優れたPPMツールを導入したのに、なぜプロジェクトは苦戦しているのか？
キーポイント
- 新しい企業向けPPMツールを導入する際には、変更管理が極めて重要
- 効果的な変更管理を構築するために、専門家はオンボーディングプランを確立し、チームの懸念事項を伝え、共有することを推奨
- 最良のオンボーディングプランは、個別化、ゲーミフィケーション、インセンティブを中心に展開
「PPMツールは効率的でない。」
「約束通りに動作しない。」
「圧倒される。」
これらは、新しいプロジェクトポートフォリオ管理ツールを導入した後、プロジェクトマネージャーがユーザーからよく聞く不満の一部です。新しいツールは習得に時間がかかることは事実ですが、これらの懸念は無視できません。結局のところ、ツールを購入し、導入するだけではプロジェクト管理を成功させるのに十分ではなく、それは旅の始まりに過ぎないのです。そのため、私たちはスイスのバーゼルで開催されたPharma＆Medtech PPMカンファレンスを利用し、専門家パネルを集め、顧客取り組みの成功経験を共有しました。議論の中心は 新しい企業向けPPMツールを導入するためのベストプラクティスです。
その主な内容は、次の通りです。
PPMツールにおける変更管理の重要性
PPMサービスプロバイダーのAccelondのコンサルティングマネージャーであるDieter Riegelhofは、ソフトウェア導入の成功に責任を負っています。彼の経験では、ソフトウェア導入プロジェクトの約70%が顧客やエンドユーザーに実際の価値を提供できないまま失敗していると言います。
その理由は、十分に変更管理を考慮していないからです。
Riegelhofは、Sciformaのプリセールスコンサルタント、Andreas Ronczkaに、次のように語っています。「どんな新しいPPMツールも組織に変化をもたらし、誰もがこの変化に適応しなければなりません。一般的に、多くの人は変化を恐れ、快適なゾーンにとどまりたがります。これはプロジェクトの実装のペース、そして最終的にはその成功に影響を与えます。」
企業規模や導入するツールに関係なく、Riegelhofは変更管理が導入成功の鍵だと述べています。 「適切なインセンティブを見つければ、きちんとフォローされ、チームそして組織全体が強くなります。 なぜなら、最終的には、すべての人が協力して変化を管理するからです。」
ここで重要になるのは、どのようにして優れた変更管理を確立するかということです。
コミュニケーション：PPMツールに関する問題の核心
Riegelhofが言う “適切なインセンティブ “を見つけるには、変更管理が最終的には説得の問題であることを念頭に置く必要があります。
「なぜこの変更を行う必要があるかを知っていれば、彼らはより簡単にあなたに従い、信頼は時間とともに大きくなるでしょう。」
計画とコミュニケーションは、組織の特異性に適応したものでなければなりません。専門家は、チームと緊密に協力しながら、最悪のシナリオ、最善のシナリオ、起こりうるシナリオを最初から想定しておくことを勧めています。こうすることで、彼らのニーズと恐れの両方に対処し、同時になぜ変更が必要なのかを理解してもらうことができます。
偶然に任せてはいけません。すべてのシナリオや疑問を検討し、上流工程で対処しなければなりません。
誰もがチャレンジと報酬を好む
さらに、組織内で変更管理を成功させるために、Riegelhofはチャレンジと甘やかしをミックスすることを提唱しています。
「チャレンジは人々を惹きつけ、その経験が数回のトレーニングセッションや、洒落たユーザードキュメントの配布に限定されることがないようにします。実際、チャレンジに参加することで、新しいPPMツールを発見することができます。第2の要素は、甘やかしです。私たちは、バグがなく、信頼性の高い、強力なツールを提供するために、可能な限りのことをしなければなりません。これらの要素に注意を払い、変更管理の枠組みの中に配置すれことで、プロジェクトは成功します。」
スマートな学習のためのスマートなトレーニング
綿密に計画されたコミュニケーション・イニシアチブは、ユーザー参加の前提条件です。しかし、実装を成功させるには、ユーザーに行動する手段を与える必要があります。これには、トレーニングプログラムの設定が含まれます。
そこで登場するのが、Accelondの学習とソフトウェア・トレーニングのエキスパート、Anna Pannenbergです。
「現代のソフトウェアは、トレーニングを必要としないほど使いやすいはずだと言う人もいます。しかし実際には、トレーニングはソフトウェアやその機能だけについて行われるものではありません。新しいPPMツール使って遊ぶ時間を提供することで、自信と良い習慣を身につけることができるのです。」
Pannenbergの経験では、優れたトレーニングはコミュニケーションプランと同じくらい重要であり、ユニークなものです。知識の習得と良い習慣の習得を最適化するために、良いトレーニング計画は、学習者の個々のトレーニングのニーズを考慮するだけでなく、学習者と積極的に関与する必要があります。
「やる気のある学習者がいなければ、効果的な学習はできません。この状況で最も危険なのはフラストレーションであり、それは次のようなさまざまな要因によって引き起こされます。
- トレーニングへのアクセスに問題がある、あるいはタイトルに魅力がない
- – セッションについていけない、内容が複雑すぎる
- – その他、さまざまな要因
したがって、魅力的、教育的な方法でコンテンツを提示しなければなりません。」
それを実現するには、トレーニングを明確で、シンプルで、楽しくついていけるものにすることです。この最後のポイントは重要で、対話的な要素やゲーム（ビデオ、音楽、ポップアップ付きの画像など）を通じて達成できます。
「楽しさは学習者の強い動機づけであり、長期的な成功は長期的な意欲を持ったユーザーとしか実現できません。」
Pannenbergはまた、トレーニングプログラムを短いクイズで締めくくることで“バックウォッシュ効果 “を期待できると述べています。クイズは、受講者が学習成果をチェックできるだけでなく、同時にトレーニングの効果についてトレーナーにフィードバックすることもできます。
最後に：常にシンプルに！
RiegelhofとPannenbergの両者が、大規模な導入プロジェクトでは段階的なアプローチをとることが重要だとしています。複雑なものを細かく分割すること。例えば、全体的な目標、作業パッケージ、期待される結果を、複数の測定可能なフェーズに分割することで、新システムへの統合を促進することができます。
ご質問やコメントがありましたら、お気軽に弊社のPPMソフトウェアのキスパートにお問い合わせください！
Andreas Ronczka (andreas.ronczka@sciforma.com) – www.sciforma.com
Dieter Riegelhof (dieter.riegelhof@accelond.com – www.accelond.com
Anna Pannenberg (anna.pannenberg@accelond.com) – www.accelond.com
