Yogi Tea : optimiser l’efficacité de l’activité projets grâce à une amélioration de 50% de l’utilisation des ressources

Carte d’identité de l’entreprise

Au cours des cinquante dernières années, YOGI TEA® a fabriqué des thés fonctionnels et délicieux, inspirés de l’ayurveda, une philosophie ancestrale et globale du soin. L’entreprise s’est également développée pour répondre à des besoins spécifiques grâce à des formules spécialisées à base de plantes, mélangées à la fois pour un goût délicieux et des bienfaits pour la santé. Aujourd’hui, YOGI TEA® et CHOICE® proposent plus de 50 thés et infusions composés d’une centaine d’épices et de plantes produits de manière éthique. YOGI TEA®, branche commerciale d’une organisation à but non lucratif, est mû par des valeurs fortes résumées par sa devise : « Feel good. Be good. Do good. »

• Secteur d’activité : Boissons  
• Fondée : 1972 
• Effectif : 300 employés à travers le monde, parlant 25 langues 
• Siège social : Hambourg, Allemagne – Eugene, Oregon 
• Site web : http://www.yogitea.com/fr/ 

Absorber une croissance rapide et gérer la transformation

Yogi n’est plus la petite structure qu’elle était. Ayant triplé son chiffre d’affaires entre 2011 et 2021, l’entreprise a connu une forte augmentation du volume de projets à gérer. Mais la croissance des effectifs n’a pas suivi le même rythme. En conséquence de quoi des ressources limitées ont dû absorber une charge de travail en constante croissance.  

Une pression encore aggravée par les projets de transformation que Yogi doit mener pour préserver son modèle d’entreprise biologique, éthique et responsable. Des initiatives ont ainsi été lancées pour réduire l’empreinte carbone, collaborer avec les agriculteurs pour améliorer la régénération des sols, pérenniser les chaînes d’approvisionnement, etc. En particulier, l’entreprise s’est engagée dans une démarche de mondialisation afin de mieux intégrer ses branches européennes et nord-américaines.  

Lorsque Martin Raza a rejoint l’entreprise en tant que Global Senior Project Manager en 2021, il y a trouvé des équipes projets surmenées, souvent amenées à faire des heures supplémentaires pour tenir les délais. Et il a été chargé de trouver une solution.

En quête d’un système pour améliorer la visibilité et résoudre les problèmes de ressources

On pourrait dire que les feuilles de calcul auparavant utilisées pour planifier et gérer les projets exacerbaient le problème de pénurie de ressources.  

Sans visibilité consolidée sur l’encours des projets, il était impossible de prioriser efficacement. L’absence de planification centrale empêchait l’identification et la gestion en amont des dépendances entre projets. Le manque de vision d’ensemble sur la capacité et l’utilisation des ressources entraînait des problèmes récurrents de surallocation et de goulots d’étranglement.  

Qui plus est, l’administration manuelle des feuilles de calcul donnait beaucoup de travail aux collaborateurs, aggravant encore leurs problèmes de charge. Il était temps de changer de méthodes et d’outils, en commençant par adopter une solution de PPM professionnelle. 

Martin Raza et son équipe ont établi un cahier des charges exhaustif pour orienter leur choix :

• un référentiel de données unique consolidant toutes les informations avec la possibilité de générer des rapports, 
• des éclairages sur l’utilisation des ressources afin de détecter les problèmes en amont, 
• des fonctionnalités de priorisation pour concentrer des ressources limitées sur les initiatives les plus importantes, 
• des fonctionnalités avancées de gestion de portefeuilles pour soutenir la croissance de l’entreprise,   
• la compatibilité de la version standard avec les méthodes et usages de l’entreprise afin de minimiser le travail de configuration, 
• l’évolutivité pour répondre aux défis posés par la mondialisation et la croissance.

Devinez quoi : Sciforma PPM a coché toutes les cases.

L’effet Sciforma

Un an après sa mise en service, Sciforma est devenu le référentiel de gestion des informations projets de Yogi. La plateforme consolide désormais toutes les données sur les projets, les modèles, les méthodes, les enseignements tirés d’initiatives antérieures et, en substance, tout ce qui a trait aux projets. 

Une visibilité commune sur les données, avec une vision d’ensemble des interdépendances entre projets, a grandement facilité la création, la planification et le suivi des projets. Des outils spécifiques, comme les modèles de projets pouvant être entreposés dans l’outil et récupérés rapidement en cas de besoin, accélèrent le travail des chefs de projets tout en développant les connaissances de l’organisation et en favorisant l’amélioration continue des modes de travail. 

Une clarification des responsabilités respectives a permis d’améliorer la collaboration et de rationaliser les communications. Les décisions sont désormais prises sur la base de données concrètes, et non plus à l’instinct.

Nous sommes désormais en mesure de créer, de gérer et de livrer nos projets beaucoup plus rapidement. Les premiers résultats que nous avons affichés d’emblée nous ont aidés à susciter l’adhésion de toute l’entreprise, y compris de la direction.

Martin Raza, Global Senior Project Manager

Il est important de noter que cette nouvelle transparence a grandement contribué à résoudre le principal problème de Yogi : la surallocation des ressources. Avec une planification et une priorisation centralisées, il devient possible d’élaborer des plans de charge réalistes. La plateforme permet d’identifier objectivement les surcharges de ressources et facilite la prise de mesures, accroissant ainsi la réactivité de la gestion de projets. 

L’« effet Sciforma » pour Yogi Tea n’est pas uniquement perceptible, il est surtout tangible. Si l’on considère les chiffres :

• Une augmentation de 14 % du nombre de projets achevés 
• Une augmentation de 12 % du taux de réussite des projets
• Une amélioration de 50 % de l’utilisation des ressources
• Une réduction de 50 % du temps consacré à l’administration des projets ou au traitement des données

La recette de Yogi pour une implémentation réussie 

La facilité d’utilisation de Sciforma PPM a sans doute beaucoup contribué à encourager son adoption. Mais le mérite en revient en grande partie à la stratégie de Martin Raza, qui a promu le nouveau système, accéléré sa prise en main, et donné aux utilisateurs les moyens de l’utiliser au mieux. 

Pour s’assurer de l’implication des collaborateurs de bout en bout, il a identifié une équipe de super-utilisateurs chargés de former et d’accompagner les autres employés. Des formations adaptées aux divers profils, des communications et des instances de questions-réponses régulières (pendant et après l’implémentation), ainsi que des sessions d’assistance en direct ont été déployées pour familiariser tout le monde avec l’utilisation de l’outil. La célébration des petites victoires a également contribué à préserver la motivation de l’équipe tout du long. 

Andreas von Könemann, de chez Sciforma, m’a présenté un concept de conduite du changement qui nous a aidés à gérer les attentes en interne : “Ramper, marcher, courir”. Il s’agit d’adopter une approche progressive à l’implémentation, en commençant lentement, puis en accélérant au bon moment.

Martin Raza, Global Senior Project Manager

La suite de l’aventure

Malgré d’impressionnants premiers résultats, Yogi a encore des défis à relever. Il s’agit notamment d’accélérer l’adoption par les utilisateurs afin d’embarquer ceux qui maîtrisent moins le numérique, de systématiser l’application de la méthodologie de gestion des ressources et de développer l’implication et le soutien de la direction. 

À l’avenir, Martin Raza projette d’étendre l’utilisation de Sciforma au sein de l’entreprise. Jusqu’ici principalement utilisée pour les projets de développement de produits, la plateforme permettra également de gérer des initiatives de durabilité et d’infrastructures.  

Il est également prévu de déployer des fonctionnalités supplémentaires de l’outil, notamment des éléments de travail pour les profils non techniques, le module ROI et finance, ainsi que le module de gestion des idées et de la stratégie afin de veiller à ce que toutes les suggestions soient prises en compte. 

Enfin, une meilleure intégration entre les branches européenne et nord-américaine nécessitera l’usage d’un système unique. Qui pourrait bien être Sciforma.