プロジェクトリソースを効果的に管理するためのPPMツール
キーポイント
- 効果的で効率的なプロジェクトリソース管理には、プロジェクトポートフォリオレベルで作業の需要と利用可能なリソースの供給をマッチングさせる必要がある。
- 適切なリソース管理ツールを使用することで、PMOは実行を合理化し、リソースを最大限に活用し、プロジェクトの収益性を高めることができる。
- リソース管理に特化したプロジェクト・ポートフォリオ管理ツールは、リソースの能力、キャパシティ、プロジェクトのスケジュールと要件を可視化することで、大いに役立つ。
- 優れたツールは、組織のリソース管理モデルに適合するよう、幅広いリソース管理オプショ ンを提供し、さまざまなプロセスとテクニックをサポートする必要がある。
キャパシティ・プランニングとリソース・マネジメントの最適化は、効果的なプロジェクト・ポートフォリオ・マネジメントの重要な前提条件です。しかし、プロジェクト・マネジメント・オフィスやポートフォリオ・マネジメントの専門家は、組織の人的、技術的、財政的リソースが最適な方法で活用されていることを確認することは難しいと感じています。優れたプロジェクトリソース管理には、適切なタスクを完了するために適切な能力を動員するための優秀なリソース配分プロセスだけでなく、組織全体のすべてのリソースの利用率を最大化するメカニズムも必要です。
かかっているのは、ビジネスの成功に他なりません。正確なプロジェクトの原価計算とスケジューリングに基づく効果的なリソース管理は、生産性を高め、成果物をより予測しやすくすることで顧客との関係と満足度を向上させ、従業員の参加意欲を高め、雇用の意思決定を支援します。
手作業でリソース管理の最適解を見つけ出すことは、本当に頭の痛い問題ですが、プロジェクト組織は、専用のソフトウェア・ツールやシステムを利用することで、プロセスの円滑化、迅速化、質の向上を図ることができます。
効果的なリソース管理の前提条件
プロジェクトリソースの管理において成功とは、企業が適切な活動やプロジェクトに適切なリソースを配置し、全体的な利用率を最大化することだと定義できます。この定義には多くの意味があります。
- 企業の生産的リソースは平等ではありません。ビジネスにとって「重要」であると定義されるリソースは、希少で簡単に置き換えることができない、コストが高い、あるいは企業を際立たせるような独自のスキルや能力を持っているリソースです。一方、組織の存続と成功にとって客観的にそれほど重要でないリソースもあります。リソースを割り当てる際には、この違いを考慮に入れ、最も重要なリソースへのアクセスには、最も高い潜在的リターンと戦略的価値を持つプロジェクトが優先されるべきです。
- 人件費を含むリソース投資に対するリターンを最大化するには、最適なリソース利用率を見つけ、維持することが不可欠です。高いスキルを持った労働者をフルタイムで雇用し、パートタイムでしか働かせないのは明らかに無駄遣いです。一方、スタッフに過重な仕事をさせることは、優秀な人材を惹きつけ、維持するためには得策ではありません。最適なバランスを見つけるには、作業の需要とリソースのキャパシティを予測する能力が必要です。
- リソースの可用性とプロジェクトのスケジュールや要件は、時間の経過とともに変化する可能性があります。組織とPMOには、作業の需要とリソース供給の変化を追跡し、必要に応じて積極的に軌道修正を行い、作業の需要とリソース供給のバランスを維持する能力が必要です。
効果的なリソース配分のための可視性の重要性
リソースの配分と利用効率の悪さは、多くの場合、リソースプールとパイプライン内のプロジェクトの可視性と明確性の不足という問題から生じています。時間が経過しても需要と供給を一致させるには、供給と需要の両方を把握し、追跡できるようにする必要があります。では、リソース管理指向のPPMツールがどのように役立つかを見てみましょう。
プロジェクト・ポートフォリオ管理システムは、すべてのプロジェクト関連データの最新の概要を提供する一元化されたリポジトリを提供します。リソースプールの高レベルなビューに瞬時に、いつでもどこからでもアクセスでき、リソースの可用性を一目で確認して、そのリソースの他のアクティビティを即座に特定することができます。PPMシステムはまた、役割、スキル、場所、その他の属性別に人的リソースをフィルタリング、ソート、分類する一連のソリューション機能を提供します。このような概要やリソースの資格や管理帯域幅は、現行プロジェクトと予定されているプロジェクトの要件に関する全体像と照合・比較することができ、需要と供給のバランスをとって異常や不一致を検出する自動機能も備わっています。視覚に優れた画面とカレンダーにより、情報は理解しやすく、消化しやすく、報告しやすくなります。
一流のツールは、リソース割り当てに関連するコストを表示、追跡、管理できるオプションを提供し、企業が納期や財務目標に対してより優れたパフォーマンスを達成できるよう支援します。
リソース管理システムが柔軟で包括的であるべき理由
リソースの割り当てと管理に使用されるプロセスは、市場や組織の要因など、組織によって大きく異なる場合があります。例えば、リソースの割り当てに必要な詳細やきめ細かさのレベル、リソース管理に関与するさまざまなステークホルダー（プロジェクトマネージャー、リソースマネージャー、PMO、プロジェクトオーナーなど）の責任などにより、変わります。特定の組織が採用するプロセスは、ビジネス環境の変化に応じて時間とともに進化する可能性があります。これが、あらゆるオプションと機会をサポートするリソース管理ツールを選択することが不可欠な理由です。
- 多くの企業やPMOでは、暫定的なプロジェクトに対してソフト割り当て（具体的なリソースを決定する前に、汎用的な役割だけを割り当てること）を実行できると便利でしょう。
- 企業の地理的な位置や事業内容によって、リソースを時間単位で割り当てるか、日単位で割り当てるか、あるいは両方を組み合わせて割り当てるかを選択することができます。リソース管理プラットフォームは、いずれかのオプションを提供するのが理想的です。
- 適切なプロジェクト・ポートフォリオ管理ツールは、アクティビティ、プロジェク ト、プログラムやポートフォリオのレベルでリソースを割り当てることを可能にするべきです。ほとんどの組織では、複数の取り組みに一定の共有リソースを配分しなければなりません。そのため、PPMとリソース管理システムは、プロジェクト間のリソース割り当ての競合を防止し、解決するために、依存関係の分析をサポートする必要があります。
- 最後に、PMOは現実的な予測を行うために、将来の作業要件とキャパシティを評価する機能を必要とします。プロジェクトの標準的なリソース要件を提案する事前設定されたプロジェクトモデル、リソースのリアルタイムのビューとレポート、シナリオシミュレーション機能などのツールの機能は、将来の作業要件とキャパシティを評価し、予測するのに役立ちます。その結果、プロジェクトに優先順位をつけたり、事前にキャパシティを調整するのに役立ちます。
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