Localisation
France
Industrie
Industrie manufacturière
Carte d’identité de l’entreprise
Leader des solutions de métrologie de front d’onde et d’optique adaptative, Imagine Optic fabrique des analyseurs de front d’onde permettant de caractériser finement les propriétés optiques des objets ainsi que des applications de correction. L’entreprise a développé son savoir-faire auprès de clients prestigieux des marchés académiques et industriels (Harvard, Apple, Google, NASA…).
- Secteur : Matériel optique et photographique
- Fondé : 1996
- Siège : Orsay
- Chiffre d’affaires : 7 millions d’euros
- Effectifs : 60
- Site Internet : www.imagine-optic.com
Une entreprise de haute technologie engagée dans des projets aux enjeux différents
La Direction technique d’Imagine Optic mène de front plus de cinquante projets, très hétérogènes en termes de volumétrie, de durée, et de contraintes.
Ainsi, les projets de type « Gestion par affaire » amènent l’entreprise à travailler comme un bureau d’études pour le compte de clients ayant besoin de résoudre rapidement des sujets techniques spécifiques ; ses projets de R&D produit induisent des problématiques d’optimisation du crédit d’impôt recherche ; pour les programmes de R&D amont, subventionnés par des agences de recherche et pouvant durer plusieurs années, l’enjeu est davantage de tenir la durée.
Ces divers projets comportent tous un niveau de risque technique élevé, et doivent partager des ressources communes pour encore corser la chose.
Autrement dit, il est indispensable pour cette entreprise de pointe de piloter son portefeuille avec rigueur et intelligence.
Une formalisation graduelle de la gestion de projets
Si un suivi des projets a été mis en place dans l’entreprise dès 2001, la gestion de projets ne sera véritablement formalisée qu’à la fin des années 2000. En 2012, Imagine Optic se dote de MS Project pour gérer son plan de charge.
Mais la croissance de l’activité et de l’ampleur des projets de l’organisation va vite pointer les limites de ce système. Entre 2014 et 2016, un afflux de nouvelles recrues (généralement de jeunes ingénieurs sans véritable culture de la gestion de projets) précipite l’abandon de MS Project, chaque chef de projets construisant ses propres outils de suivi.
Les saisies sont manuelles, il faut reporter les données entre les outils, tout se fait dans l’urgence… La frustration croît. Jusqu’à la reconnaissance officielle d’un besoin de structuration de la gestion de projets, qui conduira à la création du poste de PMO.
De la frustration au cahier des charges
Ayant identifié la nécessité d’acquérir un outil professionnel de gestion de projets, Pauline Treimany, la nouvelle PMO, se livre à un recensement des limites du système en place.
À commencer par l’absence de planification et de pilotage global. L’hétérogénéité des outils et méthodes de suivi d’un chef de projets à l’autre rendait fastidieuses la consolidation et la restitution des données. Une mauvaise circulation des informations amplifiait l’impact des interdépendances de ressources. Pour la direction, le manque de remontée d’information et de reporting synthétique se traduisait par une difficulté à se projeter et à prendre des décisions.
Du point de vue de l’organisation, ce manque de vue globale induisait des retards et dépassements récurrents dans les projets.
En 2016, Imagine Optic s’est donc mis à la recherche d’une plateforme offrant une vision d’ensemble sur les ressources et projets pour gagner en fluidité et en efficacité.
Sciforma : le choix du bon sens
Le choix de Sciforma s’est effectué sur la base d’un ensemble de critères.
Du point de vue fonctionnel, l’outil couvre tant les processus de gestion de projets (fiches de temps, suivi de l’avancement, planification…) que de pilotage de portefeuilles (planning synthétique, occupation des ressources, filtrage des visualisations, lissage des charges, simulation…).
La solution Sciforma s’est également distinguée par la qualité de son expérience utilisateur. Imagine Optic a particulièrement apprécié l’équilibre qu’elle offre entre flexibilité (dynamisme, évolutivité, personnalisation) et structure (avec des garde-fous, et un cadre simple guidant des utilisateurs qui ne sont pas nécessairement professionnels de la gestion de projets).
Sans oublier le nerf de la guerre : le prix de la solution.
Énormément des fonctionnalités natives de Sciforma relèvent du bon sens. C’est à dire que, en y réfléchissant un petit peu, on se dit vite « Ah mais oui, il est tout à fait logique que ce soit fait comme ça ! »
Pauline Treimany, PMO et COO
Tant et si bien que, fin 2022, Imagine Optic décide de poursuivre son partenariat avec Sciforma en migrant vers la version 7.1 du produit. L’idée étant de bénéficier de fonctionnalités enrichies comme le regroupement de projets, l’API REST, ou encore la gestion de projets hybrides.
J’ai été sidérée par la vitesse à laquelle nous avons effectué la montée de version.
Pauline Treimany, PMO et COO
Le bon sens, en pratique
Depuis l’adoption de Sciforma, une nouvelle capacité à prévoir les retards et à en avertir les parties prenantes fluidifie la collaboration entre les services et les équipes projets.
La clarté des rapports automatisés autonomise les équipes et les décideurs, qui ne sont plus dépendants de la personne chargée de la consolidation des données et peuvent objectiver leurs décisions.
Du point de vue financier, l’entreprise peut désormais effectuer une analyse de rentabilité pour mieux comprendre l’activité et identifier des leviers pour l’optimiser.
Les déclarations de CIR et les relevés de subventions sont grandement facilités et fiabilisés.
Enfin, l’identification des goulets d’étranglement améliore l’estimation des besoins en ressources par type de projets.
Et ensuite ?
Au nombre des chantiers restant à mener figure la poursuite de la formation des chefs de projets et de la conduite du changement. Pour encourager l’adoption, la PMO d’Imagine Optic a mis en place des programmes de tutorat et s’emploie à faire des démonstrations pratiques de l’utilité de l’outil pour montrer aux utilisateurs qu’ils y trouvent leur intérêt.
Elle préconise une approche pragmatique aux formations et à l’adoption, prenant en compte les spécificités de chacun.
Pour convaincre des équipes de changer leurs habitudes, il faut accepter les réticences plutôt que de prétendre que tout va être simple. Il faut aussi accepter de douter, et, parfois, gérer les grognes et essayer d’objectiver si possible !
Pauline Treimany, PMO et COO
Enfin, Imagine Optic prévoit d’interfacer Sciforma avec les autres outils structurants utilisés en interne.
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