kommIT : un outil de PPM professionnel pour stimuler la réussite des projets

Carte d’identité de l’organisation

Avec plus de 20 ans d’expérience, kommIT est un acteur clé de la digitalisation des services gouvernementaux et de l’administration publique en Allemagne. La société de conseils accompagne différentes entités et organisations publiques, grâce à un large éventail de solutions techniques et de services professionnels visant à accélérer la digitalisaion.

• Secteur d’activité : Services numériques
• Siège : Cologne, Allemagne
• Site web : https://www.komm-it.de/

Quand la complexité croît avec le volume d’activité

Digitaliser des activités auparavant réalisées sur papier peut grandement améliorer l’efficacité et la qualité des services publics. Et les administrations allemandes en ont pris conscience. En conséquence de quoi kommIT, fournisseur local de services de digitalisation, a vu son volume d’activité se démultiplier au cours des dernières années. De l’implémentation de logiciels à de méga-projets complexes d’infrastructure, la société doit gérer un nombre croissant d’initiatives clés pour ses clients gouvernementaux.

Le développement de l’activité s’est accompagné d’une complexité accrue, poussant kommIT à se reconcentrer sur des points fondamentaux tels que le respect du budget et du calendrier. La société a alors décidé de prendre des mesures pour améliorer le taux de réussite de ses projets.

Passer au niveau supérieur avec Sciforma

Il y a quelques années de cela, kommIT avait implémenté et déployé Sciforma 6. Cependant, l’usage de l’outil se limitait à quelques fonctionnalités et espaces de base – comme le diagramme de Gantt et les feuilles de temps. Employé ainsi, comme une alternative à Excel, l’outil de PPM ne pouvait pas donner sa pleine mesure et produire de réels.

Tout a changé à l’arrivée de Stefan Georg Müller au poste de Head of Project Management en 2018 : sous son égide, l’entreprise est passée à la version 7.1 de Sciforma. Cette nouvelle version a permis de déployer un éventail beaucoup plus large de fonctionnalités et a fait de Sciforma le référentiel unique sous-tendant l’intégralité du processus de PPM.

En réalisant la faiblesse du taux de réussite de ses projets, kommIT a décidé de revoir ses méthodes et a identifié des pistes d’amélioration. C’est alors qu’a été lancé un travail d’évaluation de l’efficacité des pratiques de gestion de projets pour distinguer les bonnes des mauvaises et rectifier le tir. Le cadre méthodologique en ayant résulté a été intégré dans Sciforma pour accompagner les chefs de projet et les aider à rester sur la bonne voie.

Remarque : kommIT utilise une combinaison de méthodologies agile, traditionnelle, et hybride pour sa gestion de projets, en fonction du périmètre, de la nature et de la complexité du projet concerné.

Les bénéfices d’un outil de PPM professionnel

Ce qui fait la force et la valeur d’un outil de PPM est sans aucun doute son éventail de fonctionnalités variées. La capacité de Sciforma à révéler et piloter les interconnexions entre les ressources, les budgets, les parties prenantes, les risques, ou encore les flux de travail permet d’éliminer la complexité pour les chefs de projet, les aidant à livrer des projets respectant leur périmètre, leur budget et leurs délais.

Les fonctionnalités intégrées de collaboration et de communication de la plateforme ont également permis de réduire drastiquement les communications par e-mails, qui réduisent l’efficacité de la communication d’environ 30 %.

Maintenant que l’entreprise utilise Sciforma quotidiennement pour gérer les cycles de vie de ses projets, de leur genèse à leur facturation, un pilotage facilité a permis aux chefs de projets de multiplier par 5 le nombre de projets qu’ils sont capables de mener simultanément.

Globalement, kommIT a enregistré des résultats exceptionnels :

• 94 % d’augmentation du taux de réussite des projets
• 97 % d’augmentation des projets respectant leur budget
• 53 % de réduction du temps passé à générer des rapports, chercher des informations…
• 324 % d’augmentation du volume de projets

Nous avions besoin du meilleur outil professionnel pour aider nos chefs de projets.

Stefan Georg Müller, Head of Project Management

Vers toujours plus d’intelligence

Parmi les plans de kommIT pour améliorer encore ses méthodes de PPM et la réussite de ses projets figure l’intégration de capacités d’intelligence artificielle dans Sciforma. L’objectif est de mettre à profit l’IA pour faciliter l’identification et la gestion de l’impact de chaque changement ou glissement dans un projet sur les différents domaines et disciplines qu’il pourrait affecter (budget, ressources, risques, parties prenantes…). Des fonctionnalités d’IA ont déjà été implémentées dans Sciforma, et le PMO prévoit maintenant d’utiliser des interfaces pour simplifier l’intégration de nouvelles briques d’IA.