Exceldor : Une spectaculaire compression des délais de développement de produits

CARTE D’IDENTITÉ DE L’ENTREPRISE

Avec près de 400 membres, la coopérative Exceldor est l’une des principales entreprises sur le marché des produits avicoles au Canada. Elle transforme et commercialise ses poulets et dindons en s’engageant à respecter les plus hautes exigences de qualité et de sécurité alimentaire.

LE CONTEXTE

Évoluant sur un marché férocement concurrentiel, Exceldor doit s’adapter rapidement aux demandes changeantes des consommateurs et accélérer le développement et la commercialisation de nouveaux produits.

C’est tout le sens du programme stratégique « Évolution », qui vise à transformer les processus d’affaires et leur gouvernance en les rendant plus efficaces et plus pertinents afin d’accélérer et d’améliorer le développement de nouveaux produits et de faire de l’innovation un avantage compétitif pour la coopérative.

La gestion de projets est un volet fondamental de cette transformation. À l’impulsion de la direction, une équipe multidisciplinaire a travaillé pendant plus d’un an à formaliser un processus structuré de gestion de projets, qu’il s’agissait ensuite d’appliquer rapidement en l’intégrant à un outil de gestion de portefeuilles de projets adapté aux problématiques de développement de produits.

ATTENTES ET OBJECTIFS D’EXCELDOR

UN MEILLEUR ALIGNEMENT STRATÉGIQUE POUR APPUYER L’EXPANSION D’EXCELDOR SUR LE MARCHÉ

Faute d’instance centrale pour piloter efficacement les portefeuilles, les projets, souvent informels, suivaient leurs propres cours, avec des objectifs fluctuants et parfois déconnectés de la stratégie de l’entreprise. L’un des objectifs phares du programme de transformation était de remettre ces projets et portefeuilles au service des objectifs de l’organisation en les arrimant aux orientations stratégiques.

C’était d’autant plus important pour les projets de développement de produits, qui devaient s’inscrire dans le cadre d’une stratégie d’offre bien définie, mettant l’accent sur la satisfaction des clients et l’accélération du rythme de l’innovation. De réactive, la gestion de projets devait devenir proactive afin de servir les ambitions commerciales de l’entreprise.

UNE VISIBILITÉ EN TEMPS RÉEL SUR LES DONNÉES POUR AMÉLIORER LA PERFORMANCE ORGANISATIONNELLE

Le programme « Évolution » est né de la volonté de restructurer les modes et méthodes de travail afin de rehausser l’efficacité et la performance organisationnelles. Il s’agissait d’optimiser pas moins de 28 processus d’affaires, concernant tant les projets de développement de produits que les projets opérationnels, en les rendant plus clairs, plus simples, et plus efficients.

Pour ce faire, il fallait pouvoir s’appuyer sur des données de qualité. Les documents et tableurs partagés qu’utilisait Exceldor pour gérer et suivre ses projets faisaient la navette d’un utilisateur à l’autre, se démultipliant en versions différentes au gré des échanges. L’entreprise avait donc besoin d’un système de référence centralisant les informations fiables et à jour qu’exige une prise de décisions éclairée.

UNE MEILLEURE VISIBILITÉ SUR LES RESSOURCES

Il était particulièrement ardu de déterminer qui faisait quoi à un instant donné. D’où la nécessité d’acquérir une meilleure visibilité sur les ressources afin de mieux les gérer, et d’optimiser la capacité à faire. Ce manque de vision globale et transverse sur le travail des équipes se traduisait également par des problèmes de synchronisation et de définition des rôles et responsabilités respectives, qu’il s’agissait de clarifier.

LA SOLUTION SCIFORMA

FONCTIONNALITÉS CLÉS

• Gestion des idées et demandes
• Planification et programmation des projets
• Reporting et tableaux de bord en matière de gestion de portefeuilles de projets
• Gestion de la collaboration et du travail collaboratif

PARTIS PRIS TECHNIQUES

Une configuration personnalisée aux besoins de l’organisation, et conçue pour s’adapter aux évolutions des processus de gestion.

ACCOMPAGNEMENT

• Formations
• Accompagnement dans la mise en oeuvre et l’intégration

LES BÉNÉFICES POUR EXCELDOR

Le logiciel permet de gérer les demandes, et surtout de les prioriser en toute simplicité, aboutissant à une meilleure sélection des projets à mener. En tout, Exceldor a observé 20% d’augmentation du taux de réussite de ses projets.

Rejean Drouin – Chef Innovation & Développement

AMÉLIORATION DE LA COHÉRENCE AVEC LA STRATÉGIE

Ayant choisi Sciforma sur la base d’une étude de marché menée parallèlement à la redéfinition de ses processus, Exceldor a lancé l’outil en interne à l’automne 2019.

Le logiciel permet de gérer les demandes, et surtout de les prioriser en toute simplicité, aboutissant à une meilleure sélection des projets à mener.

Par ailleurs, le reporting à la direction est désormais plus rapide, plus précis, plus simple, et plus instructif. Exceldor a tiré parti de la dimension configurable de l’outil pour effectuer des développements internes, dont un rapport de synthèse donnant une vue d’ensemble d’un projet et de son évolution au cours du temps, confrontant estimations initiales et données réelles.

De même, une liste synthétique des projets à l’échelle d’un portefeuille permet d’en appréhender en un coup d’oeil la cohérence interne comme stratégique. Il devient donc possible de voir et d’agir sur les liens entre les projets, les portefeuilles, et les orientations stratégiques de l’entreprise. En conséquence, Exceldor peut mettre ses projets au service de son objectif phare : être le premier sur le marché.

DES DONNÉES CLAIRES, PARTAGÉES ET EXPLOITABLES POUR UNE PRODUCTIVITÉ ACCRUE

Sciforma a automatisé les tâches de collecte de données et de préparation de rapports qui mobilisaient autrefois les équipes projets. De manière générale, l’outil leur a offert des gains de productivité considérables. Des tableaux de bord clairs et pertinents, des gabarits types facilitant la création des projets, et d’autres fonctionnalités flexibles et intuitives ont permis aux utilisateurs de gagner un temps précieux tout en garantissant une gestion plus rigoureuse et plus pertinente.

Cet outil commun montrant clairement l’en-cours et les échéanciers de chacun a également amélioré la collaboration et la synchronisation entre les équipes et les services, et notamment entre les responsables de développement de produits et les équipes ventes et marketing.

EFFICACITÉ DES PROCESSUS ET RENTABILITÉ DES RESSOURCES

D’emblée, la solution a ouvert une visibilité nouvelle sur le travail en cours et l’avancement des projets. Elle a notamment permis de donner corps au nouveau processus de gestion de la vie des projets défini par Exceldor. Basé sur des jalons (ou gates) appelant la validation d’un comité avant qu’un projet ne puisse passer à l’étape suivante, ce processus commun permet une gestion des tâches et projets plus fine et plus efficace. En tout, Exceldor a observé 20% d’augmentation du taux de réussite de ses projets.

Un calendrier centralisé permettant de voir et de gérer en toute simplicité les ressources disponibles a par ailleurs permis d’améliorer de 15% leur utilisation, et de faciliter le suivi financier des projets.