pas doublon.

Composition d’un Comité de Pilotage de Portefeuille de Projets

Les membres d’un comité de pilotage de portefeuille de projets sont généralement des individus très directement concernés par la performance et les résultats des projets du portefeuille. Il s’agit typiquement de cadres supérieurs ou de dirigeants, voire de membres du conseil d’administration, de chefs de service disposant du pouvoir décisionnaire requis, d’experts et de figures d’autorité (internes ou externes à l’entreprise).

Voilà pour les grandes lignes. Mais la composition d’un comité de pilotage de portefeuille donné dépend du périmètre, de la nature et des objectifs du portefeuille en question. En fonction du type de projets gérés et des objectifs poursuivis par ces projets, il peut être judicieux de solliciter des experts scientifiques, ou des professionnels du marketing, ou des profils financiers, etc.

Les professionnels de la gestion de projets ne sont généralement pas membres permanents du comité de pilotage de portefeuille de projets, bien que le dirigeant du bureau de gestion de projets ou même le gestionnaire de portefeuille puissent y être invités, ne serait-ce que ponctuellement.

Voici quelques conseils pour les organisations qui envisagent de mettre en place un comité de pilotage de portefeuille de projets :

• Limitez-en la taille. L’efficacité et la valeur de votre comité dépendront de sa capacité à prendre rapidement des décisions. D’où l’impératif de limiter le nombre de membres et de garder ce panel relativement petit. Cela peut s’avérer complexe dans le cas de portefeuilles conséquents avec des projets importants impliquant plusieurs services qui estiment tous devoir être représentés.
• Choisissez les bonnes personnes. L’expertise, l’autorité et l’influence ne sont pas les seuls facteurs à prendre en considération. La personnalité des individus entre également en ligne de compte. Il est tout aussi important de composer une équipe équilibrée et de choisir des personnes qui seront capables de bien travailler ensemble. Enfin, les dirigeants qui seront invités à siéger au comité de pilotage du portefeuille de projets doivent faire preuve d’excellentes compétences relationnelles, et plus particulièrement de très bonnes capacités de communication.

Pour en apprendre davantage sur la gestion de portefeuilles de projets :

• Optimiser la gouvernance dans son portefeuille de projets
• Les principales caractéristiques et les bénéfices des systèmes de gestion de portefeuilles de projets
• Quelles sont les activités clés de la gestion de portefeuilles ?