Stago : une meilleure prédictibilité pour fiabiliser la chaîne de l’innovation avec Sciforma

Carte d’identité de l’organisation

Stago élabore des produits et systèmes de diagnostic biologique (réactifs, instruments, consommables…) à destination des laboratoires d’analyses médicales. Leader dans le domaine du diagnostic in-vitro dans les domaines de l’hémostase et de la thrombose, le groupe commercialise plus de 350 produits et est représenté dans plus de 110 pays.

• Secteur : Biologie médicale
• Fondé : 1945
• Siège : Asnières-sur-Seine
• Employés : Plus de 2 600
• Site Internet : www.stago.com

Le contexte

À l’époque où Stago utilisait plusieurs systèmes distincts pour gérer ses portefeuilles de projets, il n’était possible d’atteindre qu’une vision éclatée des activités projets de l’entreprise. Un tableau fragmenté qui était source d’inertie pour cette entreprise innovante aux cycles de développement longs, aux projets soumis à de fortes contraintes réglementaires, et où tout décalage imprévu peut avoir de lourdes répercussions sur la chaîne des activités.

En réponse à la volonté d’uniformiser et de structurer davantage sa gestion de projets pour se ménager une vision à trois-cinq ans sur les plans de développement de produits, le groupe s’est mis à la recherche d’une plateforme dédiée. En 2012, Stago choisit PSNext 5.0 (ancien nom de Sciforma) pour sa performance globale, et déploie l’outil auprès des équipes informatiques et de conception de produits. 

“En passant à la version supérieure du logiciel, Sciforma 7.1, l’entreprise a trouvé dans l’outil une base de connaissances et un ensemble de fonctionnalités qui renforcent la prédictibilité de commercialisation des projets et soutiennent sa capacité d’innovation.”

Frédéric Authouart – Coordinateur Activités IT Transverses, Stago

Attentes et objectifs de Stago

Raffermir la planification

L’entreprise s’appuyait sur une collection d’outils différents pour gérer ses projets : un pour les plannings et Gantt des projets, un pour les plans produits, un pour le suivi des temps constatés au niveau des projets… Une grande partie du travail de consolidation étant effectuée manuellement au sein d’outils bureautiques divers, Stago recherchait une vision d’ensemble sur ses projets et son portefeuille afin d’en rationaliser la planification.

Un enjeu d’autant plus important que le groupe est soumis à des contraintes strictes pour la planification de la conception et de la commercialisation de ses produits, dont les échéanciers doivent être précisément jalonnés et documentés.

Valoriser les investissements en recherche et développement

Le système utilisé par Stago pour recueillir les temps passés par ses équipes ne permettait qu’un suivi rétrospectif, sans possibilités de prévision ; surtout, il était déconnecté du système codifié employé par le service de contrôle de gestion pour piloter les imputations financières. Faute de fournir un cadre d’usage clair et de pouvoir démontrer son utilité pour l’entreprise, cet outil n’était utilisé que de manière parcellaire, avec un taux de suivi des temps s’établissant autour de 30%.

Systématiser et professionnaliser le suivi des temps était particulièrement important pour pouvoir établir des corrélations claires entre le planning des activités et le travail effectué par les équipes.

La solution Sciforma

Fonctionnalités clés

• Gestion des ressources
• Planification/programmation de projets
• Reporting/tableaux de bord en matière de gestion de portefeuilles de projets

« La facilitation et l’accélération des opérations se sont mécaniquement traduites par un accroissement de la productivité de l’entreprise, qui a enregistré une réduction de 20% du temps passé sur les tâches administratives. »

Frédéric Authouart – Coordinateur Activités IT Transverses, Stago

Focus sur la migration vers Sciforma 7.1

Commencée fin 2019, la migration vers Sciforma 7.1 a été effectuée à quatre mains – par Frédéric Authouart, Coordinateur Activités transverses chez Stago, accompagné d’un consultant Sciforma – seulement 20 jours de travail. Une montée de version simple, fluide et rapide, notamment grâce au choix fait par Stago de revenir à la configuration standard de l’outil, tel que le préconise Sciforma.

Lors de la mise en place initiale de PSNext, l’entreprise avait essayé de couvrir tout le champ des besoins anticipables en greffant à l’outil mille et un paramètres spécifiques. Certes complète, la résultante s’avérait également complexe, et tendait à démultiplier les opérations requises pour gérer des activités simples.

Le passage à la nouvelle version a été l’occasion d’un virage vers une nouvelle approche. Plutôt que de s’attacher à mettre à niveau une offre foisonnante de fonctionnalités, Stago a décidé de partir de la demande des usagers, et de commencer par leur proposer le tronc simple de la solution, tel que défini par les experts de la gestion de projets que sont les concepteurs de Sciforma. Charge ensuite aux utilisateurs de solliciter l’ajout de fonctions ou d’interfaces qui pourraient éventuellement leur faire défaut. 

La mise en œuvre de cette version simplifiée, qui n’a requis que du simple paramétrage de données, a divisé par trois l’effort requis et a permis de mettre en service Sciforma 7.1 en février 2020.

Après plusieurs mois d’utilisation, il s’avère que l’outil dans sa version générique convient parfaitement à l’usage qu’en font les chefs de projets, qui n’ont guère eu d’aménagements à solliciter. 

Les bénéfices pour Stago

Une modélisation plus fine de la planification pour plus de prédictibilité

Tirant parti des fonctions de planification offertes par Sciforma, Stago a défini un certain nombre de modèles de projets types, reflétant la classification des projets telle qu’exprimée dans sa charte interne de gestion de projets.

Ces modèles, pré-remplis avec des charges et jalons types, s’avèrent particulièrement précieux pour la planification de projets de développement de produits aux activités récurrentes – par exemple, des tests de stabilité à opérer à échéances régulières. Il suffit d’appliquer le modèle approprié à un nouveau projet pour avoir une visibilité indicative sur sa date de livraison possible, en prenant en compte d’éventuels goulets d’étranglement dus à l’achèvement concomitant d’autres projets du même ordre.

Cette prédictibilité accrue du travail de recherche et développement améliore la capacité de l’entreprise à se positionner par rapport à la concurrence, et à tenir ses engagements envers le marché et envers ses clients – par exemple en permettant de préparer avec une certitude renforcée la sortie prochaine de nouveaux outils ou réactifs. Un surplus de visibilité précieux pour une entreprise qui, travaillant dans le milieu de la biologie humaine, est par essence exposée aux aléas. L’anticipation de décalages de projets dus à des interdépendances permet d’ailleurs d’agir pour procéder à des ajustements, et ainsi d’optimiser les activités.

Une gestion financière fiabilisée

En simplifiant le travail de gestion des budgets, Sciforma a également permis à Stago d’accroître significativement le nombre de projets respectant leur budget. À l’époque où les tâches de suivi et de réconciliation des données financières à partir de systèmes éclatés représentaient une charge importante pour les équipes de comptabilité et de contrôle de gestion, les coûts liés à certains projets ne pouvaient pas nécessairement être suivis avec la même rigueur qu’à présent, où tout est automatisé dans le cadre d’un système consolidé. De plus, la bibliothèque de projets qu’a constituée l’entreprise lui permet de tirer des enseignements du passé pour mieux prédire les coûts et aléas liés à un projet, et ainsi de construire des plans budgétaires plus fiables.

Prochaines étapes pour 2021

À présent que Sciforma 7.1 est solidement en place, Stago compte en élargir le périmètre, notamment avec l’activation des fonctionnalités de recueil, de qualification et de suivi des demandes. Des attributs de qualification prédéfinis, connus de tous et partagés par tous, vont permettre de caractériser et d’évaluer plus objectivement les idées de projets et de les pondérer par rapport à la stratégie, facilitant et fiabilisant d’autant les arbitrages.

Autre piste d’enrichissement, à terme, l’intégration à Sciforma de l’ensemble du pilotage des ressources, ce qui devrait être particulièrement bénéfique aux responsables d’équipes cumulant les casquettes de chefs de projets et de responsables de ressources.

Les conseils de Stago pour une adoption réussie

Penser marketing : Outre des supports et instances pédagogiques (tutoriels vidéo, « corners » invitant à partager les bonnes pratiques en toute convivialité), c’est par un accompagnement proactif au quotidien que Frédéric Authouart amène les utilisateurs vers la nouvelle version de Sciforma. La clé est, selon lui, de démontrer avec pédagogie les apports concrets de la nouvelle solution, et d’en souligner la simplicité d’usage et les gains de temps potentiels. Un travail de conviction facilité par la fluidité et l’ergonomie de cette dernière version 7.1.

Penser communauté : Pour faciliter l’appropriation de l’outil par les équipes, le Coordinateur Activités IT Transverses de Stago a également constitué un réseau interne d’ambassadeurs de Sciforma. Ces « administrateurs délégués », qui cumulent une maîtrise supérieure de l’outil avec une compréhension des problématiques et du langage opérationnels, sont en position idéale pour jouer un rôle de référents et de relais au sein des différents services. Leurs échanges avec les équipes, organisés via Teams et enregistrés, sont d’ailleurs l’occasion d’enrichir la bibliothèque de tutoriels vidéos. Enfin, des « salons Sciforma » hebdomadaires permettent à ce cercle d’ambassadeurs d’échanger dans un cadre informel et convivial pour réfléchir aux prochaines étapes du développement de la communauté Sciforma. 

Penser mobilité : Avec les mesures de confinement appliquées dès le printemps 2020, Stago a pu se féliciter d’avoir opté pour une solution full web, avec un système d’authentification unique permettant de se connecter aisément où que l’on soit, et des rapports éditables en un clic.