En tant que PMO ou Project Manager, l’une de vos obsessions est probablement le suivi du temps, que ce soit pour vous assurer que vous disposez de suffisamment de ressources pour entreprendre de nouvelles initiatives ou que vos projets seront livrés à temps sans coûts supplémentaires.
Bien que le suivi du temps est l’une de vos priorités au quotidien, il arrive parfois que vous vous sentiez dépassé par la quantité de travail, de tâches et de pression au cours de la journée, que ce soit au niveau professionnel ou personnel.
Combien de fois vous êtes-vous répété que vous n’aviez pas le temps de faire ceci ou cela ? Ou qu’il n’y avait assez d’heures dans la journée pour faire tout ce que vous aviez à faire ? Alors, que diriez-vous de commencer à appliquer au quotidien les méthodes de la gestion de projet et obtenir plus de visibilité sur les raisons qui nous poussent à dire qu’on est débordé.
Comprenez comment sont employées les heures de votre journée
Dans son livre «We Need to Talk: How to Have Conversations That Matter», Celeste Headlee nous donne sa vision du suivi du temps au quotidien. Elle explique que même si le nombre d’heures de travail a considérablement diminué depuis le milieu des années 60, nous sommes nombreux à tout de même avoir l’impression de trop travailler et d’être dépassé par le temps, ce qui peut avoir des effets néfastes.
Puisque nous n’avons pas d’idée claire de la façon dont sont consommées les heures de la journée, nous pouvons facilement nous sentir dépassés, ce qui conduit à de mauvaises prises de décision, du stress, de l’anxiété, etc. Les personnes qui connaissent très bien leur emploi du temps ont tendance à prendre plus de temps pour activités supplémentaires ou même aucune activité du tout. Par conséquent ils se sentent plus détendus et contrôlent mieux leur journée.
Alors, comment reprendre le contrôle de notre journée et avoir une meilleure visibilité ? Je pense que vous connaissez la réponse… Le time tracking bien sûr!
Commencez à suivre votre temps
Le PM et le PMO ont tendance à courir après les feuilles de temps, car nous savons que c’est le moyen le plus efficace d’organiser notre travail et de planifier nos projets. Cependant, nous ne sommes pas toujours en mesure de nous appliquer les meilleures pratiques de gestion de projet. Et selon Celeste Headlee, ça commence par le suivi du temps.
Alors, commencez dès maintenant ! Prenez un stylo et du papier et commencez à prendre des notes sur ce que vous faites du moment où vous vous réveillez à celui où vous vous couchez. Si vous passez 20 minutes sur Instagram, notez-le. Si vous prenez un café, notez-le. Si vous avez participé à une réunion de 1h30, notez-le. Faites-le pour vous-même, personne d’autre ne le verra.
À la fin de la semaine, vous aurez une vraie idée de ce que vous faites pendant la journée, si vous êtes vraiment débordé au travail (c’est peut-être le cas) et quelles nouvelles activités vous pourriez ajouter à votre emploi du temps.
Établissez un planning… et respectez-le
Maintenant que vous avez de la visibilité sur vos activités quotidiennes, la prochaine étape selon Celeste Headlee, il est temps de créer une routine. Les routines sont le meilleur moyen de créer de nouvelles habitudes.
Créez un emploi du temps en fonction de vos journées. Il variera en fonction de vos activités déjà en place : si vous allez à la salle de sport, ou devez aller chercher les enfants à l’école ou même aller à votre cours de piano. Découpez la journée en sessions de 30min / 1h et notez les principales activités que vous devez réaliser en une journée. Limitez vos activités sur les réseaux sociaux ou le temps passé devant la télévision à une moment précis de la journée et vous vous rendrez compte que vous aurez beaucoup de temps pour en faire plus… ou tout simplement rien.
Camélia Docquin
Camélia is Sciforma’s Marketing Manager for Europe and enjoys learning different perspectives of the current business environment and project management challenges that enterprises and individuals face daily. Main interests include : innovation, digital transformation, and strategy execution.