少し前まで、プロジェクトマネージャやポートフォリオマネージャは、鉛筆と紙を使ってプロジェクトを計画・管理していました。情報技術の発展とデスクトップソフトウェアの普及により、計算がはるかに簡単になり、プロジェクト管理の実践にある程度の自動化が導入されました。テクノロジーが進歩するにつれ、専用のプロジェクトマネジメント、プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメント（PPM）、さらにはエンタープライズ・プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメント（EPPM）のソフトウェア・プログラムが登場し、プロジェクトマネージャがリソースやプロジェクトを計画、整理、管理するのを支援しています。
プロジェクト管理の専門家のためのテクノロジーツールは進化し、エンタープライズ・プロジェクト・ポートフォリオ管理（EPPM）ソフトウェアとなりました。このようなソリューションは、相互に依存する大量のプロジェクト、プログラム、計画、タスク、リソースを一元的かつ一貫して管理することを可能にすることで、管理規模を次のレベルに引き上げます。EPPMは、プロジェクトマネジメントオフィスやポートフォリオマネージャが、組織として競争力を維持し、顧客やステークホルダーの満足度を向上させ、将来に向けたポジションを確立するために、組織的かつ正確で収益性の高い方法でプロジェクトを計画・実行するのを支援します。ここでは、EPPMソフトウェアがどのように機能するのか、また、このようなツールをどのように活用すれば有利になるのかについて説明します。
プロジェクト管理ソフトウェア：プロジェクトマネージャのためのテクノロジー
EPPMソフトウェアの説明に入る前に、その代替手段であるプロジェクト管理ソフトウェアについて探ってみましょう。プロジェクト管理ツールは、プロジェクトマネージャとプロジェクトチームがそれぞれのプロジェクトで様々な管理活動を行うことを可能にするテクノロジー製品です。プロジェクト管理ツールは、プロジェクト活動の可視性を高めることで、プロジェクトの計画、追跡、監視を強化し、プロジェクトマネージャに、誰が、何時に、何に取り組むべきかを知らせます。
組み込みのガントチャート、カレンダー、タイムシート、予算計画は、プロジェクトのライフサイクルを通じてプロジェクトマネージャの作業を支援し、プロジェクトの日々の管理と成果達成を容易にします。
プロジェクト管理ソフトウェアツールの主な利点の一つは、計画、スケジューリング、トラッキングの知的な自動化です。自動化されたツールや機能は、計画段階でプロジェクトのマイルストンや成果物の範囲を定義し、マッピングするのを支援します。そして、自動化されたトラッキング機能により、プロジェクトの進捗をリアルタイムで測定し、計画と比較してすべてが最新で、期待通りに進んでいることをプロジェクトマネージャが確認するのに役立ちます。これらのPMツールの中には、リソースの割り当てを自動的に最適化するリソース管理機能や、時間追跡、予算管理、コラボレーション、レポーティングの機能を備えているものもあります。
備考：エンタープライズ・プロジェクト管理（EPM）ソフトウェアという用語は、一般的に、より大きな容量と、より多くのプロジェクトを処理する能力を持つPMソフトウェア製品を指します。
プロジェクト管理ソフトウェアの主な機能と利点
プロジェクト計画
専用のプロジェクト管理ソフトウェアの主要な目的の一つは、プロジェクトマネージャがプロジェクト計画、スケジュール、見積もり、予測を作成する際の手間を省き、プロジェクトの健全な基盤を構築するのを支援することです。知的なプランニング機能は、リソースの作業スケジュールや過去のプロジェクト履歴を考慮（一部のPMツールは過去の取り組みからの知識を再利用したプロジェクトモデルを提供）します。これにより、プロジェクトマネージャは正確で信頼性のあるプロジェクトの完了のためのロードマップを確立することができます。
複数のプロジェクトを並行して担当するプロジェクトマネージャは、完了したプロジェクト、進行中のプロジェクト、計画中のプロジェクトすべての全体像を把握できるため、パイプライン全体を可視化することができます。これにより、問題やボトルネックが発生する前に対処することができます。
リソース管理
多くのプロジェクト管理ツールには、プロジェクトのリソース割り当てを最適化するための機能が備わっており、リソースが適切なタイミングで適切なタスクに従事していることをプロジェクトマネージャが確認するのに役立ちます。リソース計画はプロジェクト管理において極めて重要です。プロジェクトマネージャは、各プロジェクトの各フェーズで適切なリソースを動員できるようにする必要があります。リソースのヒートマップなどのソフトウェア機能は、リソースプールのインバウンドの需要とキャパシティを可視化し、問題やボトルネックを検出し、最適なバランスを取るのに役立ちます。リソースの可視化は、リソース割り当てプロセスを容易にし、スピードアップするだけでなく、プロジェクトマネージャがリソース不足を予測し、人員配置を決定するのに役立ちます。
予算管理
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトマネージャが割り当てられた予算内でプロジェクトを成功させる能力を向上させます。プロジェクト管理ソフトウェアは、最初の見積もりから最終請求までプロジェクトの予算をコントロールし、管理することを支援します。予算計画の機能により、プロジェクトマネージャは将来のコストを予測し、見積もり、さまざまなROI計算を行うことができます。同時に、リアルタイムの予算管理とタイムトラッキング機能により、実行段階を通して人的および技術的なリソースのコストをチェックすることができます。
モニタリングとレポーティング
専用のプロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの様々なステージでの作業の進捗をモニタリングし、プロジェクトの健全性とステータスに対する有益なビジョンを提供するのに重要な役割を果たします。
正確な時間と予算のトラッキングとリアルタイムのデータ統合により、プロジェクトマネージャはプロジェクトの時間とコストの推移をモニタリングし、取り組みが成功へ向かっているかどうかを評価し、必要に応じて行動を起こすことができます。ツールはまた、自動的に最新のレポートとダッシュボードを生成し、その進捗を上級管理職に報告するための手段を提供します。
プロジェクトコミュニケーション
プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトチーム向けのコミュニケーションチャネルとファンネルを提供します。タスクやプロジェクトの要件や仕様を文書化したファイルを共有することで、関係者全員が包括的な情報にアクセスできるようになり、ビルトインされたメッセージングおよびコメントシステムがチームコミュニケーションを促進します。
プロジェクト管理ソフトウェアは、クライアント、サプライヤー、または他のステークホルダーとの対外的なコミュニケーションを改善することもできます。これらの関係者にシステムへのアクセス権を与え、自分たちに関連する特定のプロジェクト情報を確認し、直接コメントを提供できるようになるからです。
チームコラボレーション
プロジェクト管理アプリケーションは、可視性とコミュニケーションを向上させるだけでなく、プロジェクトチーム間のコラボレーションも促進します。プロジェクト管理アプリケーションは、プロジェクトをより小さな個々のタスクに分解し、指定されたチームメンバーにサポートを提供します。たとえば、プロジェクトのカンバンビューやボードは、プロジェクトの進捗状況やアクティビティの内訳をみんなに知らせるのに役立ちます。そうすることで、各チームメンバーは他のメンバーが何に取り組んでいるかを明確に把握し、プロジェクトにおける自分の位置づけや役割を一目で理解することができます。
全体として、これらのツールはプロジェクトチームのメンバーが対話し、協力し、チーム全体が完成を目指す目標を達成するための最善の方法について議論するためのフォーラムとフレームワークを提供し、プロジェクトチームの整合性を促進します。
エンタープライズ・プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメント： プロジェクト管理だけでは不十分な場合
基本的なプロジェクト管理ソフトウェアは、単一のプロジェクトの取り扱いを大幅に改善することができます。これは、プロジェクトマネージャのワークフローを合理化し、プロジェクトを計画・追跡するための優れたフレームワークを確立するのに役立ちます。ただし、組織とプロジェクト管理プロセスが経験と成熟度を増すにつれ、プロジェクト管理オフィスや組織が、より多くのプロジェクト、より大規模なプロジェクトを担当するようになることが予想されます。その段階では、個別のプロジェクトを管理するために設計されたツールでは、同時に多数のプロジェクトを管理することができないかもしれません。
規模が大きくなると、プログラムやプロジェクトポートフォリオを管理するには、ビジネス全体のさまざまな領域にまたがる複数のプロジェクト間の関係、リンク、依存関係を理解する必要があります。プロジェクトのすべてを管理する場合、ポートフォリオマネージャやPMOは、どの取り組みを優先すべきかを知る必要があります。言い換えれば、価値を最大化するためには、どこに時間、リソース、予算を投資すべきかを評価することが必要です。複数のプロジェクトのビジネス価値と戦略の整合性を評価する能力が必要です。プロジェクトのあらゆる側面を詳細に理解することは、成功の可能性を最大化するために不可欠です。さらに、プロジェクトが大規模になればなるほど、その複雑さと難解さも増します。
その結果、プロジェクト主導型の組織は、多くの重要なプロジェクトを確実に成功させるために基本的なプロジェクト管理ツール以上のものが必要となる段階に最終的に達します。
プロジェクト管理ソフトウェアからエンタープライズ・プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメント（EPPM）ソフトウェアへ
そこで登場するのが、プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメント・ソフトウェアです。PPMソフトウェアは、プロジェクトの集合体を全体として扱うために設計されたビジネスソリューションです。プロジェクトポートフォリオ管理製品は、プロジェクト、プログラム、製品、ポートフォリオのプールを、互いの関係やビジネス目標との関係を考慮しながら管理するものです。プロジェクトポートフォリオ管理製品は、全体的な取り組みを確認し、管理するための中心的なプラットフォームをユーザーに提供します。PMOやPPMのリーダーは、従来のプロジェクト管理から一歩引いて、より高いレベルからプロジェクトのタイムライン、リソース、ビジネス目標を包括的に可視化し、理解を深めることができます。
EPPMソフトウェアのメリット
このようなプラットフォームは、現在のプロジェクトのパフォーマンス、健康状態、進捗状況の可視性を向上させます。リアルタイムでリソースの需要を表示し、見積と比較できる機能も備えています。また、進行中のプロジェクトや今後予定されているプロジェクトに関する情報を統合し、さまざまな取り組みやその他のビジネスとの依存関係を示すことで、プロジェクト管理のエグゼクティブにグローバルな視点を提供します。
このようなトップダウンの監視に加えて、EPPMソフトウェアは、PMOが企業全体のプロジェクトとリソースの調整を管理するのを支援するように設計されたツールを提供します。要するに、PPMソフトウェアツールは、企業レベルですべてのプロジェクトを期限内かつ予算内で完了させ、目標とするビジネスゴールを達成することを目的としています。PPMソフトウェアツールは、利益を最大化するために時間、予算、リソースをどこに投資すべきかを経営陣が決定するために必要な、事実に基づいた情報を提供します。
複数のツールやデスクトップソフトウェアを使用してプロジェクトを管理することは、重複、冗長性、不適切さのリスクを増大させますが、PPMに関連するすべての活動とデータを単一の全社的なシステムに集約することで、すべてのプロジェクトポートフォリオに対する唯一のバージョンを提供することができます。プロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアは通常、ERPなどの他の企業システムとインターフェイスを取り、関連するプロジェクトデータを収集および集約することができます。
PMOや意思決定者に明確な情報を提供できるため、EPPMツールは不安定で絶え間なく変化するビジネス環境でますます求められています。実際、ReportLinkerの調査によれば、グローバルなプロジェクトポートフォリオ管理（PPM）市場は2020年の42億米ドルから2025年には56億米ドルに成長し、年平均成長率（CAGR）は6％になると予想されています。
主要なEPPMソフトウェアの機能
リスク評価からリソース割り当てまで、業界標準のプロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアは、プロジェクトポートフォリオのライフサイクル全体をカバーするさまざまな機能と能力を提供します。ここでは、EPPMソフトウェアが提供する主要な管理機能のいくつかを紹介します。
リソースの割り当て
リソース管理機能は、プロジェクトマネージャとリソースマネージャが財務、技術、および人的リソースを最大限に活用し、ポートフォリオレベルで総合的な価値を最大化するために、これらのリソースを配分し、割り当てるための機能です。すべてのリソースが最適な能力で作業し、最も価値のある重要なリソースが最も高い利益を生む取り組みに割り当てられていることを確認することができます。
リスク管理
プロジェクトポートフォリオマネジメントソフトウェアは、プロジェクトの潜在的なリスクを早期に発見し、軽減するのに役立ちます。自動化されたリスク識別と分析により、プロジェクトポートフォリオ全体での信頼度レベルを判断することが可能になります。これらのスコアリングは、リソースの割り当ての決定にも影響を与えます。この知識に基づいて、ポートフォリオマネージャはベストプラクティスを実施し、プロジェクトポートフォリオ全体でリスクを分散させるための手段を講じることができます。
財務管理
財務および予算管理の機能は、プロジェクトおよびポートフォリオの見込まれる回収と企業の目標に対する財務価値を示します。これにより、現金の流入と流出を予測し、プロジェクト全体でコストと収益の進捗をリアルタイムで追跡することが可能となります。これらはまた、ポートフォリオのレベルで財務価値を予測および管理するのに役立つさまざまなメトリクスおよび分析を提供します。
戦略との整合性
プロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアから得られるエグゼクティブ・レベルのビジネスインサイトは、上級意思決定者が企業の目標と戦略に最も合致する投資を選択し、優先順位を付けることを支援します。
PPMシステムは、アクティブなプロジェクトのパフォーマンスやリソースニーズ、将来のプロジェクトの影響に関する情報を提供し、リンクと依存関係を示すため、ポートフォリオマネージャやPMOは、戦略的な計画や目標に対する実際の進捗状況をリアルタイムで比較することができます。
これらの機能には、ポートフォリオ全体の「what-if」シナリオを構築する機能も含まれます。
正しいEPPMソフトウェアツールの選び方
今日、大企業も中小企業も、幅広い選択肢からPMおよびPPMソフトウェア・ソリューションを選ぶことができます。ツールを探している企業やPMOにとっては、選択肢の多さに圧倒されることもあるでしょう。業界特化型のPPMベンダーの中には、ヘルスケア、製造、教育、政府、建設など、特定の市場向けにカスタマイズされたニッチなソリューションを提供しているところもあります。
ビジネスに最適なソフトウェアは、企業規模、ビジネス目標、特定のEPPM要件によって異なります。これらを分析することで、PPMシステムが目標を達成するために必要なコア機能と具体的な統合機能を判断することができます。
EPPMソフトウェアを比較する際には、以下のポイントを考慮することが、プラットフォームを差別化するのに役立ちます。
- 使いやすさ
ソフトウェアは、厄介なものではなく、便利なものと認識されるべきです。ボタンを押すだけで操作が行えるユーザーフレンドリーなインターフェイスと、明快でわかりやすい画面を備えたツールを選択することが重要です。直感的でユーザー志向のソリューションを採用することで、ユーザーの受け入れは大幅に促進され、加速するはずです。理想的には、PPMソリューションは管理者が簡単にメンテナンスでき、迅速な実装で迅速なROIを達成できるようにするべきです。
- 管理手法
これまでPPMの分野では、産業界から受け継がれた伝統的で直線的なデリバリー手法が主流でしたが、現在ではその手法が問題視されています。アジャイル・モデルを採用したり、独自のハイブリッド手法を考案したりする企業も増えています。現代の企業は、将来的にプロジェクト管理プロセスを変更・調整できるようにしておく必要があります。このため、ツールが特定の管理手法に縛られないことが重要です。様々な方法論やプロセスをサポートできる柔軟性のあるソリューションを選ぶことをお勧めします。
- 情報セキュリティ
クラウドベースのEPPMソフトウェア・ソリューションは、過去10年間で急速に普及し、現在では最も一般的な選択肢となっています。クラウドベースのEPPMソフトウェア・ソリューションは、仮想チームがいつでも、どこからでも、どのデバイス からでも情報にアクセスできるため、ユーザーにとってより柔軟なエクスペリエンスを提供します。サーバ、データベース、ファイアウォールの購入は必要ありません。
ただし、SaaS（ソフトウェア・アズ・ア・サービス）ベンダーは、個人情報や機密データの保護など、情報セキュリティへのコミットメントを証明する必要があります。ISO27001のような世界的に認知された機関の情報セキュリティ証明書を持つプロバイダーを選ぶのがよいでしょう。
- モバイルアクセス
SaaSプロジェクト管理ツールの普及と、新しい利用形態の広がりにより、PPMモバイルアプリの需要が高まっています。新しい世代が職場に参入することで、この傾向は今後も続くと予想されています。
- サポート
EPPMツールを初めて企業に導入する場合、あるいは新しいシステムに切り替える場合、さまざまな技術的および組織的な質問や課題が発生する可能性があります。実績のあるベンダーのサポートを頼りにできることを確認してください。
テクノロジーパートナーは、プロフェッショナルサービスや導入サポートを提供するだけでなく、将来にわたって問い合わせや問題が発生した場合に備えて、迅速な継続サポートを提供することを約束する必要があります。また、管理者やエンドユーザー向けのトレーニングのオプションや、新機能のリリーススケジュールについても検討しましょう。
まとめ
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトレベルでデータを一元化し、プロジェクトレベルの活動を自動化することで、プロジェクトマネージャやプロジェクトチームの能力を向上させます。これらのソリューションの中には、プロジェクトマネジメントの活動全般（計画とスケジューリング、時間管理、コストおよび予算管理、リソース割り当て、コミュニケーションとコラボレーション、需要管理、品質管理など）をカバーするものがあり、最終的には個々のプロジェクトの実行と納品にさまざまな利点をもたらしています。
ただし、次のステップに進む時が来たら、企業はEPPMソフトウェアを検討するべきです。統合された可視性と高度な管理機能を提供する堅実なEPPMソフトウェアツールは、PMOがより多くのイニシアティブを取り入れ、並行して実行することを可能にし、組織の競争力と収益性を向上させるのに役立ちます。
キーポイント
- プロジェクトを実行する企業であれば、プロジェクト管理ツールを導入することで、個々のプロジェクトの納品効率を向上させることができます。
- プロジェクト活動の規模が拡大するにつれて、統合されたポートフォリオ管理を可能にし、組織横断的な可視性と洞察を提供するプロジェクトポートフォリオ管理ソリューションを採用することが正当化されます。
- 適切なソフトウェアの選択は、ビジネスの規模や活動内容、PPMの具体的な目標や要件、エンドユーザーや管理者の期待など、さまざまな検討事項に基づいて行う必要があります。
PPMツールについてもっと知りたい方は、こちらをご覧ください。
