Bioaster : Un logiciel de gestion de projets au coeur de la recherche médicale

Les chercheurs de BIOASTER collaborent sur des projets interdisciplinaires de pointe en microbiologie et en maladies infectieuses. Leur PMO perfectionné est bâti sur la solution PPM de Sciforma.

BIOASTER est un Institut de Recherche Technologique (ITR) français largement reconnu. Il a été créé en 2012, à l’initiative du gouvernement français, par l’Institut Pasteur et le pôle de compétitivité santé Lyon Biopôle, initiant un modèle nouveau, collaboratif et innovant,  destiné à accélérer les innovations technologiques en microbiologie et en maladies infectieuses. 

Bioaster fait partie des 7 Instituts de Recherches Technologiques (IRT) en France et est l’unique IRT spécialisé dans la Santé, mis en place dans le cadre du programme d’investissement d’avenir de l’État Français, initié en 2010. Bioaster est financé à 50% par l’Etat et à 50% par des fondateurs privés (industriels et PME), le CNRS et l’INSERM. 

La société est composé de 130 personnes dont plus de 60% des personnes sont de profils scientifiques et technologiques.

La mission de Bioaster est de favoriser la réalisation de projets ambitieux bénéfiques aux malades, en nouant des collaborations entre partenaires publics et partenaires privés. Sept services technologiques interconnectés travaillent sur quatre programmes : les diagnostics, les vaccins, les antimicrobiens et le microbiote. Une cinquantaine de projets collaboratifs sont développés dans des installations à la pointe de la technologie, à Lyon et à Paris. Les partenaires sont des institutions publiques et privées, des sociétés industrielles, des PMEs et des académiques. Un projet clé actuel est Ebodiag: Bioaster, Fujifilm et l’Inserm mettent en œuvre ensemble un projet de diagnostic rapide du virus Ebola. 

L’objectif des projets collaboratifs est également de partager des équipements, du matériel et des compétences qu’un seul acteur ne peut posséder (ex. laboratoire P4 de l’Inserm qui permet de travailler sur des virus à haut danger). Au sein de Bioaster, ce sont les “business developers” et les scientifiques en binôme qui évaluent l’intérêt de conduire un projet et rechercher les partenaires.

Carol Leroy est à la direction du Management des Projets (PMO). Forte de son expérience et expertise en gestion de projets, elle gère un service qui est un interlocuteur clé pour chaque projet, capable d’assurer un lien, un dialogue de qualité et de proximité. 

Un PMO avec une mission déterminante.

Le PMO est présent tout au long du cycle de vie de chaque projet de Bioaster. Un gestionnaire de projet contribue au pilotage du projet pour en assurer sa bonne réalisation et pour optimiser la collaboration au cours des phases de développement et de mise en place.

Le PMO intervient en tant qu’intermédiaire entre les diverses parties prenantes et Bioaster. L’organisation ainsi repose sur :

• Une équipe expérimentée et qualifiée, certifiée à la méthodologie PRINCE2.
• Un cadre de référence commun constitué des meilleures pratiques et de méthodes adaptées d’établissement de budgets et de calendriers, d’assurance qualité, de traçabilité et de conformité des livrables, et de reporting.
• Un portail sécurisé pour chaque projet pour faciliter le travail en coopération et la communication entre les parties prenantes. 

Les besoins exprimés lors du choix du logiciel de gestion de projet et de portefeuille de projets

A son arrivée chez Bioaster en 2013 (en provenance de Sanofi, un des fondateurs de Bioaster et une des cinq premières entreprises pharmaceutiques au monde), Carole Leroy rédige un cahier des charges pour identifier une solution de gestion de projets (PPM) qui permette en particulier de répondre à cet objectif collaboratif.

L’outil PPM doit être utilisé au cours de plusieurs phases, à commencer par l’évaluation et la sélection des projets. A ce titre il doit examiner :

• Le lancement de l’idée
• Sa valorisation 
• L’identification et le choix des partenaires
• Le développement de l’étude de faisabilité (objectifs, risques et opportunités)
• Sa maturation : définition détaillée des activités, considérations scientifiques, budget, modèle financier, propriété intellectuelle, etc.
• GO / NO GO
• Lancement
• Exécution

Sciforma : la Bonne Solution

“Sciforma a été l’outil le mieux adapté à nos besoins,” selon Carole Leroy.  Sciforma était une excellente combinaison en termes de périmètre, de configuration et d’adaptation, de sophistication et de budget.

Les relations entre Bioaster et Sciforma étaient un autre facteur clé. Le niveau d’expertise des consultants Sciforma concernant les spécificités des projets d’innovation ont facilité la mise en place et le support. “Nous nous sommes compris très vite!” ajoute Carole Leroy.

Résultats à la hauteur des attentes 

Sciforma est maintenant l’outil central de gestion de projet et de portefeuille de projets, utilisé pour le contrôle de toutes les phases de planification, d’avancement et de budgets. Il est également utilisé pour la veille des ressources scientifiques lors de l’évaluation de la faisabilité opérationnelle des projets proposés.

En outre, les tâches que couvrent le logiciel Sciforma comprennent aussi :

• La modélisation des flux lors des phases finales de planning et d’exécution du projet.
• Le suivi des ressources internes et l’analyse des saisies de temps pour comparer les missions.
• La gestion des budgets, y compris la distribution et la consolidation des ressources de tous les portefeuilles. 
• L’incorporation des coûts des partenaires pour la bonne compréhension et le reporting des coûts réels finaux du projet.

Les bénéfices: une collaboration renforcée, une meilleure gestion des équipes et une meilleure affectation des ressources.

Adoption de l’outil.

Au bout de six mois d’utilisation de la solution Sciforma, Carole Leroy a réalisé un sondage auprès des gestionnaires de projets Bioaster: les résultats ont montré des niveaux très élevés d’acceptation mais encore des déficits dans la compréhension de la valeur ajoutée de l’outil. Un sondage de suivi réalisé à la fin de la première année a produit des résultats encore plus intéressants : tous les gestionnaires ont manifesté leur enthousiasme sur la valeur ajoutée de la solution Sciforma. Ils ont constaté concrètement la qualité des données, comment elles sont consolidées et utilisées. Ils utilisent désormais les données générées par Sciforma pour leurs propres présentations, et comprennent comment elles sont utilisées par le management lors de la prise de décisions. “Pour moi, c’est la véritable réussite : le fait que les intéressés s’en servent réellement est fondamental,” explique Leroy.

Reporting.

Du fait de la construction des budgets des projets directement dans la solution Sciforma, Bioaster bénéficie d’un gain de temps très concret en termes de reporting. “D’un simple clic Sciforma nous montre la distribution budgétaire annuelle de tout un portefeuille de projets sur plusieurs années,” affirme Carole Leroy.

Communication. Collaboration.

La communication au sein des projets est toujours importante, dans le cas de Bioaster elle est cruciale. Les projets collaboratifs fédèrent souvent des partenaires industriels et universitaires géographiquement éloignés, qui n’ont ni les mêmes enjeux, ni les mêmes contraintes. De ce fait les gestionnaires de projet ont un rôle clé de coordination et de centralisation. Sciforma leur permet de partager rapidement des données fiables, ce qui leur permet de consacrer leur temps à des activités à forte valeur ajoutée telles que l’analyse et la communication.

Gestion des équipes.

Les données que génère la solution Sciforma sont utilisées pour l’attribution et la gestion des ressources, la fixation de priorités des projets et le planning des capacités. Il y a sept unités technologiques (collections biologiques & microbiologie ; génomique & transcriptomique; monitoring immunologique ; systèmes d’expression & génie des protéines ; modèles précliniques & imagerie ; gestion & analyse de données ; et métabolomique & protéomique) qui interviennent de manière transversale sur tous les projets. L’affectation prévisionnelle des ressources permet à Bioaster de mettre en place le planning détaillé des capacités, de fixer des priorités aux activités et aux projets, et de recruter des effectifs si nécessaire.

Affectation des Ressources.

La solution Sciforma est appliquée pour l’affectation des ressources à trois niveaux :

• Quotidien/opérationnel.
• Global au niveau entreprise concernant la définition des capacités pour les nouveaux projets.
• Identification des tendances concernant les capacités, les types de partenaires nécessaires et le moment auquel il faudrait faire appel à eux.

Souplesse.

Pour la phase suivante, Carole Leroy souhaite faire évoluer la façon dont Bioaster utilise l’outil Sciforma pour la gestion des capacités, en l’adaptant aux besoins spécifiques de chaque unité. La souplesse de la solution Sciforma permettrait alors de mettre à profit les suivis de temps pour comparer estimations et consommés.   

Rigueur et Agilité pour innover dans la santé.

Bioaster approche l’innovation dans la microbiologie en mettant en place un nouveau modèle : l’objectif est que la multidisciplinarité vienne faciliter l’émergence de nouveaux projets transversaux et la découverte de solutions aux problèmes de santé globaux grâce aux nouvelles technologies. 

Dans sa recherche de synergies, le modèle de Bioaster, collaboratif et basé sur le partenariat, exige une grande agilité. La solution Sciforma est fondamentale pour assurer une démarche rigoureuse et néanmoins agile, assurant la créativité et une qualité opérationnelle sans faille. La solution Sciforma s’adaptant parfaitement à l’organisation matricielle de Bioaster et à son travail en mode projet, elle est l’outil fondamental qui permet aux gestionnaires de projet d’encourager la responsabilité et l’autonomie, et d’identifier les synergies possibles. L’innovation par la collaboration est un but simple mais il est extrêmement difficile de l’atteindre. Grâce à la solution Sciforma solidement intégrée dans son process de gestion, Bioaster et ses partenaires se donnent des nouvelles armes pour résoudre certains des problèmes de santé les plus urgents qui se posent.