Besins Healthcare : améliorer la planification, la communication et les coûts des projets grâce à un outil de gestion de projet (PPM)

Carte d’identité de l’entreprise

Depuis plus d’un siècle, et à travers cinq générations, l’entreprise Besins Healthcare s’est établie comme un pilier mondial des thérapies en gynécologie, fertilité, obstétrique et pour la déficience en androgènes. Les traitements de remplacement hormonal de Besins, prisés à l’international, garantissent des solutions optimales pour les patients. Outre ces traitements, l’entreprise propose des approches complémentaires pour rectifier les déséquilibres hormonaux, illustrant son rôle majeur dans l’amélioration de la vie des femmes et des hommes partout dans le monde. 

Effectifs : 1 300 employés 

Fondé en : 1885 

Siège social :  Monaco 

Sites Internet : www.besins-healthcare.fr

Contexte

Besins est une entreprise familiale coordonnant 22 filiales partout dans le monde. Pour renforcer son organisation globale internationale, l’entreprise a décidé il y a quelques années de rassembler, sur Monaco, des responsabilités au niveau Corporate telles que la supply chain, la finance, les ressources humaines, le juridique… La gestion de projet a ainsi été créée pour soutenir les projets de développement de l’entreprise.  

Le service PMO (Project Management Office) a vite identifié le besoin de se doter d’un outil de planification afin d’optimiser le suivi des délais et des coûts des projets. 

Besins Healthcare : Un nouveau PMO à la feuille de route bien remplie

Créée il y a 5 ans, le service PMO de Besins est une fonction indépendante directement rattachée à la Direction.

Ayant démarré par un audit des besoins et un recensement des projets de l’entreprise, le PMO a mis en place des pistes d’optimisation : revue et nettoyage de portefeuilles de projets globaux ou locaux, comprenant parfois des projets anciens ou mis en pause, et confirmation des projets à poursuivre. Tout ceci afin d’éviter les dédoublements de coûts, les gaspillages de temps et d’argent, et d’apporter à l’entreprise davantage de visibilité sur son portefeuille.

Après avoir recensé et pris en main une partie des projets de développement de produits pharmaceutiques de l’entreprise, il fallait s’outiller pour structurer les activités de gestion de projets et les process associés.

“Impossible de réaliser un management de projets efficace sans disposer d’un bon outil de planification”

Benoit Rondot, Head of Project Management Office

Le tournant Sciforma

Sélectionnée et déployée en avril 2020 avec l’aide du cabinet de conseil Prodecys, la plateforme Sciforma a permis au PMO d’identifier et d’évaluer la valeur de tous les projets de l’entreprise et d’évaluer la valeur de chacun d’entre eux afin d’optimiser le portefeuille.

Utilisé par l’équipe du PMO pour planifier et suivre les projets (dont les coûts et dépenses associés), l’outil permet de fournir à l’ensemble de l’organisation des données fiables et fraîches sur l’avancement des projets et la santé du portefeuille.

Et cela a changé les choses.

Les bénéfices d’une planification optimisée pour Besins Healthcare

La mise en place de Sciforma a permis de faciliter, de fluidifier, d’améliorer, et d’accélérer la gestion des projets.

La capacité à communiquer à l’ensemble des directeurs de départements une vision d’ensemble de la situation du portefeuille, et notamment des activités menées à l’échelle d’autres services, aide chacun à mieux comprendre son rôle dans le tableau global.

Parce qu’ils sont désormais conscients de l’impact qu’un éventuel retard pourrait avoir sur le projet et sur les autres équipes, les services essayent aujourd’hui d’être plus précis dans l’estimation de leurs coûts et de leurs délais.

Un changement d’approche à la gestion budgétaire a par ailleurs aidé à mieux maîtriser les coûts. Auparavant, chaque département disposait de son propre budget et l’allouait aux différents projets avec parfois des priorités différentes selon les départements. Avec les efforts de consolidation menés par Besins, le budget projet est désormais agrégé et géré au niveau du PMO.

Et ensuite ?

Les laboratoires Besins comptent aujourd’hui intégrer au périmètre de l’outil un process de project life cycle permettant de suivre le développement d’un produit pharmaceutique de bout en bout.

Autre plan : l’activation du module de gestion des idées de Sciforma, pour aider les comités de pilotage transfonctionels à mieux sélectionner les projets à mener.