新しい取り組みに十分なリソースを確保するためであれ、追加コストなしにプロジェクトの納期を守るためであれ、時間管理はPMOやプロジェクト・マネージャーが最もこだわっていることのひとつでしょう。
時間管理はプロジェクトやポートフォリオの優先事項の1つですが、仕事でもプライベートでも、1日の仕事、タスク、プレッシャーの量に圧倒されることがあるかもしれません。誰かに、あるいは自分自身に、「やりたいことはあるけれど時間がない」と何度言ったことがありますか？そこで、私たちがプロジェクトマネジメントで日常的に使っている方法を自分自身に適用し、本当はどれだけ圧倒されているのかを把握してみましょう。
時間の使い方をよりよく理解する
セレステ・ヘッドリー（Celeste Headlee）は著書『We Need to Talk: How to Have Conversations That Matter（私たちは話す必要がある：重要な会話をする方法）』の中で、時間管理に関する彼女の見解を紹介しています。彼女は、1960年代半ばから労働時間が大幅に減少しているにもかかわらず、いまだに多くの人が「自分は働きすぎだ」と感じており、それが悪影響を及ぼしていると説明しています。
一日の中でどのように時間を使っているかを明確に把握していないため、私達は簡単に圧倒され、間違った判断やストレス、不安などを感じてしまうのです。自分のスケジュールをよく把握している人は、余暇のために時間をもっと取るか、まったく活動しないでリラックスすることで、一日をコントロールできると感じる傾向があります。
では、どのようにして一日のコントロールを取り戻し、見通しを良くすることができるのでしょうか？答えはもちろん、タイムトラッキングです！
タイムトラッキングを始める
プロジェクトマネージャーやPMOは、作業を整理しプロジェクトを計画するために最も効果的な方法がタイムシートであることを知っています。しかし、プロジェクトマネジメントのベストプラクティスを自分自身に適用できているとは限りません。そこで、セレステ・ヘッドリーからのアドバイスです。今すぐタイムトラッキングを始めましょう！
ペンと紙を用意し、起きてから寝るまで何をしていたかをメモしてみてください。インスタグラムに20分かかったらそれを書き留め、コーヒーブレイクを取ったらそれを書き留め、1時間30分の会議に出席したら、それを書き留めます。自分のためのメモですから、誰かに見せるわけではありません。
週の終わりには、一日中何をしているか、本当に仕事に追われているのか（事実かもしれません）、実際にスケジュールに追加できる新しい活動は何かが分かることでしょう。
スケジュールを作成し、それを守る
セレステ・ヘッドリーによれば、一日の行動を把握したら次のステップは、日課（ルーティン）を作成することです。ルーティンは、新しい習慣を生み出す最良の方法です。ジムに行く日、子供を学校に迎えに行く日、ピアノのレッスンに行く日など、1日を30分／1時間に区切り、その日にやるべき主な活動を書き出します。ソーシャルメディアやテレビを見る時間を特定の時間帯に限定すれば、まだまだ時間がたっぷりあることに気づくはずです。
タイムトラッキングの詳細は、 セレスト・ヘッドリー著「圧倒されてストレスを感じていますか？今こそ時間を記録するとき」をご覧ください。
プロジェクトのタイムトラッキングが必要なら、Sciformaをお使いください。デモをリクエストをしてください。