Localisation
France
Secteur d’activité
Chimie
Carte d’identité de l’organisation
Seqens est un acteur mondial intégré en solutions pharmaceutiques et ingrédients de spécialité, disposant d’une large gamme de produits, de services et de technologies. Le groupe propose à ses clients des services de fabrication à façon pour les marchés pharmaceutiques et de spécialités ainsi qu’un large portefeuille de principes actifs, d’intermédiaires pharmaceutiques et de produits de spécialité.
- Secteur : Chimie
- Fondé : 2003
- Siège : Ecully, France
- Chiffre d’affaires : 1 milliard d’euros
- Employés : 3 200
- Site Internet : www.seqens.com/fr
Le contexte
En 2017, le groupe Seqens a restructuré ses activités françaises de recherche et développement (R&D) en les regroupant sur le site de Porcheville, en région parisienne.
Amélie Nialy Gagnan, la responsable planification projets recrutée pour piloter la gestion des ressources et des plans de charge sur ce périmètre, a alors entrepris de rationaliser la planification, le suivi, et la facturation aux clients externes du travail lié aux projets de R&D dans un contexte de croissance rapide des effectifs et du volume d’activité. Choisi pour sa couverture fonctionnelle, sa simplicité, son évolutivité et sa flexibilité, le logiciel Sciforma a été déployé en 2019 à l’échelle du site pour accompagner et soutenir cet effort de structuration.
Attentes et objectifs de Seqens
Uniformiser pour y voir clair
Les ressources, plans de charges et budgets liés aux projets de R&D étaient gérés au moyen de plusieurs outils différents – allant du logiciel de gestion des tâches au fichier Excel maison. Cette atomisation induisait des disparités et hétérogénéités dans les usages et pratiques des équipes, chacun ayant sa propre méthode pour élaborer ses plans de charge et suivre ses indicateurs financiers.
Le manque d’uniformité dans les systèmes et les modes de manipulation des données rendait la recherche, la compilation et la consolidation de l’information longues et complexes, surtout lorsqu’il s’agissait de croiser des données issues de plusieurs services différents et de gérer des interdépendances.
Ce problème de visibilité se faisait de plus en plus perceptible à mesure que l’activité du site de Porcheville se développait. Aussi la nouvelle responsable planification projets a proposé d’harmoniser la gestion en se dotant d’un outil unique pour planifier et suivre les bons de commande et la facturation associée à l’échelle de l’ensemble du site.
Simplifier l’allocation des ressources
En particulier, le logiciel théoriquement dédié à l’allocation et à la gestion des ressources n’avait été adopté que partiellement par les responsables de projets. Sa rigidité fonctionnelle (par exemple l’impossibilité d’ajuster ou de simuler les plans de charge) en limitait par ailleurs l’utilisation. Amélie Nialy Gagnan devait donc se charger de la récupération et de la consolidation manuelles des données en un fichier Excel tentaculaire, qui était devenu très difficile à gérer pour elle. Elle avait besoin d’une plateforme robuste pour évaluer la capacité à faire, réaliser les arbitrages de ressources, lisser le plan de charge et prendre des décisions d’embauche.
Mieux prévoir pour mieux anticiper
Parce les équipes de R&D peinaient à y voir clair sur l’encours, il était d’autant plus difficile de prévoir l’à-venir pour pouvoir anticiper les besoins en main d’œuvre (et donc préparer en amont d’éventuels transferts ou embauches de personnel) et pour se faire une idée des rentrées et sorties d’argent prévisionnelles.
La R&D de Seqens avait donc besoin d’un système intelligent de gestion de données permettant de prévoir le chiffre d’affaires sur six mois et de mieux comprendre les besoins de l’activité et le cycle de vie des projets afin de fiabiliser les devis à venir.
La solution Sciforma
Fonctionnalités clés
- Gestion des ressources,
- Gestion de portefeuilles/programmes
- Services
- Accompagnement à la mise en oeuvre/intégration
- Exigences et enjeux techniques
- Sécurisation des données stockées
Les bénéfices pour Seqens
Une vraie vision du plan de charge
Sciforma livre une vision consolidée et dynamique du plan de charge et des disponibilités des ressources, avec la possibilité de distinguer les différents types de charges, de différencier les projets et les études d’opportunités… Bref, de faire parler les données.
La capacité à simuler divers scénarios hypothétiques ainsi que des fonctionnalités d’ajustement automatique de la planification en cas de changement de l’un des paramètres offrent une compréhension plus fine des charges et des livrables, permettant d’identifier en amont les goulots d’étranglement dans les services.
Un meilleur pilotage de la facturation
Grâce à une interface dédiée à la facturation à l’échelle du portefeuille, Amélie Nialy Gagnan dispose instantanément de la vision d’ensemble requise pour suivre le chiffre d’affaires en temps réel. La consolidation des devis dans Sciforma, avec intégration des jalons de facturation par projet, lui permet de suivre en toute simplicité l’évolution du chiffre d’affaires et de transmettre ces informations pour la mise à jour du carnet de commande.
Des décisions de priorisation entre projets plus éclairées
Transmis à chaque responsable de service, le plan de charge unique leur offre la visibilité parfaite sur les activités qui leur permet de suivre et de contrôler la charge de travail et de prendre les décisions requises pour prioriser l’allocation des ressources clés entre les différents projets. Les réunions mensuelles dédiées au pilotage du portefeuille peuvent maintenant s’appuyer sur une vision claire de l’impact des divers arbitrages possibles sur les ressources, le calendrier et le chiffre d’affaires, permettant une priorisation plus judicieuse et plus profitable des activités.
Un outil fédérateur
De manière plus générale, la cohérence et la visibilité offertes par Sciforma ont permis de mieux cadrer et structurer les flux d’information et de travail entre les équipes – notamment en sensibilisant les équipes commerciales au besoin de s’assurer que la capacité permet effectivement d’absorber de nouveaux projets.
La facilité d’utilisation de l’outil a contribué à son adoption rapide par les utilisateurs du site de Porcheville. Qui plus est, l’initiative d’Amélie Nialy Gagnan a fait des émules au sein du groupe Seqens, dont plusieurs autres sites ont entre-temps déployé Sciforma sur leur périmètre, en utilisant d’autres fonctionnalités.
