Groupe IMA : le changement, ça ne se délègue pas, ça se pilote

Carte d’identité du Groupe IMA

Le Groupe IMA (Inter Mutuelles Assistance) conçoit, assemble et met en œuvre des solutions d’assistance et de services adaptés à ses actionnaires et clients.
De l’assistance d’urgence à l’accompagnement au quotidien, le Groupe IMA propose une offre complète dans les domaines de la Mobilité (automobile, déplacement, voyage et de loisirs), de l’Habitat (travaux, télésurveillance, maison connectée), de la Santé Bien-vivre et du Juridique. En 2021, le Groupe IMA a reçu 12,6 millions d’appels et a traité 3,3 millions de dossiers.

• Secteur : Services d’assistance
• Fondé : 1981
• Siège social : Niort
• Chiffre d’affaires 2021 : 872 millions d’euros
• Site internet : https://ima.eu/fr

L’histoire du Groupe IMA avec Sciforma

Tout commence en 2004, alors que la DSI du Groupe IMA avait encore des allures de start-up. La DSI, qui compte alors une petite trentaine de collaborateurs, décide de se doter d’une solution de gestion de projets afin de consolider une liste des projets en cours et de se ménager une vision d’ensemble de l’activité. Son choix s’arrête sur PSN 8 – l’ancêtre de Sciforma. C’est le début d’une collaboration qui s’avérera longue et fructueuse.
10 ans plus tard, le Groupe IMA a grandi. La DSI est désormais forte d’une centaine de collaborateurs. Au fil des évolutions et montées de version, PSN 8 est devenu Sciforma 6. Des efforts ont été faits pour structurer la gestion des projets.
C’est à ce moment que le slogan « C’est vendredi, c’est la saisie » se fait entendre dans les couloirs et acte la prise en compte de la saisie des temps par les collaborateurs.
Mais c’est véritablement en 2015 que se produit le grand virage. Sous l’impulsion de la direction générale, la direction de la DSI met en place une gouvernance du plan informatique. Cette dernière institutionalise, entre autres, la classification des projets en portefeuilles, la création d’un service relation métiers faisant le lien entre la DSI et les directions métiers, ainsi que diverses instances de décision et de pilotage pour prioriser et arbitrer l’activité projets. C’est également à cette occasion qu’est créé le bureau de gestion des projets, piloté par Rémy Hubert.
Avance rapide jusqu’en 2018 : réalisant qu’un certain nombre de projets sont à la dérive, la DSI consulte l’ensemble des acteurs impliqués dans ses projets et aboutit à la création de la méthode « GPS » (pour gestion de projets smart). Basée sur un découpage des projets en phases et en jalons, elle permet de savoir où en est un projet en un coup d’œil. Surtout, les écrans et fonctionnalités dynamiques de Sciforma permettent de donner vie à cette méthode : passer d’une phase à l’autre, planifier ou passer les jalons, etc.
Et l’histoire continue, avec une migration vers Sciforma 7.1 prévue pour début 2023. À suivre !

“Nous avons accéléré… en passant une vitesse à la fois !”

Benjamin Bobo, Responsable du département Pilotage et Performance
Groupe IMA (Inter Mutuelles Assistance)

Les bénéfices pour le Groupe IMA

Une dizaine d’années d’efforts ont porté leurs fruits : la DSI d’IMA est dorénavant en mesure de gérer son plan de charge à trois mois.
Les rapports et données de Sciforma lui permettent notamment de :

• Visualiser une photographie globale de la capacité à faire de l’ensemble des équipes, avec la possibilité de rentrer dans les détails
• Distinguer la planification des activités « run » (récurrentes) et « build » (projets)
• Faciliter le travail de planification par les chefs de projets grâce à des fonctionnalités permettant de corréler la planification de l’activité, des ressources et de la charge correspondante
• Suivre de manière hebdomadaire l’état de santé des projets, le respect des budgets, le planning des ressources (afin d’éviter les surcharges)
• Faciliter la saisie des absences par les collaborateurs grâce à des modèles de calendriers pré-remplis

La DSI Groupe peut ainsi piloter son activité projets de manière simple et fiable, en évitant le sempiternel décalage de pics de charge impossibles à absorber.

Les conseils d’IMA pour une montée en puissance réussie :

De l’importance des relais et de l’influence du management

“Il est essentiel de disposer de relais proches des équipes pour faire passer les messages importants. Depuis que nous avons revu notre organisation pour intégrer nos PMO au sein même des équipes, le suivi des bonnes pratiques est devenu beaucoup plus facile. De même, l’implication active de la direction a été d’une efficacité incomparable.”

Rémy Hubert, EPMO
Groupe IMA (Inter Mutuelles Assistance)

Ne pas faire les choses à moitié

“Lors de la mise en place de GPS, nous avions désigné des ambassadeurs supposés aider les collaborateurs à prendre en main la nouvelle méthode. Avec le recul, nous avons réalisé que nous n’avions peut-être pas assez encadré et structuré cette communauté d’ambassadeurs.”

Benjamin Bobo, Responsable du département Pilotage et Performance
Groupe IMA (Inter Mutuelles Assistance)

Le changement a sa limite

“Chacun peut absorber une certaine dose de changement, au-delà de laquelle plus rien n’est intégré. D’où l’importance d’y aller progressivement pour respecter les limites naturelles des équipes plutôt que de risquer de les perdre. Il est également essentiel de partir des usages. D’ailleurs, nous n’abordons pas du tout notre passage à Sciforma 7 comme une migration technique, mais plutôt comme l’occasion de repenser nos usages.”

Rémy Hubert, EPMO
Groupe IMA (Inter Mutuelles Assistance)

“Le changement, ça ne se délègue pas, ça se pilote.”

Benjamin Bobo et Rémy Hubert
Groupe IMA (Inter Mutuelles Assistance)